文：蘿拉・范德康（Laura Vanderkam）

心法四：認清工作是什麼

常常有公司找我做一些時間追蹤的軟體程式，主要是為了防止公司員工上班偷懶。那種軟體商品通常還會利用一些聳動統計做訴求，像是「員工偷看足球賽，讓企業界每週損失十一億美元。」要是能夠嚴密監看員工的作業，讓他們不能偷看運動頻道ESPN，而是打開電子信箱乖乖辦公事，那麼生產力必定就衝到破頂了吧！不是嗎？

喔！也許吧。不過，我很少接那些案子。那個除了會有「老大哥」（Big Brother）的疑慮之外（指預言小說《1984》中的監視系統），事實上，大多數專業人士自己也都很明白，一天花八小時在YouTube上看貓狗影片，可絕對不是善用時間啊。你在密集會議之後，也許會花幾分鐘看看自己喜愛的球隊是贏是輸，但沒人會誤以為這些時間也是「工作」吧。還有一個隱而未現的問題，比每週因為偷看球賽而損失十一億美元還嚴重的：有些事情看起來像是工作，但其實都不是工作。理論上來說，那些事情也許都是你上班要做的，但做那些事情也都不會讓你或你的組織朝著目標邁進。

就拿電子郵件來說，根據麥肯錫全球研究院（McKinsey Global Institute）二○一二年的社會經濟報告指出，知識產業員工花費在處理電子郵件的時間高達工作時間的28％。手機系統全安業者「Lookout」公司指出，智慧型手機用戶有58％坦承，每個小時都會檢查電郵。而且這可不只限於清醒時間，魯克奧公司表示，有54％的智慧型手機用戶躺在床上也要檢查電郵。大約40％用戶表示，上廁所時會看看手機，還有9％用戶承認，在教堂做禮拜也要看手機。這麼頻繁地查看手機，常常是為了收發電子郵件，而電郵不就等於是工作嗎？但每個小時檢查電郵十次，你原本一小時可以寫好的說明會講稿說不定拖了兩小時才搞定，如此一來，可就很難說是善用時間，比起你花30分鐘寫文件、15分鐘檢查電郵，最後浪費45分鐘看貓狗影片，實在也沒高明多少。況且有些電子郵件根本就不需要看，各位可以想想，你休完假回去上班後，會刪掉多少垃圾郵件啊。你要是把時間花在那些郵件上，跟你上網偷看球賽也差不了多少。

或者我們來看一下白領階級最恨的事情以及它的同類：開會和電話會議。很多人的日誌上會議之多，實在讓我驚訝。第一資本公司（Capital One）主管品牌策略及公司治理的副總裁賈姬．派克（Jackie Pyke）表示，她每天時程大概有七成都在開會，「要是我不特別留意，不刻意阻止那些開會要求，說不定時程百分之百都在開會。我們的文化強調包容與合作，所以他們就以為把大家找來開會就沒錯。」合作當然是很好，但也有個缺點，就是開會的次數馬上跟滾雪球一樣暴增。要讓大家關注專案最好的方式，莫過於開會，因為開會就得交代進度，等於是設定一個期限。要是你不開會，那麼工作人員只會把其他六個排好會議的專案視為優先要務，你的事不免就要排在後頭。這可不是因為你的案子不重要，而是事情同一時間擠進來，大家會以為已經答應別人的事比較重要。

可以肯定的是，大家的確是需要見面，就像彼此需要用電郵聯絡一樣，在許多狀況下也需要見面談一談，至少是一對一的方式，這對優秀管理也非常重要。但成功者也會時時注意到機會成本。派克說：「我每一、兩年總會挑戰自己一下，研究自己如何運用時間，看看能不能做些改變。」她可能會把排程上所有的會議取消掉，要是召開會議的人覺得此會非她不可，就得再想辦法來爭取她的時間。對於過去覺得應該參加的會議，她現在會問自己：「我可以不參加嗎？ 這個念頭也許不是很好，但這就代表其他團隊的人也可以進來參與了。」或者有時候她會發現已經有人足以擔任某事，她就可以抽身。況且她的團隊成員都很厲害，他們也都能把事情處理好。

