註冊 |
登入 
全職工作 
兼職工作 
義工頻道 
政府工頻道 
職場新聞 
文：張忘形
有一個來上課的同學，他的心得讓我印象非常深刻。他說：我當時來報名這堂課，是希望能夠找圖找得更快，讓畫面變得簡單。後來上完課後，我才知道我簡報做得慢，不是因為我的投影片做得很慢，而是因為我根本沒有架構。
上一篇講了簡報的各種類型，現在要談簡報的基礎結構，首先是結構上的「三原則」。
如果你有認真看目錄，我在這本書中很常使用「三」。例如簡報的三個心法，簡報的三個結構，畫面的點線面三原則等等。以前聽人說過7±2的心法，意思是人可以接受的訊息量大概是七項左右。
但有一次，我被問到《成功者的七個習慣》是哪七個的時候，我卻忽然答不出來。我才發現其實在資訊過載的時代裡，超過五個訊息的事物已經沒有辦法被我們記住了。
現在能讓人記得最清楚的，應該是三件事。所以在整本書中，我也儘量的都用三個關鍵字來做整理，希望能讓你「好讀，好懂，好記」。而在這個章節的開始想分享的最核心架構，是三個我們常聽到的字，分別是：Why、What、How。
如果聽過5W2H、黃金圈等理論的話，那麼我想大家對這三個字並不陌生。不過由於大家的英文能力可能都比我好，我怕我們對於這三個字的定義不同，所以還是請大家委屈一些，先和我使用同樣的定義：
- WHY：對方聽下去的理由
- WHAT：你要說的事情
- HOW：如何達成
這樣看起來好像還是不太好理解，我來舉個例子。有一次一個同學跟我說，他去了一間學校演講，但是效果好像不是很好。於是我問他是怎麼鋪陳的？他說他先介紹自己，介紹公司，然後介紹他的工作，介紹金融科技，最後介紹如何大家進入金融業發展。
這聽起來沒有什麼問題，但你還記得簡報心法中的「聽眾為王」（第36頁）嗎？如果現場的人都是學生，很多人根本沒踏進職場，他們可能從自我介紹和公司簡介中就開始睡了。因為他的簡報過程其實是不斷的WHAT，直到最後的HOW。而當這個過程缺少了WHY時，同學的注意力就比較難集中了。
那麼，我們要怎麼樣用這2W1H來改變呢？很簡單，回到心法的「以終為始」。我問他希望帶給同學的是什麼？他說希望同學能夠在未來投入金融界，並且提早了解科技。於是我把他的架構改了一下，這邊提出一部分跟大家分享：
（原架構）
- WHY：你有使用過信用卡嗎？你知道哪張卡最划算嗎？
- WHAT：信用卡的使用，金融業做的事，為什麼可以划算。
- HOW：信用卡整理，邀請加入金融業，讓自己對錢更了解。
（修改後）
- WHY：你知道從事金融業後十年，平均的薪水怎麼樣嗎？
- WHAT：我的經歷，公司給我的自由，客戶的故事
- HOW：如果要進來，你該準備的是⋯⋯。
當然，那是一小時的演講，還有很多部分沒有提出來。但你可能發現了，我是設定「同學們都想省錢，以及找到一個未來發展工作」的前提下來思考，所以在一開始的WHY裡面，我們埋下一個好奇的情境，讓同學願意走進去了解。而在WHAT當中，我們解釋這件事情的原理。最後在HOW中，我們給出行動方案，並且讓對方願意更進一步。
所以簡單來說，我們是以聽眾角度重新詮釋這三個詞：
- WHY：讓他產生好奇
- WHAT：你的解釋和論證
- HOW：該產生什麼行動
同樣的，學會這件事情後，希望你不只能用在簡報上。只要是表達，都可以使用這個架構，例如平常說話、開會，甚至在社群網站上發文。你可以試著思考怎麼套用這個框架，讓對方繼續看下去。
舉例來說，我要說明簡報的重要性，我本來可能只想說：學簡報增加專業能力，讓職場更順利。但你會發現太空泛了，想加點東西，這時候就可以用這個方案來說明：
- WHY：學簡報，真的對職場有幫助嗎？
- WHAT：明明同樣在工作，隔壁老王上個月在總經理前簡報⋯⋯。居然下個月就被邀請到國外客戶那邊報告，回來就升職了。原來簡報不只是專業能力的提升，更是增加能見度的好方法。
- HOW：請撥打忘形流報名熱線。
如果你有追蹤我的文章或簡報，就會發現我的很多文章都是依循這個原則。但有些時候你可能會覺得不太一樣，這是為什麼呢？我必須說，所有的架構都是基礎，這其中存在著很多變形。所以接下來的幾篇要跟你分享我從生活中的事物學到的事。希望能讓你好讀，好懂，好記。
你有發現嗎？上面這段話也是依循著2W1H原則，並且用三法則作為結尾。理解這三個原則，希望能夠幫你建立一雙「簡報之眼」，下次看到別人講得很精彩時，能不只拍手，還能解析他們簡報背後的道理。
如果你對這個方案熟悉了，你可以試著思考上一篇簡報四種類型的風格，我稍微幫你整理了一下：
作者：張忘形
責任編輯：丁肇九
核稿編輯：翁世航
Source