我們想讓你知道的是回頭看，因爲那10分鐘的匯報，從此換來俄羅斯分公司總經理的大力協助，直接促進A專案準時上線的成果。而對於此狀況，我會説我真的一點都不意外，因爲那是我們整個團隊，用心「think 3 steps ahead」換來的。

文：HAPPENer 橘鬍子弼爾

「布局」這兩字含義的境界，「布」代表著布置，「局」則是結局，所以布局合起來的解釋就是：「通過有巧思地布置對的人事時地物，來構建整件事情的美好結局。」也就是説，任何事情的結局，其實是可以被布置出來的。

還記得有一次，跟很多中西方朋友一起討論布局在英文上要怎麼翻譯，後來最有共鳴的是「Arrangement」，中譯「安排」也蠻貼切的，但總覺得就是少了布局二字包含了「事在人爲」的深度。

時常在培訓客戶「布局的力量」的時候，會拿下面的場景作爲例子來考客戶，大家也可以一起試試看：「老闆對著秘書問：訂書針在哪裡？」如果你是秘書會怎麼反應？答案等到這篇文章的結尾再揭曉。

重點是總經理最想瞭解的是什麼，而不是我們想說什麼

那一年，我奉命帶著客戶團隊出差莫斯科，目標是在三個月内，把我們A專案的一整套管理流程與系統，在客戶的俄羅斯分公司推行上線。

到的第一周，我們就興致冲冲希望預約俄羅斯分公司總經理的時間，跟他簡報專案内容以獲得支持，但當時總經理才到任兩個月，熟悉分公司業務才是首要任務（first priority），根本沒空理我們；再加上前腳有另一個B專案也來俄羅斯分公司推行，整個效果很不好，據説還被總經理駡了一頓，以至於我們A專案團隊，怎麼約就是見不到總經理一面。

最後，總算皇天不負有心人，在動用了客戶總部的高層network後，戰鬥民族出身的俄羅斯籍總經理，終於答應給我們「10分鐘」，而這10分鐘還是他結束的會議後，原本預留給外出見客戶準備相關事宜的10分鐘。而一同出差的客戶主管王總問我：「就只有10分鐘，方案都講不完，該怎麼匯報？」

我反而靈機一動，淡定地對客戶說：「很簡單，看起來總經理直來直往，喜歡速戰速決，我們就準備三張slides，一張講三分鐘，還可以留一分鐘給他問問題。」

客戶一整個愣住，原因是，原版本簡報已經精簡到不能再精簡，手心手背都是肉，每一頁都有重要的訊息必須跟總經理匯報，根本不知道該從10頁中挑出哪三頁。

我説：「不用挑，這10頁裡就只有集成方案價值視圖那張可用，另外兩張要重新製作。」

客戶更是急了，隔天就要匯報，之前的最終版不知道花了多少時間才修改完成，這時候要臨時生出兩張對總經理匯報，不知道Bill到底葫蘆裡賣的是什麼藥⋯⋯

我就跟客戶說：「只有10分鐘，所以重點是總經理最想瞭解的是什麼，而不是我們想說什麼。」我接著説：「除了我們A專案的方案價值，我猜總經理會希望知道，我們是不是有需要他協助的地方？另外，總經理也會想要知道，A專案跟B專案的關係是什麼？」

一語點醒夢中人，客戶這才想到，我們之前沒有特別列出需要總經理協助的地方，但是，總經理爲什麼會希望知道A專案跟B專案的關係？明明我們跟B專案就沒什麼關係⋯⋯

我解釋説：「總經理未必真的需要答案，但他到時會用這題來找碴，所以這題是最關鍵的加分題。」

一群人在我的説服下討論起來，才發現原來我們跟B專案之間，其實有蠻多在方案上必須拉通的整合點，後來一張清楚解釋A／B兩大專案的關係圖slide就出來了。

我們贏在「think 3 steps ahead」（多想三步）

隔天，我跟王總兩個人帶著印出來的三張A4，按時走進總經理辦公室，總經理一邊把西裝外套穿上準備外出見客戶，一邊不囉嗦地提點真的只有10分鐘，講重點就好。

接著，總經理把我們遞給他的三張A4從桌上翻閲，俄羅斯戰鬥民族的直接了當（straight-forward）的特性使然，立刻挑釁地問了句：「Only 3 slides?」（三頁可以説得清楚、講得明白嗎？）

