我們想讓你知道的是訣竅就是「減少待辦事項」。事件數量對大腦非常重要,所以你該先挑出能夠最快解決的幾項先結案;會影響他人工作的工作也該先輸出。最後,就能為最需要長時間沉浸的工作,保留完整時段......


講中文的人決定辦事順序時,喜歡用「輕重緩急」,但不講明白輕且急、重且緩的兩件事要怎麼訂先後次序。成語就是這麼欺人,描繪力強到讓人以為自己懂了,但資訊量弱到沒有執行參考價值。

我有個日常使用的多年訣竅:減少待辦事項。

在「買蛋、換機油、回信、確認交件日期、聯絡家人、完成簡報、修改小說第三章、為寫下一個故事讀法規跟論文、修潤翻譯文稿、排下週工作進度、在社群媒體上刷存在感」11項任務之間,我的分批排序法是:

1. 挑出能夠最快解決的幾項先結案

(聯絡家人、回信、買蛋、換機油)11-4=7

前兩項可以在手機上迅速完成。解決掉,會帶來一絲有進度的成就感,讓接下來的情緒順暢;後兩項可以用一趟出門解決,降低待辦事項數量。
事件數量對大腦非常重要。電話號碼長期都是七碼,跟人類短期記憶力最多能清楚記得無意義的七個音節有關,例如氫鋰鈉鉀銣銫鍅。不信你試試葉卡捷琳娜・阿列克謝耶芙娜,就知道為什麼俄國小說讀起來負擔很大。她就是凱薩琳大帝,這樣講好記很多。

2. 會影響他人進度的先輸出

(完成簡報、確認交件日期、排下週工作進度、在社群媒體上刷存在感)7-4=3

簡報本就是為了與他人溝通而存在的資訊類型,通常有明確的期限,提前完成對誰都好。一本長篇小說的交件日期跟出版排程連動,需要共同規劃、提早確認細節,才能讓雙方好做事。

通常跟他人相關的待辦事項,提前輸出、資訊完備,都可以減少過程中多餘待辦事項湧出,例如瑣碎提問、例如往返溝通。未來的自己,也是他人。為自己規劃工作進度,就是及早提供自己充分資訊,以利判斷。

至於在社群媒體上刷存在感,我這不就完成了?

大腦一次能惦記的事項只有四件,跟Google商標的標準用色一樣多。如果Google超過四色,我們就無法確定是藍綠黃紅。


如果你不是剛好知道,奧運標誌的五環是哪五個顏色,能記得嗎?標準魔術方塊的六面又是哪六個顏色?光是把待辦事項降低到大腦不需要花力氣回想才能記得的總量,就是非常關鍵的腦力解放。

另外,大腦最容易掛念的事項,是與他人有關的事項。即便是貓叫都比水費單更容易令人分心。在遁入專注模式之前,解決與他人相關的事件最能清空腦力負擔。

3. 為最需要長時間沉浸的工作保留完整時段:

(修潤翻譯文稿、為下一個故事大綱研究法規跟論文、修改小說第三章)3-3=0
這類工作開始前,先關閉不需要的視窗跟網頁標籤。讀法規的時候只要留法規網頁互相對照就好,信箱或未讀新聞網頁要嘛讀完、要嘛關掉。光是降低資訊曝光,就能提升腦力乘載量。這一整個類型的工作,最佳狀態都是只有它一件待辦事項,可惜人生就是事與願違。

若有必要,分析一下專注工作的方式:翻譯對照是高度輸入、低度輸出;研讀文章是高度輸入、中度輸出;修改小說是低度輸入、高度輸出。我會依照當下的狀態來排序這些工作,有時候夾雜著做,當休息。

秘訣是:做決策最耗腦力。

寫小說就是在無盡的可能性裡做出選擇,幾乎永遠是我的工作裡最耗腦力的項目,但最重要。我會在最耗腦力跟最不耗腦力的工作之間跳動來回,以完成段落為分隔,不是以時間區分。中度耗腦力的事件反而可以一次做完,減少待辦事項。在這案例裡,讀法規、做筆記適合先解決,3-1=2。

整體而言,這是我自己行之有年,而且有效的工作模式。你的工作項目一定跟我不一樣,你的大腦跟我也不同,但是「減少待辦事項」來降低大腦負擔,是值得每個人用來計畫工作的基本觀念,足以取代輕重緩急。

思考愉快。






Source