當然，你跟一些優秀員工一起工作，有時候免不了要一起開會，提供一些支援，幫助他們成長。「對於那些要向我報告的部屬，我真的很希望每個星期都能撥給他們每人一小時。」派克說，但她也知道「這對他們或對我，都是不切實際。」他們也都是極富歷練，每週一小時似乎嫌多了點。「他們現在比菜鳥階段要自動自發得多。或許每兩個星期一小時就夠了。」

或者你可以把會談時間限定為一小時，但不到一小時就能解決。人力資源軟體業者「iCIMS」公司執行長戴柯林（Colin Day）有二百五十位員工，其中五位必須直接向他報告，因此他每週撥出時間跟他們會談，每人一小時。但是他說他們「認為不必花一小時，因為那太久了。」要是可以花五分鐘就把事情說清楚，他可高興了，或者要是一通簡訊就搞定，那也很好。把事情交代清楚之後，他跟部屬都可以爭取到額外的時間。成功者總是問自己這個問題：「這一小時，我還能做些什麼？ 」要各位留意自己的時間，搞清楚某些事情需要多久，就是讓各位知道你花多久時間做多少事情是否值得。

你知道打電話給六個老客戶，平均每個要花20分鐘，這兩個小時等於你一次提案的時間，或者花兩小時來開會，等於放棄一次新案子的說明會。這樣值得嗎？ 還是只花一小時來開會，省下一小時就能做別的事情？ 有時候，你把它換算成金錢成本，看得就更清楚了。每個禮拜召集十位員工開會兩小時所花的成本，就等於公司聘請一位臨時員工。那兩小時會議所創造出來的價值，真的比公司再加一人還高嗎？ 或者會議開頭15分鐘才是重點，其他時間只像公司自願繳稅一樣？

如果你經營的是小企業，尤其要注意這個機會成本。創業家對於自己擅長工作的時間分配往往感到左右為難，因為一整年的工作時數也不過就是那麼二至三千個小時，你要是說自己很擅長寫文案，連公司財報說明都要自己打草稿，或許就犧牲了照顧公司最大財源的時間。那些能夠把小公司做成幾百萬美元大生意的創業家，就特別精於打這種算盤。崔西．比爾德（Traci Bild）的比爾德公司專為豪宅業者提供顧問服務，現在一年營收可達四百萬美元，但她每天下午3點就下班回家陪小孩。她有什麼秘訣嗎？ 她說：「我就是不斷地把自己換掉。我擔任領導人的工作，頭號策略就是把自己換掉。如果事情可以交代給他人，我就能去做下一個階段的工作。這麼多年來，我一直這麼做，效率非常好。」

喬許．史可尼克（Josh Skolnick）是二十幾歲的創業家，原本只是費城郊區打工修剪草皮的高中生。但這傢伙實在是有創業頭腦，所以等到他高中畢業的時候，手底下竟然已經有幾個員工幫他工作。他發現這個市場有利可圖，就決定進入植物照護和修剪這一行。當時，有個客人找他處理一棵枯樹，所以史可尼克請了個包商來做這件事。包商既然來了，史可尼克就想說看看還有沒有其他客人需要服務，所以他在那附近挨家挨戶地敲門詢問，結果那天他就做成了兩萬美元的生意。顯然史可尼克很適合做銷售。不過，等到他創辦樹妖服務公司（Monster Tree Service），而且擴大成全國連鎖業務之後，他再怎麼擅長推銷也不適合自己挨家挨戶去敲門兜生意了。

