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文：谷口和信

使用KPWAS進行回顧
我在每日回顧的項目中，加入了「今天的KPWAS」，在此進行簡單的說明。

• K（Keep）代表今天完成的工作中，今後也希望繼續進行的部分。
• P（Problem）代表今天發生的事情中所出現的問題。
• W（Why）代表為什麼會出現這項問題，找出問題的原因。而當我們思考「為什麼？」時，自然會想到接下來「該怎麼辦？」
• A（Adjust）代表需要如何改善才能解決今天發生的問題。
• S（Stop）則代表今天完成的事情中，想要停止或減少的部分。

而在S的部分，只需要記錄想要停止或減少的事情即可。

但不知道是因為我的個性，還是長期進行回顧的結果，我還會經常思考「該如何才能停止？」、「取而代之的行動是什麼？」。

這時想到的解方也是點子，或許會對日後帶來幫助，因此我也會記錄在空白處。

回顧自己一整天的行動，將這五個項目都填上。

附帶一提，這個「KPWAS」源自於顧問天野勝先生所提出的「KPT」方法，我起初也是依照該方法來填寫。

但隨著我持續實踐，開始覺得用Try作為解決問題的行動不太順暢，因此將其調整為改善、更正、修正（Adjust）。

此外，我在寫出問題（Problem）時，總是忍不住會思考原因（Why），所以也新增了能夠寫出原因的欄位。

再者，我從以前開始，就會在每周回顧時寫下「下周開始想要停止或減少的事情」，但每周只寫一次，總是會有不少事情想不起來。

因此我決定每天都寫，並且也加入每日回顧，設定了停止（Stop）這個項目。於是便形成了KPWAS這個方法。


這本書介紹的方法也是如此，試過之後，如果覺得「有些不合適，想稍微改變一下」，那麼調整成自己方便使用的方式也無所謂。

畢竟，別人提出的方法，雖然適合提出者本人，卻未必適用於所有人。

所以，本書介紹的方法也一樣，請先直接嘗試，如果有哪個部分怎麼樣都不順手，再試著根據自己的使用習慣進行調整。

畢竟，如果因為不順手就完全放棄則未免太可惜。

根據今日的課題制定明天的計畫
在今日課題記錄結果

回顧的最後一步，就是記錄昨晚（或今天早上）所設定的課題的結果，看看是否如預期般完成。這時候，如果發現了順利（或不順利）的理由及改善點，以及其他事項，也要一併記錄下來。

制定明天的計畫

到此為止，我們已經完成了當天的回顧。接下來便簡單確認一下明天的計畫。例如：

• 是否有平常不會帶，但明天必須攜帶的物品？
• 是否約了重要的客戶？

像這樣確認是否有不同於平常的計畫，而為了避免忘記攜帶物品，最好在前一天確認。

這時候如果時間允許，可以將「明天固定的行程寫進行程表欄位」，或是「列出明天該做的事情．想做的事情清單」，如此一來，就能減少隔天早晨製作時間表的麻煩。

有些人可能會想，「乾脆趁這個時候就把明天的時間表也做完吧！」我自己也曾有一段時間，在前一天就製作時間表。

然而，到了隔天早晨，經常會覺得「今天不想從這項作業開始」，然後又重新製作。因此，我現在改成在當天早晨製作時間表。

哪種方法較好因人而異，請根據自己的情況來制定計畫。

回顧本周的每周回顧

明明都已經每天進行回顧了，為什麼還需要進行每周回顧呢？或許有人會有這樣的疑問，而這背後存在著三個理由。

第一個理由是，正如之前多次強調，人是健忘的生物。透過多次重複，可以使記憶更牢固，進而付諸行動。

你可能也聽說過艾賓豪斯（Hermann Ebbinghaus）「遺忘曲線」（Forgetting Curve），從下頁這張圖表可以看出，如果不進行回顧，人類的記憶會在二十四小時內丟失七四％。


但如果進行回顧，記憶就會更容易長時間維持。
而且回顧次數愈多，遺忘的速度就會愈慢，保留的記憶也會增加。因此，不只需要在當天回顧，還應該在一周後再回顧一次。

第二個理由是，每周的回顧是為了重新總結該周的重大事件。

我們在每天的回顧中，會寫下「今天的重大事件」、「教訓／發現」以及「愉快的事情」等，但在每周回顧時，只會挑出真正的「重大事件」。

除了每周回顧之外，每月也還會再進行一次回顧，如果事件過多，這時的回顧工作也會變得過於繁重。因此，需要以周為單位進行濃縮整理。

這七天當中可能沒有發生重大事件，有些沒那麼重要的事，卻硬是勉強自己為了填空而寫下來。因此，有些事件從當天的角度來看或許顯得重大，但把時間跨度拉到一周後就會發現也沒那麼重要，像這種事情就不會寫在每周回顧表中。

第三個理由是，雖然以一天為單位來看，會有好日子和壞日子，但還是需要綜觀這一整周的情況來確認。

例如，想要減重的人，心情隨著每晚的體重比昨天減少（或增加）而患得患失，是沒有意義的。同理，不能只根據一天的變化來判斷好壞，而是要看一整周的趨勢，確認是否接近或偏離目標。

無論是每周回顧、每日回顧還是每月回顧，目的都是為了確認進展狀況，對於落後的部分進行策略和計畫的調整。

書籍介紹
本文摘錄自《職場必修！高效可視化工作術：不加班、不瞎忙、不崩潰，實現Work-Life Balance！》，今周刊出版

作者：谷口和信
譯者：林詠純

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