我們想讓你知道的是簡報的重點是說故事，而說故事要達成的效果，是引導聽眾做出一個「毫無懸念的結論」，首先，拿出一張紙或是打開純文字檔案，用要點方式和完整句子描述你的故事的主軸，這是要做簡報的最重要的步驟。

就老波的經驗來看，先有了嚴謹的邏輯架構和正確的做事方式，縱使資質平庸、美感極差如我，也都可以至少有87分；反之，則會常常事倍功半。

不多說，直接進入正文。

了解狀況
新人最常發生的事情，是在不知情的狀況下，一頭栽進去，開始花一堆時間找資料、作圖等等。在做任何事之前，應該先了解：

1.目的（objectives）
2.聽眾（audience）
3.情境（setting）
目的：今天簡報的目的是要給新的提案？做決策？要資源？報告進度？專題演說？處理紛爭？
聽眾：是董事會？還是C-suite？決策委員會（steering committee）？工作小組（working group）？公司大會（all-hands）？
情境：時間多少？場地？是否有Q&A？是互動式還是演說式？是否要先傳閱讀資料（pre-read）？要準備多少Appendix或是backup slides？

了解到這三項後，你才會知道你的範圍（scope）以及切入方式（approach）

Storylining
先別急著開啟PowerPoint。

簡報的重點是說故事，而說故事要達成的效果，是要引導你的聽眾做出一個毫無懸念的結論（inescapable conclusion），不管你是要高層投資你的團隊、還是要砍掉不必要的專案

這是要做簡報的最重要的步驟。

首先拿出一張紙或是打開純文字檔案，開始用要點（bullet point）的方式簡單描述你的故事的主軸。請記得用完整的句子寫出你的故事，千萬不要用大綱的方式寫，譬如：「背景」、「營收趨勢」。

相信老波，各位等下就知道為什麼。

這些要點之間的關係是有邏輯順序、有劇情的，也就是說第一點引導至第二點，再引導至第三點，並不是一個平行的清單。

大部分人常用的劇情邏輯是先講現況、然後講挑戰、最後將解決之道。以篇幅來講，後者應佔最多。

當你寫完之後，由上往下讀，你或是旁人要能夠完全理解你要講的故事，並且沒有明顯的邏輯缺口能夠來打臉你。如果有的話，你就必須補足你的故事軸storyline。

這個故事軸是你的簡報核心中的核心，可以讓你在早期就設立一個穩定的結構，並且了解到哪裡不足。

Storyboarding
接下來你可以打開PowerPoint。

如果storyline寫得好的話，基本上每一個要點（bullet point）就會是一個投影片的標題。或許會需要文字潤色，但基本上你的故事不會跑歪。

每一個投影片的標題都應該是完整獨立的句子（stand alone sentence），並且可概括整張投影片。基本上，你要能夠在僅看每張投影片的標題，並完全不看其他內容的情況下，快速翻閱整疊PowerPoint，還能夠正確了解這簡報的重點，這樣才算過關。

錯誤標題：Current challenges（目前的挑戰）
正確標題：Barriers to digital trade persist across key markets, resulting in elevated business costs and impeding the realization of business value and operational efficiency gains（主要市場的數位貿易壁壘依然存在，導致業務成本上升，阻礙商業價值和營運效率效益的實現）

現在你填完每張投影片的標題，接下來就是各張投影片的內容設計。

如果說做簡報的第一個重點，是投影片與投影片之間的邏輯（inter-slidelogic），則第二個重點，就是每張投影片自身的內容之間的邏輯（intra-slidelogic）。

內容的目的，是要證明或是呈現你所寫的標題（也就是故事軸）。你的內容排列從上到下、或是從左至右，必須要符合邏輯順序。你可以很粗淺的在投影片寫下你要找的資料、或是要做的圖表，還不急著做出完整的內容。

這個過程像電影的分鏡，被稱之為storyboarding，意即你可以將這些草稿一張一張翻下去而大致了解你要說的故事。

由於裡面只有故事核心，但沒有實質可分享的內容，所以這階段的成品我們俗稱ghost deck或是skeleton deck。

Ghost deck做得好，可以讓你更理解關鍵要素，確認所需資料，並且促進工作分配的效率

Slide building
真正在開始做投影片時，有許多大的顧問公司喜歡將投影片由上到下分為三部分—標題（header/title）、主體（body）、結尾（footer）。

標題就像我們之前說的，是整張的精華，也是故事不可分割的一部分；
主體則是用來證明標題；
而所謂的結尾，通常是用來跟聽眾解釋「so what」，也就是說這張slide的重要性以及下一步action。

如果是很學院派的做法，就是這一張的footer，會很自然地引導你至下一張的header。然而就老波的經驗來講，這並不一定是最適合的，所以不需要拘泥於footer，只要你的主體能夠完整的支持你的標題，這樣就夠了。

投影片主體——數據呈現
數據呈現的目的是要支援標題，應以簡單明瞭為上，而不是要顯示出你多聰明或是做了多少分析。一股腦地把東西丟上來，叫做data dump，而非呈現數據。

數據分質性（qualitative）與量性（quantitative）兩種，如何選最適合的邏輯呈現方法，其實並非易事。

量性的數據你大概可以分幾類：分佈（如histogram、boxplot）、關係（如scatterplot、time series）、組成（如pie chart、stacked area？column）、互比（bar chart）等。

老波在上上間公司，就時常看到一些莫名其妙的圖表，像是應該用bar chart比數據的時候，他給我用趨勢圖。靠杯，那條線到底是要講什麼？

如果是質性數據或是比較偏概念的，較常見的關係大概可以有幾類——並列、程序、循環、組成、時間、組織……蠻多的講不完，慎用就是了。

老波以前常看到明明可以用簡單的清單方式呈現，就有人要用表格（用一列，是怎樣？）；沒有循環關係的程序，還要弄個圓圈；或是明明沒有程序關係的，還用一堆箭頭格子。

有時候有數字不代表它就是量性數據，譬如說「公司85%的人滿意現在的政策」，你不需要真的去弄一個沒意義的pie chart來呈現85%vs.15%，簡單一個bulletpoint即可。

剩下的旁枝末節，主要就是色調、字體、排版、文字修飾等。

簡報最重要的就是邏輯，而邏輯是可以用架構來訓練和矯正的。只要掌握好上面的架構，縱使缺乏美感也不需要擔心製做不出優秀的簡報。










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