所以他就訓練他的工頭，叫他們在住宅區巡視，找出那些枝葉太過繁茂或樹根可能腐爛的植栽，建議屋主趕快修剪或做防治。他還教員工要主動跟一些在自家庭院的鄰居打招呼，以一種敦親睦鄰的方式做銷售。他說：「人的潛力可真會讓你嚇一跳，他們的能耐實在很驚人。有幾位為我工作的員工，我從沒想過他們會做植栽生意。」結果他們都學得很好，而且都能做成幾千美元的植栽買賣，史可尼克當然也會獎勵他們。他說：「我主持公司的方式，就是設身處地為員工著想，就能得到他們的尊敬。我從財政角度出發來照顧員工，以獎金制度來鼓勵他們承擔更多責任。」

各位在追求目標的過程中，自是不能把一些雜事誤以為是工作，當然更不能忽略一些真正的「工作」。生產力跟你的精神氣力有關，你不能跟它唱反調。有很多看似不像工作的事，要是正確地看待，其實都有助於善用時間。

對我們大多數人來說，這是指休息時間。范雷韻每個小時都會起來做一下瑜伽，伸展身體。我在下午精神不濟的時候，會去散步或跑步。因為我知道，我要是勉強自己坐在桌子前，不起來動一動，只會每隔30秒就檢查電郵一次，結果什麼事也做不好。而且很奇怪的是，我在這些休息時段反而會有一些新構想，是我在專注工作時想不到的。我在撰寫本書這部分時，因為進度有點落後，我開始考慮是否要取消跟某個夥伴的六英里慢跑活動。後來我還是去了，而且就是跟她一起跑得氣喘噓噓的時候，想到這部分的大綱應該怎麼做。那個慢跑怎麼看都不像是工作吧，結果它帶來的成果比我待在書桌前還多。

有些研究發現，這樣的休息時段和一般保健可以提供相當多的財務回報。二○○六年，東尼．史華茲（Tony Schwartz）和凱瑟琳．麥卡錫（Catherine McCarthy）在美聯銀行（Wachovia bank）的紐澤西州數家分行做生產力調查研究，讓一百零六位員工參與為期四個月的健康計畫，給予體能管理的建議，指導他們定時飲食、排解負面情緒，讓他們可以常常起身活動一下，不要一直趴在桌子前。結果跟對照組相比，體能管理組在放款部門的營收成長率較前一年多出13個百分點，存款部營收成長率也多出20個百分點（史華茲和麥卡錫在二○○七年《哈佛商業評論》〔Harvard Business Review〕發表這項研究的結案報告指出，美聯銀行以此評估員工績效）。我們當然也很難確定這裡頭到底是什麼因素激勵了員工，也許有些人是因為健康計畫就覺得老闆很關心她們而大受鼓舞，計畫本身反倒不是關鍵。但我們可以這麼說，有很多人定時地排定休息時段，這些時間雖然好像是「丟掉」了，卻可以讓注意力重新集中。

在美國聖路易市財富管理業者希爾投資集團（Hill Investment Group）的企業文化裡頭，馬特．霍爾（Matt Hall）即導入這種休息的概念。希爾投資集團是霍爾在二○○五年與另一股東合夥創辦，目標是幫助客戶「採取長期觀點」來投資。所謂優秀的投資，就是讓穩定報酬達到最大，重點在於「穩定」二字，而霍爾對於時間的管理，就跟他管理客戶的錢一樣，非常慎重。

霍爾一週的工作時數都做了精心安排。星期一和星期五都是他安排和準備時程的時間，所以從星期二到星期四，他都可以專注為客戶提供服務。霍爾知道，早上10點至中午這段時間，自己的工作效率最高，因此他說：「我把這段時間當作是房地產。你最珍貴的房地產是什麼？你不會白白送人吧。」因此一整個禮拜裡頭最寶貴的時段，就是週二到週四那六小時，他會用來跟公司最重要的客戶培養關係。「這樣我們就一定會成功。」他說。

