我們想讓你知道的是雖然我們大力推薦使用視訊電話，但各位也務必了解，視訊比以往面對面或在電話中討論更加令人疲憊，這也是「視訊疲乏」（Zoom fatigue）一詞出現的原因。


文：羅伯特．格雷瑟、米克．史隆

外向、內向

雖然我們提出許多可以幫助各位適應遠距工作的好方法，但正因為世界上每個人都獨一無二，在遠距工作上實在也沒有所謂的「通則」可以一招打遍天下。如果你能更了解自己的人格特質，刻意探究你的核心人格特質的獨特之處，對於遠距工作來說一定很有幫助。一個人的個性與他如何從事遠距工作息息相關──也就是內向和外向性格之間的差異。

首先，我們可以簡單定義何謂內向、外向。外向的人喜歡充滿活力的環境，偏好身邊圍繞著許多人；反之，內向的人喜歡低刺激的環境，他們喜歡安靜、能好好專注的狀態，可能會在面對風險時更加謹慎小心。雖然內向的人也喜歡跟人相處，但他們在跟人數較少的群體互動、以及待在比較平靜的環境時會更自在。

特別是在因為疫情而必須獨自待在家的狀況下，遠距工作時常成為外向人的惡夢，但卻是內向人美夢成真的時刻。的確，內向的人在獨自安靜工作時會更有活力，他們或許也更能適應在家工作的生活。但不管是個性外向還是內向的工作者，在虛擬辦公室上班時，都有各自的優勢和挑戰需要面對。只要略作調整，就能使他們更成功。

對外向的員工來說，遠距工作帶來的挑戰顯而易見：他們身邊不再圍繞著可以互動的其他同事，無法適時給予他們工作所需的能量。在家裡，他們得獨自面對工作。不久，在安靜環境下工作會令他們身心俱疲。

對外向的工作者來說，面對這種困境的最佳方式，就是積極創造機會在社交場合裡為自己充電。然而，這種方式在疫情重創以前的世界比較容易辦到，過去我們可以跟朋友相約共進午餐、到高朋滿座的咖啡店伴著環境噪音工作，或是傍晚去喝杯小酒，跟朋友共進晚餐以及參加其他社交場合。

就算在疫情影響下，外向人依然有方法可以為自己補充一點社交能量。各位可以考慮在晚上安排跟好朋友講視訊電話，或是跟其他人保持安全距離的從事一些戶外活動。工作上，你也可以從工作團隊裡找其他外向的同事，邀請他們一起遠距離站著吃頓午餐或一起喝杯咖啡，把握機會在工作的時候也能定期跟其他人聊聊天。

個性外向的員工們，或許會很羨慕那些個性內向的同事，因為對內向人來說，遠距工作可以說是個大好機會，讓他們遠離充滿各種外界刺激的辦公室。然而，這些內向的工作者，其實也必須克服自己個性帶來的挑戰，才能在遠距工作模式下成功。

首先，視訊電話比起面對面的實體會議來說，要讓所有人都有同等的發言機會可能更加困難。各位應該都遇過這種情況：視訊會議上同時有兩個員工一起開口，比較安靜的那一位就會自動讓出發言機會。

內向的員工可能因為這種會議感到有壓力，特別是視訊會議時鏡頭會一直對著他們，他們或許會因此認為在會議中保持閉口不言比較簡單，等到會議結束後，他們就有時間在自己比較喜歡的、低刺激環境好好回想，並消化會議中接收到的資訊。

這種狀況或許也會延續到會議以外。內向的員工可能會因為怕打擾到別人，比較不願意找同事問問題或溝通想法。不像過去在實體辦公室，身邊有外向的同事大加鼓勵，他們也可能比較不願意加入公司的虛擬社交活動。如果你以前是在實體辦公室工作，或許就看過比較外向的同事到處找人聊天，鼓勵身邊其他比較內斂的同事，跟大家一起下班後喝點小酒──這種情況在虛擬辦公室勢必更難以實現。

不過，就像外向人必須靠自己積極計劃，才能在遠距工作時也滿足對社交的需求；內向人也必須時不時敦促自己在虛擬辦公室中鼓起勇氣發言，甚至是規定自己在每一次會議時都必須問問題，或是規定自己得發言幾次，這些都是可以帶來改變的小小努力。

主管務必要用心了解這種員工之間的個性差異。就像許多老師會刻意減少點名那些渴望分享意見的同學、或是總把手舉高高的學生發言，主管們應該要知道，有一些員工比較不會主動在會議中講話，或是參加工作團隊的社交活動，如果能給予這些員工適當鼓勵，就可以提升他們在公司活動的參與度和發展。

就算你不是公司主管，適時關心內向或外向的同事，並找機會讓他們的工作體驗更好，對彼此也都大有好處。你可以邀請個性外向的同事一起遠距喝杯咖啡，或是幫忙比較安靜的同事，在他們真的想表達意見時說出自己的想法，這都是可以帶來改變的好方法。

使用視訊的時機
我們公司就跟其他公司一樣，不管是內部工作團隊之間的溝通，還是跟公司外部的客戶聯絡，都盡可能使用視訊電話。比起只是講電話，視訊電話可以更有效率的建立信任感，溝通得也更清楚。如果實際面對面談話有滿分十分，我認為講電話是四分，視訊電話則有七～八分。

雖然Covid-19迫使許多人必須開始接受這種溝通形式，但並不是所有人都喜歡講視訊電話。我記得我曾經跟某一家客戶以視訊聯繫，當他們發現自己出現在Zoom上面時，竟然直接躲到桌子底下去──我沒在開玩笑，他們根本是逃離鏡頭，因為他們以前從沒使用過視訊電話，才會有這種反應。

