3. 處理輸入資訊

經理人的辦公桌或電腦裡永遠有不停流入、堆積的東西，而且流入的東西與日俱增。在大多數情況下，多達80％的電子郵件都有附件。

經理人每天、每個小時都得面對，我把這些東西統稱為「輸入資訊」（input），不論必要與否、有趣與否、重要與否、書面格式或電子格式。

所以，每位經理人都需要我所謂的「輸入資訊處理方式」（input processing system）做為處理這條洪流的方法。有些經理人的辦公桌總是保持整潔，但大多數經理人的辦公桌總是一片混亂：整理過或未整理過的堆疊、通信、報告、備忘錄、檔案、書面紀錄、便條、報章雜誌、書籍等。許多人不僅辦公桌堆滿東西，辦公室裡每一個平面處都堆滿東西，甚至連地板也不放過，更不用說他們的電子檔案系統了。

有用的「輸入資訊處理方式」始於思考以下幾個問題：哪些事項該由我親自處理？哪些事項必須或可以交給他人處理？哪些事項可以稍後處理，或是需要時間處理，因此必須稍後處理？這些問題的答案中包含把工作委任他人的技巧，以及區分事情輕重緩急的技巧。

4. 妥當使用電話、傳真、電子郵件

通訊科技的發展，已使得時空限制變得毫無意義。如今，我們打電話給他人時，不需考慮他身在何處。這一點雖沒能引起媒體太大關注，但這是近期影響最大的變化之一，也因此從根本上改變了我們的工作方法。只需觀察其對辦公大樓的影響即可略知一二。然而，目前的通訊科技技術發展還沒到預計完成的三分之一。

另一方面，溝通本身卻落後於科技。事實上，溝通明顯變差了。在每家公司的問題清單上，「溝通困難」幾乎都名列前茅，就連小型公司也是如此。

現在比以往任何時候都需要自律及自我管理。在當今社會，人們的生活技能很大程度取決於自我管理能力，這一點在有效溝通方面尤為明顯。除了不斷實驗和測試之外，我們應該持續自問：以我目前的情況，該怎麼做才能更有效能？

儘管有種種其他的電子通訊創新，對絕大多數經理人而言，電話依舊是重要工具。電話的誕生雖然賜福人類良多，也顯著提升效率，但也可能因它而受害，尤其是行動電話。因此，經理人必須明智使用電話，避免成為電話的奴隸。多數人一想到打電話，或是接收到外部因素刺激而興起打電話的念頭，就會衝動本能地立即拿起電話撥打，通常這不是一種好的工作方法，同樣地，隨時接聽電話也不好。

遵循以下三項非常簡單的原則，通常就能使我們的工作方法明顯改變與改善：首先，在拿起電話撥打之前，先想想別種通訊工具是否更能達成目的；若電話確實是達成此目的的最佳工具，就應該先準備好談話內容，否則很容易淪為費時的閒聊；不要想打就打，最好區隔出一段專門打電話的時間。雖然，電話的重要性不容質疑，甚至還可能提高，缺點是可能導致欠缺準確和冗長囉唆。適當地改用傳真、電子郵件及信函，就幾乎能完全消除此缺點。通常，書寫方式比口頭方式更簡潔且更能準確表達，對習慣使用電話的人來說也是如此。

5. 準備文件

經理人不僅要閱讀很多東西，還得寫很多東西，未來也不可能有任何明顯改變，因此工作方法中必須包含有效率地準備文件的技巧（不論書面或電子方式呈現的文件）。

十年前，即使是高階經理人也無法想像自己需要親自寫電子郵件。現在即使打字能力有限，仍比其他溝通方式快速、容易許多。另一種則是口述錄音機，在許多行業中，學會使用口述錄音機是項優勢，經理人能加倍提升生產力。

本文摘錄自《管理的本質：迎戰複雜與變局的高績效之道，打造每個人都能實踐的核心能力》

作者：佛瑞蒙德・馬利克（Fredmund Malik）
譯者：李芳齡、許玉意

責任編輯：潘柏翰