在那個生產力高峰時段之後，就是午餐時間，而且是大家一起吃午餐，希望大家在這個時候都可以稍作休息，通常也趁這個時候做點教育訓練。「我們常常一起留在公司裡頭吃午餐，邊看些影片，再一起討論。」霍爾說。有很多TED論壇的影片可以觀賞，或者有人會說點閱讀心得，這些對他都很有啟發。午餐之後，大夥可能昏昏欲睡，所以這個時候就撰寫客戶通訊或一些內部工作，客戶就不會看到你在打哈欠。下午3點半是下午茶時間，大家一起去幾個街口之外的星巴克。霍爾說：「其實也沒人真的喝茶。重點是讓大家起來動一動，促進血液循環，提振精神。」如此一來，員工更能精神集中地工作到5點半左右。

這樣安排時間，就是可長可久的方式。如此安排「讓大家都有一種平衡感，下班回家之後還是感覺很棒。」也使得公司在經濟景氣不佳的狀況下，每年照樣成長35％。不過，事情當然也不是一開始就這麼順利。霍爾和瑞克．希爾（Rick Hill）在二○○五年剛剛創立公司時，情況一度「感到混亂」。隨時都要應付客戶，一點節奏感都沒，霍爾說：「搞得我們都快撐不下去了。因此我們需要塑造出一種架構，不會扼殺創意，也不會搞得大家筋疲力竭，而是一種可以讓大家做更多事情的組織架構。」

霍爾之所以這麼注意自己的體力，是有特殊原因的。二○○七年他三十三歲的時候，確診罹患慢性骨髓性白血病（chronic myelogenous leukemia；CML），也就是血癌的一種。直接面對殘酷的癌症威脅後，對這個年輕人產生重大影響。「它的影響是讓你對生命有了很不錯的觀念。」他說：「你真的會很明確地感受到，生命有限。」等他回來上班之後，希爾投資集團的日程安排就變了，每星期的目標是讓工作變得更有意義，而且可以留點時間讓大家在其他領域追求幸福。他說：「不能創造能量、產生回饋的會議、電話或客戶拜訪，都是不必要的。我們很挑，精挑細選，但全力以赴。」

現在有基利克（Gleevec）等藥物可以治療慢性骨髓性白血病，所以霍爾應該也可以恢復正常生活。換句話說，他的時間也不會比我們任何人來得少，但不同的是，霍爾對於這一點看得比大家還清楚。有些朋友開車經過，看到他跟同事們一起沐浴在午後陽光下，正在去星巴克的路上，不免對此說兩句玩笑話，而他也有巧妙的回答。「我想大家都以為坐在辦公室裡搞那些數字叫做苦工，但我們不是這麼看的。我們並不認為活動一定會有價值。」霍爾說：「我可以創造出大量的活動，但它不見得對你我都有好處。」這就好像是白領工作的白噪音，不但是工作，而且是能夠搞定重要事情的工作。

如果你覺得觀賞貓狗影片也有同樣神效的話，那就看吧。成功者都知道，驚人的生產力最需要充電，尤其是在創意領域方面。范雷韻會去逛書店、瀏覽藝術相關的部落格。你可以去辦張借書證，到圖書館裡頭碰碰運氣；你可以去參觀藝術博物館；你可以去閱讀一些其他相關領域的專業期刊；你也可以上星巴克，找些有趣的人聊一聊。如果你認為工作就只是辦正事，到可汗學院（Khan Academy）看微分方程式的短片就是占老闆便宜的話，那麼剛剛說的那些事情也許都不是工作。但如果你對工作的定義是看重實際成果，你知道等你退休後吃晚餐的時候，也不會把電郵都回覆完畢當作是一天的成就，那麼那些事情看起來就非常合適。

本文摘錄自《這一天過得很充實：成功者黃金3時段的運用哲學》

作者：蘿拉・范德康（Laura Vanderkam）
譯者：陳重亨



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