我們想讓你知道的是必須讓年輕員工養成習慣，無論是打電話還是電子郵件，及時處理緊急的工作，就算不急迫的事情也要儘快回覆對方。在某些情況下，有必要教導他們在工作上必須盡快回覆或採取行動，也請記住一個前提，那就是年輕人對自己的事情很急躁，但對他人的事情卻反應遲緩。

文：伊藤誠一郎

急己所需、緩他人事，跨世代溝通心理戰
「這份工作適合我嗎？」「這真的是我想做的工作嗎？」

年輕的時候，不知道自己能否在新的環境中立足而隱約感到不安。以上司的世代來說，「要當心五月病」等言論就是提醒大家防範黃金週假期（註：日本在四月底∼五月初的多個節日組成的公眾假期）過後出現無精打采的狀態。後來又出現「四月病」這個詞彙，指的是新進員工在入職一個月後出現情緒不穩定的情況，這已經成為一個經久不衰的話題。

現在的年輕人感到不安的速度正在加快。而且這種傾向不僅存在於到職後的初期階段，雖說終究是我個人的主觀感受，但年輕人擔心「再這樣下去真的好嗎⋯⋯」，開始出現不安情緒的時間，比上司世代想像的時間提早一．五倍∼兩倍左右。

因此，假使上司以不慌不忙的心態認為「總之，一開始先花個一兩年再說吧」，但年輕員工最快在半年後就會開始產生疑問，甚至出現有些年輕員工決定辭職的情況。

他們正以超乎想像的速度做出判斷，而上司卻以長遠眼光看待這個問題，兩者的差異導致上司與年輕人之間缺乏溝通、對於心理健康的照護不足，進而成為年輕人報到不久後就離職的原因。

總而言之，現在的年輕人對於自己的事情會急躁地做出結論。例如，在觀看YouTube等影片時，通常不會使用正常的速度，而是習慣用一．五倍∼兩倍的速度觀看影片。這個速度不能說是快轉播放，對年輕人來說，這儼然已成為正常速度。

有些年輕人就連觀看預錄的電視劇也是使用幾倍速播放，對於透過戲劇的留白或對白起伏來營造世界觀的導演和演員來說，倍速播放無法完全傳達出原本想要呈現的果，但面對這種現象應該也只能哭泣吧。然而，對他們來說，知道故事的結局似乎更加重要。

上司必須理解年輕人有這種傾向，同時為了不落後於年輕員工的步調，必須提醒自己要用一．五倍∼兩倍的速度來對待他們。

對自身事情急躁，對他人事情慢吞吞
如果年輕員工這種稍微急躁的傾向也能充分發揮在工作速度上，那也無話可說，但麻煩的地方在於事情並非如此。例如，就拿「回覆很慢」這一點來說吧。

在面對上司的指示、客戶或往來廠商的詢問，或是其他部門的請求等工作中出現的各種問題時，許多年輕員工並不具備「立即答覆」的態度。

這種情況在學生時代的日常生活中可見一斑。當我在指導高中生如何準備個人申請時，學生在回家後會透過LINE提出下列的問題：「我正在寫大學入學動機理由書，如果句號恰好落在稿紙某一行的最後一格，我可以把句號寫在最後一格嗎？應該不是寫在下一行的開頭，對吧？」

我推測他可能正在撰寫理由書，於是立即回覆他：「你說的沒錯喔，請將句號寫在最後一格裡。」

但是，不知為何，這條訊息是在幾小時後，有時甚至過了半天後才被讀取，而這種情況並不罕見。儘管學生在提問時使用了現在進行式的句子，卻在發送訊息之後就覺得滿足，鮮少有人會立即回覆。

一開始我經常對於自己和年輕人之間在回應速度上的差異感到困惑，心想「為什麼沒有馬上看訊息、趕緊回覆我呢？」

當然，學生並不是不理我。而且，遲遲沒有確認和回覆訊息也沒有任何惡意。

「我知道了！感謝您在百忙之中撥冗回覆！」過了一段時間後，對方就會傳來禮貌的感謝訊息並附上可愛的貼圖，如此看來這種情形只是雙方對於溝通速度的認知有所不同所致。

此外，以下的例子也可看出雙方在時間觀念上的差異。舉例來說，當我透過網路遠距指導高中生時，已經約好「三天後的下午五點開始」。

結果有不少學生是到了當天下午五點才打開電腦。打開電源啟動電腦、跑完開機程序後還要點選Zoom的網址進行連接，所以當然不可能在五點鐘準時登錄。

有時電腦必須重新啟動，所以學生也經常用LINE傳訊息給我，例如「對不起，我正在重新啟動電腦，所以會晚五分鐘上線」，或是「我會慢十分鐘」等訊息。

我從事大學入學考試的指導工作已經超過十年，姑且不論是好是壞，在與許多高中生互動的過程中，我已經完全習慣這種速度感的差異。而且，即使在成為大學生後，年輕人與他人互動時依舊維持這種作風，顯然這種傾向也會延續到就業後的社會生活中。然而，踏入社會、進入職場後，這種專屬於年輕人的速度感已經行不通了。

必須讓年輕員工養成習慣，無論是打電話還是電子郵件，及時處理緊急的工作，就算不急迫的事情也要儘快回覆對方。如果會議時間是上午十點，不能到了十點才進入會議室。除此之外，還必須讓他們理解，無論對方是上司、客戶還是其他部門的人，都要確實做到「從容不迫地提前採取行動」。

在某些情況下，有必要教導他們在工作上必須盡快回覆或採取行動，也請記住一個前提，那就是年輕人對自己的事情很急躁，但對他人的事情卻反應遲緩。

TIP! 以一．五倍∼兩倍的意識觀察年輕人，並讓他們確實做到立即回覆。
書籍介紹
本文摘錄自《新世代也能帶出班底人才：化解「職場代溝」的內心攻防 運用「肯定回應」與「有效回饋」溝通策略 再難管部屬》，方言文化出版

作者：伊藤誠一郎
譯者：駱香雅

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本書特色

• 透過與年輕員工的實際互動案例，點出關鍵溝通盲點，並提供實用應對框架，提升向心力，促進高效合作與卓越成果。
• 幫助中小企業創業者及大型企業主管拉近與年輕員工的距離，營造友善的成長環境，減少流動率，穩固團隊基礎。
• 本書拒絕空泛口號，助力管理者系統化培育新世代人才，全面提升團隊的動能與實力。

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