即便我們的客戶和潛在顧客不想開鏡頭露相，我們依然要開鏡頭。因為我們相信，對方看得到我們，才可以建立更融洽也更熟稔的關係。在疫情期間，我們也發現大部分的合作廠商開始採取同樣的方式。

看得到畫面，也更容易看出對方是否分心，通常從表情就可以看出端倪。有一次業務上的視訊通話，我們的員工剛好人在車上，因此沒有打開鏡頭，他實在自顧自的、滔滔不絕講太久，我從潛在顧客的視訊畫面，就可以看出他對這次提案已經失去興趣。然而，因為這位業務沒有打開視訊畫面，所以根本沒有察覺顧客的情緒，也無法即時應對。

雖然我們大力推薦使用視訊電話，但各位也務必了解，視訊比以往面對面或在電話中討論更加令人疲憊，這也是「視訊疲乏」（Zoom fatigue）一詞出現的原因。我們會對視訊感到疲乏有許多科學因素：首先，大部分視訊會議的參與者，會覺得自己必須與面前的螢幕──或是鏡頭上的綠色光點──保持眼神接觸，整個視訊的過程都不可間斷，長期下來會特別令人疲憊。

此外，實際面對面開會時，談話之間出現短暫的沉默再正常不過；然而視訊時，對話一旦出現停頓就令人備感壓力，大家會擔心是不是設備或網路出問題，也可能急著說話填補這個尷尬的沉默時刻。雖然視訊是科技的一大進步，但也有各式各樣的證據指出，視訊會議比起實體碰面或電話中的對話更令人耗費心神。

如今有上百萬的上班族，體會到連續花四小時講視訊電話的感受，因為必須全程表現專注、用心參與，這樣的狀態令人筋疲力盡。一般人通常無法忍受好幾個小時盯著鏡子裡的自己，長時間在電腦螢幕上看著自己的臉也是同樣令人茫然。

我們可以在講視訊電話時使用「目前演講者」（speaker view）的模式，特別是在講一對一的視訊電話時這招更是好用。使用這種模式時，發言者的螢幕畫面會放大，令與談者更容易專心。

我們以前的策略是盡可能使用視訊通話，但因為現在遠距會議越來越普遍，我們開始意識到，長久累積下來的視訊疲乏可能造成負面影響──通常講了三～五小時的視訊電話後，就會開始令人感到疲憊，因此改將更多公司內部討論的視訊會議轉換為其他形式，對員工來說會更有幫助。

公司內部團隊之間通常已經有良好的合作默契，因此將視訊會議轉變為電話會議的形式，你就能選擇坐在戶外進行電話會議，可以在住家附近走走，甚至是在家裡講電話時一邊動一動，幫助血液循環。

總結這裡提供的視訊電話小祕訣是：

• 將視訊會議時間保留給與公司外部人士的會議、概念發想的討論、全公司會議；或是討論公司內部的敏感話題時，像是與員工溝通工作表現缺失。
• 用電話與同事進行不那麼正式的會議、15分鐘的工作回報，或是只需要聆聽而不必參與談話的團體討論。

善用非同步視訊

還有另一種使用視訊做為單向溝通的好方法，這種方法也越來越受歡迎：非同步視訊（asynchronous Video），或稱為單向視訊（one-way video）。

現在的跨國公司有越來越多分布在全球不同時區的員工，因此要在一場視訊會議裡聚集所有的員工實在非常困難。在需要向全公司宣布消息時，要求超過170位員工一起加入談話也非常不容易，所以不如將訊息錄製成影片，請員工有空時觀看。

這種以視訊影片向員工傳達訊息的感覺，比冗長的電子郵件來得平易近人，拍影片更是比撰寫電子郵件快，還能更清楚傳達言詞間的情緒。像Zoom、Loom、Vidyard這些視訊平台，都很適合用來錄製這種影片。

非同步視訊，不僅很適合用於團隊間的溝通或向全公司傳遞訊息，用於個人之間的溝通也越來越便利。假設你收到一封需要謹慎回應的電子郵件，在這種情況下，錄製短片比撰寫及編輯細膩的書面回覆更有效率。與其花上整整一小時寫作、編輯內容複雜的電子郵件，你可以花不到五分鐘的時間錄製影片，以彷彿面對面討論的形式回應對方。

書籍介紹
本文摘錄自《WFH在家工作的成功祕訣：美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、又保有團隊精神的職場新優勢》，遠流出版

作者：羅伯特．格雷瑟、米克．史隆
譯者：孟令函

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打造虛擬辦公室，提升未來競爭力！

「如果你還在為遠距工作苦苦掙扎，羅伯特．格雷瑟最能提供你一些立即可行的建議。」──亞當．格蘭特（華頓商學院教授、《給予》作者）

當全球數百萬上班族為了防疫突然被迫在家工作（WFH, Work From Home），企業主卻發現員工遠比他們之前所了解的更樂於接受，大部分的工作內容也依然能正常運作。然而，並非每家公司、每個上班族都能一夕之間順利轉換，更不是把在實體辦公室常用的工作程序與策略直接拿來挪用就好。未來，隨著遠距或混合型的工作模式越來越普遍，做得好的公司才會擁有明顯的競爭優勢，吸引最棒的人才。

身為100％遠距工作組織、擁有170名在家工作員工「加速夥伴」的創始人兼執行長，羅伯特．格雷瑟從累積十多年的寶貴經驗中汲取遠距管理員工的正確原則、策略和工具，讓企業在虛實世界中皆能脫穎而出。

上班族從此：

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