我們想讓你知道的是

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器，讓我們駭回去這個頑固的分心源，使用這些效果經實驗證實的技巧，我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。 

文：尼爾．艾歐（Nir Eyal）、李茱莉（Julie Li）

對付電子郵件，把它駭回去

（前略）

我們花在電子郵件上的時間可以被拆解成一個方程式，我們每天花在電子郵件上整體的時間（T）是一個函數，其組成是所收到的訊息總量（n），乘以每一則訊息所花費的時間（t），也就是T = n × t。我喜歡用「TNT」來記，提醒自己電子郵件是多麼輕易就可以讓精心計畫好的一天告吹。

要減少我們每天花在電子郵件上整體的時間，我們必須去調整n和t兩個變數，首先，我們先來探討減少n的方法，也就是減少所收到的訊息總量。

由於我們進行報答的這種傾向，當我們送出一個訊息時，收件者很可能就會回覆，也讓這個無止境的循環延續下去。

「要減少所收到的郵件，得要減少自己寄出的郵件。」

這相當顯而易見，但是我們大部分的行動都跟這項基礎的事實不一致，我們對於提供報答和回應的需求是這麼的強烈，讓我們在收到信之後就迅速回覆—無論是在晚 上、週末還是假期，時間點看起來似乎都無關緊要。

大部分我們寄出和收到的電子郵件都不是緊急的事。但想要獲得不定時的回饋，這是我們大腦的弱點，讓我們對待郵件時，無論是什麼形式的郵件，每封信彷彿都是很緊急的事件。這種傾向讓我們時不時就去查看、回覆，並且在想到任何要求時立刻大聲嚷嚷，而這些都是錯的。

1. 設立辦公時間

以我的例子來說，我每天都會收到數十封信，想要跟我討論一些跟我的書或文章有關的事情。我熱愛跟讀者們進行交流，但是如果我每一封信都回，我就沒時間做其他事了。為了減少我收到和寄出的郵件，我安排了「辦公時間」，讓讀者可以在我的網站上NirAndFar.com/schedule-time-with-me跟我預約一個十五分鐘的時段。

下次你在電子信箱中收到一個不急的問題時，試著像這樣去回覆：「我週二和週四的下午四點到五點這段時間已經保留起來了，如果到那個時候，這個問題依然存在，請過來我們一起更進一步地討論。」你甚至可以架設線上的行事曆工具，像我一樣，讓大家可以自行預約時段。

「當你給它們一點深呼吸的時間，你會驚奇地發現，有多少事情會變得無關緊要。」

透過要求對方等待，你等於是給了他們自己找到答案的機會—或者，很多時候狀 況會是，有其他更優先的事情，在其之下，原本的問題就這樣消失了。

但是，如果寄件者無法自己搞定，還是需要針對問題進行討論呢？那更好！困難的問題當面處理比起在電子郵件裡會更好，因為電子郵件造成誤解的風險更高。底線就是，要求大家在固定的辦公時間內討論複雜的事項，這會導向更好的溝通以及更少的電子郵件。

2. 緩一緩，推遲發送的時間

基本原則就是：要減少收到的信，關鍵就是減少寄出的信；接著，有件事值得去思考一下，在寫好一封信之後，等一段時間再寄出，這點可以讓像乒乓球似來回往復的電子郵件慢下來。畢竟，是誰規定每封信都一定要一寫好就寄出？

好在這一點科技可以幫得上忙。與其匆匆擠出一封回信並且立刻按下送出鍵， Microsoft Office這類的電子郵件程式或是其他的工具，像是Gmail上的Mixmax都可以讓我們延遲發送。每當我在回覆信件的時候，我都會問自己：「這個人最晚什麼時候需要拿到答覆？」

只要在寄出信前多按一個鍵，這封信就會離開我的信箱，但是寄給收件者的時間點會被推遲到我預先選擇好的時間。因此，每天寄出的信件減少了，每天會收到的信也減少了。

推遲發送不只是給了事情一些緩衝時間，讓問題可以用其他方式解決，同時也減少了我在不想收信時，收到郵件的狀況。例如：星期五下午，你可能正在愉快地清空自己的收件匣，把信件推遲到星期一再發送，讓你不至於給同事造成壓力，也保障了你的週末時光，不會被這些讓人緊繃的回信給打擾。

