《成功人士的用時智慧》：如何讓會議成功且有效率？一件事最多只能討論五分鐘

我們想讓你知道的是為了解答多數人在工作與學習上的弊病，澳洲收聽率第一、下載量超過300萬的《我是如何工作》（How I Work）Podcast主持人阿曼莎．伊姆貝爾，在本書網羅了和超過150位暢銷作家、音樂家、企業家等成功人士的對談精華，帶領讀者重新審視如何高效運用時間，收穫更多成就並放大快樂。

文：阿曼莎．伊姆貝爾（Amantha Imber）

一次開完大量會議
現在是星期二下午，你在四十分鐘後有一場會議。你快要被工作淹沒，卻不知道開會前怎麼運用時間才是最好的。你考慮開始準備明天要發表的大型銷售簡報，卻決定還是不要，因為你不想要進入狀態之後，又被這場會議打斷。你想想其他幾個需要完成的大型事項，但是又告訴自己不應該現在開始做，因為你至少需要一小時才能真正有所進展。

你隨意瀏覽收件匣，完成了一些沒有意義、但是當下令你感覺很好的任務：刪掉一堆你根本不知道自己有訂閱的電子報；快速讀完幾封其實不需要收到副本的電子郵件（害你浪費寶貴的時間閱讀）；掃過幾封一直想要處理但是沒有時間這麼做的電子郵件。

你看看時鐘——開會時間到了！看哪，你剛剛成功浪費這一天的四十分鐘。

一次大量處理電子郵件（一天只檢查電子信箱兩到三次）已經成為常見的生產力訣竅；一次開完大量會議也有可能為效率帶來同樣重大的影響。

俄亥俄州立大學的研究顯示，如果你一、兩個小時之後有會議要開，你所能完成的工作會比沒有會議要開時減少百分之二十二。知道自己即將被一件大事打斷，很難讓人進入狀態。

這恰好也是亞當．格蘭特最喜歡的研究之一。他發現，這驗證了他刻意安排自己在學校工作的日子的方式。「在教書日，我會把所有的辦公室時段（跟學生見面的時間）排在一起。我也學到我需要一點緩衝時間，因此我會在兩次會面之間安排五分鐘檢查電子信箱，或以防前一次會面持續的時間比預期的還要久。」格蘭特除了安排辦公室會面日，也有完全不安排會面的日子，這樣他就可以真正專注在研究和寫作上，提高生產力。

實際演練

考慮為自己創造一些規則，在某些時候不安排或不接受任何會議。例如，假如你早上頭腦最清醒，就每個星期安排幾個沒有會議的早晨。把會議全部排在下午就能做到這點。
假如你對自己的行事曆掌控有限，可以跟上司或其他把會議排進你行事曆的人聊聊，告訴他們一次開完大量會議能夠提升生產力。你可以不要在行事曆安排沒有會議的時段，而是嘗試相反的做法，在一週的行事曆當中挪出幾個只用來開會的時段。例如，下午一到三點我們容易頭腦不清楚時，就很適合召開較不需要認知能力的會議，如工作進度會議或每日站立會議。

更有效率的會議公式
電子郵件軟體公司Superhuman的創立者兼CEO拉胡爾．沃赫拉認為，大部分的團隊開會都很沒效率。他說，會議議程通常不存在，要不然就是非常概要。某些主題有討論到，有些主題則完全沒有。太多時間被浪費在不重要的議題，但是更重要的問題卻可能好幾個星期都沒有人留意。

沃赫拉說，使Superhuman的會議盡可能有效率且有意義的元素共有三個。第一個規則是，如果有人想要在團隊會議上提出討論的主題，他們一定要在前一天下午六點前寫下來分享給團隊成員。

沃赫拉解釋：「我們應該避免討論沒有寫下來的東西，因為我們閱讀的速度比說話的速度快很多。如果只是在團隊會議上傳達某些想法，那顯然很沒效率，因為你大可事先寫下來，讓每個人先閱讀。」除了速度的問題，特別會說話的人也會不經意（或者也可能故意）讓人們對他們的點子產生偏好，進而對沒有說話天分的人不利。

