我們想讓你知道的是這本書解決所有遠端領導者擔心的一切問題，即使無法身處同一個空間或時區，你也能打造一個讓員工能夠安心且高效工作的遠距環境，成為出色的高績效團隊領導者！

文：大衛．博柯斯（David Burkus）

用八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議

無論這是你與團隊的第一次虛擬會議，還是你們第47次的每週會議，都可以遵循以下步驟，讓這次成為有史以來最好的一次會議。

一、開會要有目的

「又到我們定期開會的時間」，這並不是一個充分的理由。原因可能是每隔一段時間，你都希望讓大家交流情感。但即便如此，你也要提前聲明這一點。這將使規劃過程變得更加容易，因為大家會對將要討論的內容抱有務實的期望，並可以按照目的來規劃。開會的其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定，或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的，超過的話，你應該考慮分成兩場較小的會議（即使兩場都在同一天舉行）。

二、挑選合適的與會者，而且只選合適的人

並非團隊中的每個人都需要參加每場會議，並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。請記住，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時。而且隨著與會人數增加，會議效率通常會直線下降。因此，要明智地利用員工的時間，並盡可能縮短與會者名單。

三、訂定合適的議程

你應該為每次會議訂定議程，但應該是合適的議程。研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題，而是使用問題作為標題。因此，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」用問題當標題有兩個好處：第一，當你發送議程後，與會者能有合適的心態（你絕對應該提前發送）；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答，那確實是一次有效的會議。

四、提前十分鐘開啟線上會議

每次會議都應該準時開始。但是，如果你想一下實體會議的互動氣氛，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會，也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。在虛擬環境中，如果你準時開始會議，你就剝奪了團隊的社交階段。

所以提前十分鐘開啟會議管道，讓人們隨意進入（並告訴你的團隊你會這樣做）。你甚至可以提出一些計劃好的問題來促進這個社交階段，幫助人們分享身旁發生的事情。（如果你提前十分鐘開始，請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平臺。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步，或最近的假期故事時，自己卻在解決技術問題。

五、做好會議紀錄

你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》（Robert's Rules of Order）。但是你應該指定一名記錄（主持人之外的人）來記錄會議內容。特別是，你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼，以及說話的確切時間並不重要，重要的是確保我們知道有哪些點子被提出，以及誰承諾後續要採取什麼行動。

六、緊扣主題

隨著會議的進行，要確保你緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果你不用心，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題，而那些假裝提出問題的人也會偏離主題，這種人實際上只想在你說可以提問時，發表他們冗長乏味的言論。你的議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果你必須打斷別人，請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，你無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。

七、用總結收場

隨著會議時間接近尾聲，讓大家一起，簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要，請指定的記錄檢查一下會議紀錄；否則只需瀏覽議程項目的各個問題，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可能的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。

八、保持會議開通

在計畫時間或之前結束會議，但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。如果你是會議的「主持人」，這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止，但是如果你需要專注於其他任務，你應該可以把聲音關成靜音，並關閉你的視訊功能。

在會後一定要發送會議紀錄，並讓大家知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看／聽錄製的內容。當你這樣做時，你可能會從團隊成員那裡得到一些意見，這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式，使下一次會議變得更好。

讓虛擬會議變得更好的幾個技巧

如果你按照上述步驟進行，你的虛擬會議很可能在開始之前就被視為有價值的會議，並且在開完會之後很長時間仍然被認為是有價值的。但是，當你規劃和推展虛擬會議時，還有一些事情需要記住。

1. 分擔苦差事

如果你領導的是一個全球團隊，甚至是一個分散在一、兩個大洲的團隊，那麼時區會成為一個重要因素。如果你總是把會議安排在對你方便的時間（或者甚至對最多人方便的時間），那麼你就是在傳達一個訊息：對團隊來說，那些必須在不方便的時間登入的成員不那麼重要，或比較不值得被考量。因此，大家要分擔會議時段不好的苦差事，定期輪替時段，這樣每個人都會有一些好的和一些不好的時段，但大家會感覺到彼此關係緊密，自己對團隊是非常重要的。

2, 大家都用視訊會議，不然就都不要用

與分擔苦差事一樣，哪怕你有一位成員無法參加實體會議，就召開虛擬會議。如果有人必須遠距參與會議，那麼就應該一視同仁。讓實體會議室的幾個人和其他幾個像是在數位螢幕上說話的頭像混在一起開會，會給現場的人太大的權力，並且可能會讓遠距的人認為自己是二等會議公民，因而停止他們重要的貢獻。此外，如果每個人都參加視訊會議，除非有非常好的臨時理由，否則請確保他們已開啟鏡頭。

我知道，我們說過只用聲音溝通交流對於一對一的談話是很棒的，但在會議中，我們使用大量視覺線索來協調討論，並察覺團隊的整體情緒高低。如果有人不能在整個會議期間與團隊的其他成員用視訊溝通，那麼他們可能就無法專注於會議這件事。因此，回到第一個技巧，確保你找到了合適的開會時間。

3. 儘量減少簡報時間

在虛擬會議上花一些時間介紹新資訊，或讓大家達成共識，當然是有價值的，但不要過度使用簡報時間。任何會議神奇的地方都發生在討論過程中，但這對虛擬會議來說尤其如此。花太多時間聽一個人講話，會更有可能讓團隊成員不經意地減少對會議的關注，跑到別的視窗去做其他真正的工作，或查看他們的社群媒體。因此，即使有人在做簡報時，也要鼓勵講者三不五時地停下來一下，讓大家提出問題並進行簡短的討論，重新拉回大家的注意力。