我從容地回答：「Yes, let me start from the first slide, in which you will find the value propositions of our project......」（可以的，先從第一頁開始）

話還沒講完，總經理又急著問：「Wait, so what’s the relationship between A and B projects?」（等等，所以A跟B專案的差別是什麼）

我先是跟王總兩人互看並會心一笑，而當時我們心中的OS是中獎了（Jackpot）！

接著我不急不徐地對總經理說：「Please then turn to slide no. 3, in which you will find the 5 integration points between A and B projects.」（請翻到第三頁，這裡就有能看出差異）

而總經理就開始聚精會神地聆聽我們的簡報，接下來的細節在這裡就不贅述了。

結果，俄籍總經理因爲那10分鐘的匯報，立刻決定把隔天的行程排開，參加我們A專案的啓動會議（原本他不打算參加），並且在啓動會議中，大大稱讚我們A專案團隊的職業化程度是他看過最棒的，一直到三個月後成功將流程系統導入上線，這中間只要有需要他一定都親上火線全力協助。

當時，同時出差其他國家的同事問我，爲何俄羅斯分公司總經理這麼大力支持我們（他們則是一直被別的分公司澆冷水），我説我們贏在「think 3 steps ahead」（多想三步）。

回到匯報前一天，當時其實跟一同出差的客戶團隊，針對俄籍總經理的戰鬥民族特性做了以下的沙盤推演：

1. 匯報時間只有10分鐘：所以一定要切中要點，方式可以是整份10頁材料原封不動，但引導總經理只看重點，或是從頭我們就只準備三頁材料。

我們選擇後者，因爲主觀意識强烈的總經理，不會乖乖地坐在那裡聽你引導他，只準備三頁材料，其實目的就在於限制總經理的閲讀範圍；其次，我們刻意將三頁材料列印出來，某種程度而言，總經理從頭就被我們這個舉動給「鎮」住，所以即便趕著跟客戶開會，他也願意認真聼我們的匯報。

2. 總經理10分鐘内最想瞭解的三件事情：（前面已描述）

3. 讓總經理輕鬆掌握A專案與B專案的關係，針對這部分花了最多時間討論。

1. 先是有成員認爲，我們不熟悉B專案的内容，答不好還不如不答，所以選項一是誠實地回答：「總經理，對不起，我們不熟悉B專案的内容。」
2. 接著有成員說，可以幫忙打聽B專案的内容，但時間緊迫，選項二是直接口述回答：「總經理，A專案跟B專案的關係是⋯⋯」
3. 又有成員說，在總經理對兩個專案根本沒概念的情況下，很難光聽就懂，所以選項三是，至少也要在白板上將兩個專案的關係畫給總經理。
4. 最後我鼓勵大家，與其當場畫白板，選項四是我們事先在簡報畫好。

就是這樣子一步一步的沙盤推演，一步一步地自我要求，讓我們的準備，在無形中越來愈充分。

老闆對著秘書問：訂書針在哪裡？

最後回到文章開頭的練習題，「老闆對著秘書問：訂書針在哪裡？」

• 選項一：跟老闆説：「老闆，對不起，我不知道在哪裡。」 但相信即便真的不知道，也不會有人這麼誠實地回答。
• 選項二：跟老闆説：「老闆，訂書針在文具櫃從上數下來第二個抽屜的右邊。」記憶力超强，但意思是請老闆自己去拿。
• 選項三：找到訂書針後跟老闆説：「老闆，訂書針在此。」不過， 老闆自己還得用老花眼把訂書針裝進訂書機。
• 選項四：找到裝滿訂書針的訂書機，而後跟老闆説：「老闆，請讓我來幫忙裝訂文件。」

很多時候，我會跟團隊成員（team member），甚至也會跟兩個女兒說：

做任何事情，都一定要多想三步，才能讓事情總是事半功倍，也讓事情最後如我們所布局地發展！

回頭看，因爲那10分鐘的匯報，從此換來俄羅斯分公司總經理的大力協助，直接促進A專案準時上線的成果。而對於此狀況，我會説我真的一點都不意外，因爲那是我們整個團隊，用心「think 3 steps ahead」換來的。

所以，從現在起請記得，老闆要訂書針時，做個幫老闆把文件裝訂好的秘書哦，共勉之！






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