3. 刪除不需要的訊息

最後，要減少來信，還有一個非常有效的方法。每天，我們都會被大量的垃圾信、行銷信件和電子報給瞄準，其中有些對我們是有用的，有些則否。

要怎麼停止收到那些我們再也不想看到的信呢？如果這是一份你曾經訂閱的電子 報，但是現在已經不再需要了，你最佳的選擇就是點選信件底部的「取消訂閱」按鈕。作為一個撰寫這類電子報的人，我可以告訴你，電子報的作者希望，如果你不再需要，就取消訂閱。訂閱名單上每多一個電子郵件地址，就需要向電子郵件系統的供應商付出更多的費用，因此我們比較喜歡寄給那些，覺得這封電子報對他們有用的人。

但是有些用垃圾郵件做行銷的人會讓取消訂閱的按鈕很難找，或是可能你已經取消了，卻還是固執地持續寄信過來；遇到這種狀況，我建議你把這些信送進「黑洞」，我用的工具是SaneBox，這是一支簡單的程式，會在我使用電子郵件的時候在背景運作。

每當我遇到一封我絕對不會想再看到的信件時，我就會按下這個按鈕把它送進我的黑洞資料夾，一旦進到那裡，SaneBox這個軟體就會確保我再也不會收到來自同樣寄件者的訊息。

當然，管理多餘的電子郵件需要時間，但是也會降低這種多餘的訊息悄悄滲入你收件匣的可能性，如此一來，你會發現信件湧入的洪流變小了，變成一條涓涓細流。

現在我們講完了，要怎麼減少所收到信件的方法了（方程式裡面的n），接下來讓我們來看第二個變數t，花在撰寫信件上的時間。

愈來愈多的證據顯示，與其時不時去查看一下你的郵件，批次處理要來得更有效率，也比較不容易引起壓力。這是因為我們的大腦在轉換任務的時候需要時間，所以最好是專心地一次把信都回完。我知道你正在思考一件事情—你不可能等一整天才去查看一次收件匣，這一點我懂，我也得時不時檢查一下我的信箱，好確保沒有那種真的很緊急的狀況。

「查看電子郵件並不是太大的問題；而習慣性地反覆查看才會造成困擾。」

你看看這個是不是聽起來很熟悉：一個圖示跳出來，告訴你你有新郵件，所以你點了它，開始在收件匣裡面滑動，同時，一旦進到收件匣，你開始一封接著一封地讀，好確認有沒有哪些內容需要立即回覆，並且把那些不急的信件留待下次。同一天，過了一會兒，你打開信箱，已經忘了你之前讀過的那些信裡確切是什麼內容，所以你再點開一次，但是你沒空回覆全部的信；再晚一點，傍晚時分，你又再度把那些信看過一遍。如果你跟過去的我有那麼一點相似，你反覆打開同樣訊息的次數可能會多到讓人不好意思說出口，多浪費時間啊！

4. 貼標籤

我們通常會認為一封電子郵件最重要的部分就是內容，但是這不完全正確。從時間管理的角度來看，電子郵件最重要的地方在於，有多緊急需要給予回覆？因為我們會忘記寄件者需要在什麼時候收到回覆，我們會浪費時間再次重讀訊息內容。

這種瘋狂情況的解法很簡單：每一封信都只要碰兩次就好了。第一次是打開信的時候，然後，在關掉這封信之前，先提出這個問題：什麼時候需要回覆這封信？替每封信貼上「今天」或「本週」這些標籤，這個做法在每封新郵件上面都加注了最重要的資訊，也替我們第二次（也是最後一次）打開它的時機點做好準備。當然，對於那些超級緊急，「請立刻回覆我」這類型的信件，就直接回覆吧！而完全不需要回覆的信件則是需要立刻將其刪除或是封存。

注意，我不是叫你依主題或是分類來替信件加上標籤，只要根據需要回覆的時間點來貼標籤就好。這種加標籤的方法可以解放你的大腦，不再被分心束縛，因為你知道，你只需要在你時間箱式的行事曆上面，已經分配好要來做這件事的時候回信即可。

以我來說，我會在早上喝咖啡之前快速地掃過我的信箱，根據需要回覆的時間來分類，替每封新郵件貼上標籤，這件事不會花超過十分鐘，卻會讓我的大腦獲得平靜，我知道自己不會錯過任何事情，也可以把那些訊息先放下，在該回信的時間到之前，都專心地工作。

我每日行事曆包括了處理電子郵件的時間，讓我回覆被我貼上「當天」標籤的信件，如此回覆緊急郵件有效率多了，不用再大量翻閱整個信箱，找出需要當天回覆的訊息。然後，我每週會保留一個三小時的時間箱，來爬梳那些不那麼緊急、被我標示「當週」的郵件。而最後，到了一週的尾聲，我會檢視我的行事曆，評估用來處理電子郵件的時間是否足夠，並且調整我下一週時間箱式的行事曆。