4. 經常提到人們的名字，並鼓勵其他人也這樣做

說到拉回大家的注意力，沒有什麼比聽到我們自己的名字更能引起注意力了。這樣有助於吸引那些尚未參與對話的人，並使他們覺得受到重視。同樣地，建立一項規範，讓每個人在說話之前都應該先說自己的名字（「我是大衛，如果我們……」）。這有助於為說話者營造一種存在感，並讓聽眾清楚知道是誰在說話，也讓我們更容易在螢幕分格裡眾多的小臉蛋中找到說話的人。

5. 以正面的態度開場

會議與大多數經驗一樣，會受到初始效應（primacy effect）的影響，也就是在一開始提到的事情更容易被記住。（你還記得「分擔苦差事」，對吧？那是清單上的第一項。）而影響範圍包括感知和情感。所以，以正面的事情開場，這樣就會被人們記憶為一次正面的會議。事實上，甚至有一些研究顯示，會議也有傳染效應，這意味著如果團隊領導者一開始就有正面的能量，長期下來，這種能量和情緒會傳播給團隊的其他成員。

6. 中場休息

視訊會議可能會讓人疲勞，有幾個不同的原因，其中主要的原因是「視訊疲勞」（Zoom fatigue），這是一種非常真實的現象。我們大腦的設計並不是為了長時間接觸大臉孔或一格一格的小臉孔，而不會感到疲倦或更糟的情況。史丹佛大學的傑瑞米．拜倫森（Jeremy Bailenson）帶領的一項研究發現，視訊會議會擾亂我們的個人空間感，甚至會引發恐慌反應。在視訊通話中，我們對某人在我們個人空間的感覺，主要取決於對方在螢幕上的臉孔大小。

一張大的臉給人非常貼近的感覺，甚至會引發與會者戰鬥或逃跑的反應；而一連串的小臉就像遠處有一群人，全都盯著同一個人。對我們未接觸過Zoom的原始大腦來說，這兩種情況都令人很不舒服。因此，長時間的會議，請經常休息，伸展雙腿（並讓眼睛休息），這樣對於減少視訊疲勞大有幫助，就像把螢幕上的內容分成臉孔、幻燈片和其他圖像一樣，可以重新調整你的思緒。

7. 分組討論

如果你的團隊太大，並且他們都參與會議，請考慮計劃一下分組成幾個較小的虛擬會議室。這可以增加每個人的參與度，並防止發表過多言論的人主導對話。只要確保你有一個計畫來記錄每間會議室裡發生的好點子，並把它們帶回主要的討論中。

8. 開著聊天視窗

理想情況下，應儘量減少螢幕旁邊的討論和不斷跑出來的評論，這樣與會者才會專注於主要會議。但總有一些時候，有人需要快速向主持人傳個消息、快速分享資源，或解釋為什麼他們必須突然登出會議。當這種情況發生時，可以在聊天視窗中記錄下來，而不是打斷整個討論。

將這些技巧與規劃虛擬團隊會議的步驟搭配起來，你將更有可能利用團隊中每個人的腦力，讓他們不會覺得你應該只需寄一封電子郵件來處理就得了。運作良好的虛擬會議是讓整個團隊交談的最好機會，無論距離多遠，都能促進同事之間真正有凝聚力和協作的感覺。

書籍介紹

本文摘錄自《遠距團隊的高效領導法則：你擔心的WFH缺點都不會發生！十個環節打造超強向心力的傑出團隊》，寶鼎出版

作者：大衛．博柯斯（David Burkus）
譯者：黃庭敏

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當「不進辦公室上班」已經成為未來工作趨勢，領導者更需要讓自己的管理技能與時俱進，確保團隊成員在任何地方自由工作的同時，他們的工作效率和參與度都能符合標準，甚至比傳統坐在辦公室的工作模式更好、更有效率！

頂尖商業思想家大衛・博柯斯（David Burkus）在本書中依工作的生命週期劃分，一一點出遠距團隊管理人員在每個階段會面臨的問題和挑戰，從建立遠距團隊、添加新成員，到有效及快速的溝通、管理績效、保持團隊參與，甚至幫助團隊成員在工作和生活之間取得適當的平衡等，藉由實務範例，提供他精闢的見解與應對方法。

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• 遠端團隊的溝通之道：領導者應該依照不同情境使用「同步」或「非同步」的方式聯絡成員。並不是每種「同步溝通」都代表著效率，要求即時回覆反而會打斷成員的工作步調，讓遠距工作不受干擾專注於各自任務的效果大折扣。
• 不讓虛擬會議浪費時間：訂定合適議程或提前十分鐘開啟線上會議等小技巧，能增加團隊成員討論的參與度，並幫助領導者有效掌控會議流程。
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• 相信你的員工和團隊：遠距工作的領導者應該展現對團隊的支持而不是監視和控制，給予信任讓他們安排自己的工作時程，可以激發員工的自主性，進一步提高他們的生產力。

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本書特色

本書每章皆有實際公司的遠距實務範例，搭配作者富有啟發性的見解及技巧，為管理人員提供遠端領導各工作階段會碰到的問題和解決方法。

附錄一提供領導團隊所需的各種技術工具，如專案管理或追蹤生產力等推薦使用的軟體；附錄二彙總遠端領導者可能遇到的任何問題，例如資訊安全問題、如何支付薪水、可以跟成員成為臉書好友嗎等等。




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