生產力與效率是職場工作者的基本課題,隨著資歷與職位不同,時間的分配比重要考慮的面向越來越多。當任務的難度與工作量有增無減,如何調適最佳狀態,確保有高質量的產出?創業家Brian de Haaff以臉書、亞馬遜等成功企業家的例子,歸納出4個增強個人生產力的習慣。

1.持續訂下新目標


臉書創辦人祖克伯常為自己的工作、生活提出新的目標與挑戰,除了讓工作有成長空間,也創造成就感。例如為了拓展市場,他規定自己學中文、每天和工作以外的一位新朋友見面,為他的生活與工作帶來更多可能,增加自己不同的思維模式。

亞馬遜創辦人貝佐斯採取「針對式」的思考,設定長遠目標。貝佐斯曾說:「我們學習任何需要提供給消費者的技能,建立消費者所需要的新科技與服務」,研究多樣的消費者喜好,針對不同消費者需求著手設定新目標,發掘讓工作更快速有效的方法達成消費者與企業雙贏。

2.設定每天的工作主題


Twitter的創辦人傑克.多西(Jack Dorsey)在2009年成立了電子支付公司Square。身為兩家公司的創辦人,他如何分配工作時間?他特別的習慣是:為每一天訂定工作主題。

他將Twitter和Square 的工作時間區分,規劃每天固定的工作主題以確保生產力,例如周一處理管理,周二是著手生產相關事務等。他坦言,這雖然將時間分為許多許多區塊,可能中斷某個領域未完成的工作,但讓我更聚焦在工作主題上,對每天著手的工作事務有所掌握。即使有其他未經安排的雜事干擾,也能快速回到原本的工作主題上,使工作處理更有方向。

同時,也可安排一天無會議日。Facebook 共同創辦人與Asana總經理Dustin Moskovitz相信,制式化的休息,可以給他和團隊每星期有足夠的時間專注與謙虛地工作。

3.精簡會議、信件


成功的人善用每一分鐘,專注在真正重要的事情上。Nissan 總經理 Carlos Ghosn 會為每日工作目標及非業務會議設定時間限制。他認為會議最長的時間為一小時三十分鐘,45分鐘報告、45分鐘討論。

臉書營運長桑柏格設定另外一種限制——信件長度。她回覆郵件會盡量簡短,給予直接、快速的執行答案,取代等待回覆與漸進式改善。

4.養成「深化工作力」


專注,這是最後也是最重要的生產力秘密。以比爾蓋茲為例,他20幾歲時,採用一個叫深化工作力的技巧,利用每周彈性時間專注地去做最有挑戰性的工作,沒有停止,全神貫注地執行。《深度工作力》一書的作家Cal Newport曾表示,專注是深度工作力關鍵,它能打擊分心,增加學習與工作效率,用較少的時間創造理想成果,最明顯的成功例子是讓比爾蓋茲在不到一學期的時間裡,開始經營一個億萬產業。

這四種方法,皆可嘗試將其分散重組運用,或著重一個秘訣執行。重點是,這些高產值的成功人士都專注於將每天少許幾件事做得深入徹底,而不是任由上百件工作事務雜亂無章。高產值的終極秘訣在於專注,放入更多專注在生活中,將會十分驚訝一天中的工作完成量不可思議地增加。



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