二、謹慎決定「出席名單」

要將會議規模減少至8人以內，如何決定出席名單是第一個面臨的難題。為了確保會議中有「對的人」，必須先明確知道這一次會議應該處理哪些事情。換句話說，必須先有清楚的議程，並且確保每一個討論主題都被分配了足夠的時間。

可以試著問自己：「為了有最好的會議結果，誰一定要出席？」、「假如誰無法出席，會議就難以進行而必須取消？」找出一定得出席的人之後，再從這個核心群體出發，加入其他能夠增加會議品質、提高會議成效的人。

不過，決定出席名單可能會帶來一些爭議。因此，應該向團隊成員解釋決定名單的原則，並且允許未在出席名單內的成員可以提出理由要求參與。這是為了讓團隊成員了解，縮減人數並非為了剝奪某個人的發言權，而是為了提升會議的品質與效率。

三、給予每位參與者「明確的責任」

找到了「對的人」參加會議後，下一步是要讓這些人都能積極參與，並且共同承擔責任。首先，試著讓每個成員負責會議的不同面向，讓每個人明確知道，在這一場會議中他負責哪一個主題。藉由共同承擔責任，塑造出成員間的共同參與，這會使得成員更重視這場會議，投注更多時間做會前的準備，在開會過程也更加專注。