有效的溝通必須有條理，訊息量越大，越需要有清楚的結構來支撐，像是蓋房子一樣，有了骨架，就能創造出具體的方向感與空間感。研究顯示，同樣的內容，人們對有結構的訊息記憶度多40%。職場作家Thai Nguyen認為，明確的溝通結構對自己來說有兩種好處：其一是可以讓自己組織並記住想法，其二是使聽眾更容易遵循並保持專注。以下是三種訊息結構，可視溝通場合、類型，選擇應用。

3Ｉ法則：issue（拋議題）、illustration（給畫面）、invitation（提出邀請）

此方法追求更多意見回饋，屬於發散式的言談，偏向面的概念。

首先，概要的提點一下想法或主題，給大家一個出發點思考，接下來就是用一個故事、笑話或譬喻去具體化方才的想法。在大家聽完後，再主動用拋出相關問題，邀請大家加入討論並給予其他回應。哈佛大學的研究顯示，人們喜歡用圖像或具體的事例輔佐說明，不但更能精確地傳達意思，也更有記憶點。例如，要講述如何擁有國際化視野，便能用自身出國考察體驗到的事例與他人說明，最後帶回提升視野水平的主題，並邀請有相同經驗或有其他想法的人發表，藉此獲得更多回饋。

適用情境：建立新的關係、主題性對話、尋求意見、邀請他人分享觀點

3個W：What（什麼事）、So What（影響誰）、Now What（該怎麼做）

此方法較為引導性、步驟性的溝通。

這種方法是史丹佛大學商學院教授常用的結構，同時，這是一個更加以講者為中心的方法。首先，簡要地定義你的主要觀點或論證，最好能把它濃縮到一句話，至多兩句話，讓概念能夠清晰的印在他人腦中。接下來，提出「為什麼」，讓自己回答這個問題，藉由探討主要概念將聽眾帶入情境中，同時也能讓他們明白後引發更多討論。而要讓他人應該聽取自己的見解，則應利用研究或證據，進一步讓聽眾明白主題與討論的連結，另一方面，讓聽眾明白，若對此問題沒有會應將受到什麼樣的影響，引導他們持續思考該主題。最後，「現在是如何」將是最後給予聽眾的提問式問題，此時給予他人一個具體的方法，如何邁出下一步，給出確切要點，完整講述整個議題。

適用情境：教學環境、商議辯論、澄清意見、說服性談話

三、PSB架構：problem（問題）、solution（解方）、benefit（優勢）

此方法較為聚焦，著重在單一事件的解決，偏向點的概念。

這種結構不太依賴說服力，因主要目標不是爭論或提出證據來證明觀點，通常用於討論事實或明確遇到的難題，重點在於「解決方案」。因此首先要介紹一明確的問題點，用最快的時間讓他人理解討論主題。接著，介紹自己深思熟慮後的解決方案。若處於投資者的正式場合，解決方案需要非常詳細且全面，同時應該要有自信能夠回應任何問題和批評。最後，用「優勢」巧妙的收尾，襯托出解決方案的重要性，不用特別強調，因聽眾回應會因為好的解決方案而同意相關的優勢。同時，他們的回應和對於優勢的回應將等同於解決方案的優劣。

適用情境：問題處理會議、商務會議、學術會談、提案會議



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