沃赫拉的第二個規則是，如果有人想要在團隊會議上發言，他們一定要事先閱讀和評論相關文件。他認為這個策略不僅可節省時間，也能表示尊重。

「我們應該避免評論我們沒有花時間了解的東西，因為這會不必要地浪費有這麼做的人的時間。某個人寫了一份文件，說：『這是問題，這是解決方法。』但是只有一半的團隊成員閱讀，這樣是不夠的。如果是這樣——有時候那是因為某幾個星期比較忙碌——那麼沒有閱讀文件的人就不能參與討論。這樣做的結果是，會議進展得非常快。」

研究顯示，沃赫拉的這個策略應該會帶來更好的決策。雖然很多人相信直覺比較準確，但其實如果有比較多反思的時間，對我們會比較好。

在一個由紐約大學史登商學院的賈斯汀．克魯格教授所率領的研究中，研究人員想要知道，學生在選擇題的考試中一開始選的答案，是否比後來改變心意換的答案還要容易答對。研究人員特別挑出把一開始的答案擦掉的例子。

克魯格和他的同事發現，學生如果換回原本的答案，他們比較有可能答錯，這稱作「第一直覺謬誤」；反之，如果他們沒有換回原本的答案，就比較有可能答對。這個數據帶出兩個議題：第一，像沃赫拉這樣在開會前給人們額外的時間思索自己的決定，會帶來更好的決策，避免成為第一直覺謬誤（當場做出決定）的受害者；第二，我在大學時期經歷選擇題考試的折磨時，怎麼不知道有這個研究？

成功且有效率的會議的最後一個規則是，如果要在團隊會議上討論一件事，最多只能討論五分鐘。假如五分鐘內無法達成共識，對話就要停止，並指派一個決策者。

沃赫拉把決定分成可逆和不可逆兩類。可逆的決定所涉及的風險較低，如果做了一個不好的決定，很容易就能進行軸轉，採取另一個路徑；不可逆的決定風險較高，若做出錯誤決定的話，可能會讓公司付出很大的代價。

身為CEO的沃赫拉負責做出所有的不可逆決定，可逆決定則會分派給團隊成員。這是讓員工感覺自己被賦予力量的好方法，應該會對他們的整體工作滿意度產生流動效應。「開完會後，決策者會蒐集所有必要的資訊，在下次團隊會議前做出決定。」這可以避免人們不想做出決定，尤其是困難的決定。

「我們發現，應用這些策略之後，每個人的速度都變快了。每件事最多只花五分鐘，這樣一個小時的會議就能決定十件事，還有很多時間打屁嬉鬧。」

實際演練

針對團隊會議，請團隊成員至少在開會前一天，在共享檔案的手寫議程中添加任何他們想要討論的事項。請他們明確說出自己想要談論什麼，並補充任何必要的背景資訊，好讓團隊可以加快速度。一開始，你可能會被視為會議中獨斷專行的墨索里尼，但團隊成員一旦了解你是在創造有效率的會議，就會感謝你。
請所有的團隊成員閱讀議程內容，以及跟不同的討論議題有關的任何閱讀素材。
開會時，只讓有先預讀的人評論。
如果討論五分鐘後還不能做出決定，領袖應負責做出任何不可逆決定，可逆決定則分派給團隊的某個人。所有決定都應該在下次團隊會議前做出。
針對下一次的會議，在議程中添加需要做出的決定，以免拖延決策。

你需要「待討論清單」
如果你很熟悉敏捷這個概念，那你很可能跟「看板」是好朋友。快速複習一下：所謂的看板是一個簡單的圖表，可以把一個企畫的工作流程視覺化。最基礎的看板有三個欄位：待辦、進行中、已完成；跟一個企畫有關的所有任務都是從待辦欄位開始，然後慢慢移到已完成欄位。

喬治城大學的教授卡爾．紐波特很喜歡看板，還為自己在生活中的不同角色建立了好幾個看板。他有寫作看板、電腦科學研究看板、學校行政作業看板以及研究所主管這個角色的看板。我喜歡偷偷想像他也有一個追蹤孩子做家事的看板（如果我要把這應用在跟我女兒的家庭生活，「整理房間」恐怕鮮少移到已完成欄位）。

