文：KOKUYO股份有限公司（コクヨ株式会社）

根據工作急迫性選擇提醒工具

緊急的工作，或是今天之內必須完成的業務，記錄在紙本便利貼後，貼在電腦或是筆記本上。我使用的是整面都有黏膠的便利貼，不必擔心便利貼飄來飄去，或是因為拉扯而剝落，而且很好撕除。

若是不太緊急的工作，我會使用顯示在電腦桌面的提醒程式。通常，我都是在下班前記錄待辦事項，寫下隔天或是近幾日必須完成的工作。此外，我也會將經常使用的資訊（當月的活動商品等）記錄在程式裡。

以前，我都是把資訊寫在筆記本上，但是特地打開筆記本又很麻煩⋯⋯。所以現在，大部分事務工作，我都是使用電腦完成。可以顯示在桌面上，又可以刪除的提醒程式真的非常方便。

  • 緊急事項使用紙本便利貼，此外則用程式提醒

只在桌面兩端放置收納盒

我在家中桌面上擺了兩個收納盒，左側是「未處理的收納盒」，右側則是「已處理的收納盒」。

家庭生活中也會有瑣碎的文件需要處理，有時候為了「要記得，不要忘記處理！」而放在容易進入視線範圍內的餐桌上，結果反而被其他東西吸引目光，或是記不清楚哪份文件已經處理完。

使用這種收納方法，即可單純將文件分成兩種狀態，不僅未處理的部分會確實處理，也可一眼看出尚未處理的文件確實在減少，激發「來處理吧」的動力。而且，每週只要統一整理一次裝在「已處理的收納盒」內的東西，丟棄不需要的東西，將需要保存的文件收入收納櫃即可。

  • 我的工作動力：清空左邊的收納盒！


注意縱向收納空間

一天中，有大半時間都在辦公桌度過，我認為打造出能夠保持好心情的工作環境，是不可或缺的一件事。
舉例來說，工作時看見凌亂不堪的辦公桌心情會變得鬱悶、失去幹勁，所以我經常注意辦公桌上的收納空間是「縱向」還是「橫向」。

資料和檔案盒理所當然要直立式收納，黏貼筆記和寫待辦清單便條時，我也會特別注意要「直立式」黏貼。隨意將小型文具、印章和計算機等體積小巧的用品散亂在桌面，是導致辦公桌變亂的原因，所以我在桌面上放了四方形的辦公桌收納櫃，將文具收在裡面。

  • 打造整齊空間的訣竅，在於直立式收納


利用檔案盒管理工作優先順序

我在辦公桌中間附近的電腦旁邊，放了直立式的檔案盒。這款檔案盒中央有間隔，將收納空間分成左右兩邊。我在隔板左側放「第一優先」（緊急且必須處理的文件），右側放「第二順位」（接下來必須處理的文件）的資料。

如此一來，我就可以看見已經完成的工作量，像是「左邊的文件慢慢在減少，今天蠻順利的」或是「右邊的資料增加太多了，不趕快處理不行！」，所以也能激發工作幹勁。

此外，這種分類方法不需要多加思考，只要憑感覺將資料分別丟進左右兩側，所以運作起來完全不會感覺到負擔。

  • 將檔案盒內資料的優先順序視覺化

本文摘錄自《KOKUYO的極簡工作術：做事變輕鬆，才叫做整理》

作者：KOKUYO股份有限公司（コクヨ株式会社）
譯者：金鐘範

責任編輯：游家權
核稿編輯：翁世航



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