為什麼不在第一次打開信的時候，就快速地寫封回信呢？用兩分鐘在手機上回一封信聽起來不是什麼嚴重的事情，直到你意識到我們每天會收到上百封的訊息，這樣子的兩分鐘會迅速地堆積起來。很快地，兩分鐘變成十、十五或是六十分鐘，然後你就會浪費一整天只是在快速地回覆這些郵件，而不是專注在你真正需要去完成的事。

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器，讓我們駭回去這個頑固的分心源，使用這些效果經實驗證實的技巧，我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。

書籍介紹

本文摘錄自《專注力協定：史丹佛教授教你消除逃避心理，自然而然變專注》，時報出版

＊透過以上連結購書，《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈聯合勸募。

作者：尼爾．艾歐（Nir Eyal）、李茱莉（Julie Li）

譯者：陳映竹

分心，是想要逃離正在做的事。

鎖定觸發行為的動機，

拔除分心源頭、打造高績效空間，

用10%時間的專注，換取90%時間的悠哉。

為什麼需要再讀一本專注力的書？

因為這有可能是最後一本。

分心的人有可能變專注？

肉食者要變成素食者，很難，但一旦把自己定位成「素食主義者」，不吃肉就變成理所當然，也像回教徒不吃豬肉一樣自然，這就是身分協定的威力。書中共有3種協定來鞏固我們珍貴的專注力。

作者尼爾．艾歐探討打造熱銷上癮商品的前作《鉤癮效應》，成為矽谷新創公司人手一冊的寶典。有感於生活充斥著愈來愈多導致分心的產品與誘因，我們愈來愈傾向於獲得即時的滿足（就連自己的親子關係也受到影響），他決定站在普羅大眾的立場，研究如何在吵嘈的生活中保有專注力。
他發現，阻斷外在誘因（例如關閉手機通知）只能治標，我們很快便會開始尋找其他的分心替代選項。唯有從內在誘因著手，才是一勞永逸的解決方案。

4步驟，從分心到心無旁騖

1. 認清分心源自擺脫不適感的心理欲望

我們的行為動機，10%源自追求享樂，90%源自逃離不適感覺。分心，往往是因為眼前任務讓我們產生棘手、無趣……等負面感受，因而想要逃離。忽視內在因素，一味斷絕外在的分心誘因，正是我們反覆徒勞的主因。

在鎖定分心的真正根源後，作者提供了10分鐘原則、重新定義任務等方法，幫助我們有效排解分心的衝動。

2. 規劃時間做你想要做的事

我們永遠都在為不適感尋求即時解藥，為這一股衝動規劃一段發洩時間。像打電玩這類被視為分心的行為，只要是在規劃的時間內進行，就不會打亂我們做真正重要的事。

在工作分身乏術之際，最珍貴的人事物經常受忽視而只能分配到我們的殘餘時間，而親密關係就是這麼被「餓死」的，把與珍視人事物的相處訂定成行事曆上的例行公事，我們就能免於憂心人際惡化，而專注在眼前的任務上。

3. 檢視並排除多餘的外在誘因

進行中的任務若是被外在誘因打斷，等我們再度回到正軌，就必須加速以彌補浪費掉的時間，壓力和挫折感於是產生。作者提出一系列的實作法，幫助我們阻斷外部干擾。

4. 運用3種協定，維持一貫的專注力

預先承諾，就像是用婚姻來避免我們不忠，用提撥退休金來預防我們又老又窮，是防止分心的最後一道堅強防線。預先承諾共有3種協定（費力、代價、身分），可以由內而外為我們重塑不易分心的體質。

• 費力協定：躲在螢幕後頭，為我們避掉了分心所必須承受的社會壓力，透過專注力工具、和朋友互相監督等方式，可以大幅增加分心的阻力。
• 代價協定：比起追求收益，研究顯示我們有更高的動力去迴避損失。運用金錢作為賭注，替你的分心標上一個會令你心痛的價格，可以增強我們對分心的抗體。
• 身分協定：預先改變自我認同的設定，專注就會像是素食者不吃肉、穆斯林不飲酒、猶太教徒不吃豬肉等一樣自然。從今天起，把自己定位成「心無旁騖者」，並透過固定儀式來強化自我認同。

責任編輯：翁世航
核稿編輯：丁肇九



Source

---