使用看板管理個別企畫雖然不是什麼新概念（上網搜尋「個人看板」就能獲得許多啟發），但我覺得紐波特使用的分類很有趣。

針對研究所主管這個角色（他要跟很多不同的人進行協調與談話），紐波特建立了一個稱作「待討論」的欄位。紐波特在《我是如何工作》的節目上向我解釋：「我發現有一個待討論欄位可以讓我省下很多使用電子郵件溝通的時間。」紐波特每次有什麼事需要詢問部門主席或課程行政人員或其他跟他共事的任何人，他會忍著不當下寄送電子郵件，而是在看板上列出需要討論的主題。

「雖然當下寄出電子郵件會讓我卸下一點重擔，可以這些信件全都是未排定時間的新訊息和未排定時間的新回覆。接著，這有可能會演變成一連串來來回回漫長的未排定訊息，而我在為我的書《沒有Email的世界》進行研究時，學到這對生產力有害。」

最後，紐波特為經常需要跟他討論重要議題的幾個人建立了待討論欄位。然後，每當他下次跟他們開會時，就能快速把議題討論完，立刻解決——這樣運用時間比較聰明，也比較有效率。「等到下次會議再討論，這個簡單的舉動大概就能省下我一個星期好幾十封未排定的電子郵件。因此，這是那個職位很棒的生產力省時訣竅。」

現在，你讀到這裡可能會想：「可是，馬上撰寫一封電子郵件方便多了。」尤其如果這件事很急迫的話。然而，紐波特認為我們常常高估急迫真正的定義。

「當人們認為自己現在就需要得到回應，那往往是因為他們不想追蹤。『我現在就想要得到回應，因為我不知道你會不會回信，但是我又不夠有條有理，可以持續追蹤卡爾有沒有回覆這件事。所以，我要寄這封電子郵件給你，立刻得到回覆，這樣我需要擔心的事情就會少一件。』」

利用待討論欄位可以幫助你追蹤需要詢問他人的事，同時移除馬上寄送電子郵件的衝動——這些信件感覺很急迫，但事實上只是創造更多工作，又沒有讓你更快解決問題。

實際演練

在你的待辦清單建立一個新的「待討論」區塊。或者，如果你很喜歡使用看板，就在待辦、進行中、已完成這三個欄位旁邊添加一個待討論欄位。你甚至可以依照你經常溝通的那些人建立好幾個不同的待討論清單。
跟對方見面開會時，拿出待討論清單一一討論上面的事項。假如你跟對方沒有排定會議，就等到清單上累積了幾件事，再安排見面時間。

書籍介紹
本文摘錄自《成功人士的用時智慧：向世界百位高成就人士取經，學習事半功倍的時間運用智慧，讓你不再身心俱疲、收穫更大快樂》，臉譜出版

作者：阿曼莎．伊姆貝爾（Amantha Imber）
譯者：羅亞琪

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星期一早晨，你正野心勃勃地要開始新的工作天，為一場重要會議準備大型簡報。然而，主管一通交辦任務的電話打斷了你，接著是收件匣裡一封又一封看起來全都很急迫的信件，然後是一場又一場的視訊會議。不知不覺，下午三點了——你的大型簡報完全沒有進展。
如果你覺得這看起來很熟悉，你並不孤單。

忙了一天，精疲力竭，卻又感覺自己一事無成——是時候讓自己擺脫這種日子了！

每個人都嚮往當一天的工作結束時，會感覺這天既充實又有效率，令人心滿意足。然而我們總是被迫不斷做出反應、行事曆被塞滿、在大量沒有生產力的會議裡耗費生命。在資源越來越多、資訊隨手可得，一切看起來更容易的世代中，我們真的學會「有智慧地運用時間」了嗎？

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「拖延」究竟是時間管理的問題，還是情緒管理的問題？
為何你應該把電子郵件當成「剛洗好的衣服」？
為何「反覆實行」不是養成新習慣的最好辦法？
為何你應該追求工作與生活的「不」平衡？

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