對於多數人而言，開會是一件十分痛苦的事，因為過程多半冗長而且沒有重點，令人下意識想逃避。然而隨著職位的攀升，開會的時間只會有增無減，根據統計，管理階層的工作中有35-50%的時間在開會，然而有67%的會議結果被認為是失敗的。如此看來，開會討論的效率極低。因此，領導顧問公司創辦人Kristi Hedges提出4個可以加速會議進行的方式，即便不是會議的主導者仍可讓討論更具效率。

1.事前充分準備，同時保留彈性

每個人都知道，想讓會議順利進行，事前一定要有所準備。然而所謂的準備，不光單指個人報告的部分，事實上，與會者更該了解會議議程，研究會議的主題以及可能討論到的內容，並預先準備相關的提案。透過對會議多方面的掌握，不僅可以減少個人思考時間，同時也讓論點更具說服力。

然而在準備的同時仍需保有彈性，因為會議中很可能發生突發狀況，例如器材故障，或是會議主持人遲到等，這些情況會壓縮到會議的進行。因此，最好的方式是同時準備完整版以及精簡版的報告，讓自己能根據當下情況調整，避免自亂陣腳。另一方面，若有未被討論到的重要議題，也可與主管在會後聯繫，以便進一步的討論。

2.呼應他人話題，避免討論無交集

在會議中，大家都會拋出自己的想法並討論。然而有些人希望在會議中獲得他人重視，非得等具原創性、與眾不同的想法出現後再發言，這樣的結果往往造成會議的參與感低落，在大家你一句我一句之間，會議不知不覺就結束，自己卻完全沒有提出意見。

事實上，想要發表意見，其實可以主動去呼應他人的提案，整合大家提案的共同之處，例如「我聽到有三個人提議產品需要修改，可以進一步說明嗎？」透過這樣的方式幫助眾人迅速掌握會議重點，也可以讓討論有所進展，避免無效率的對話。

3.詢問「怎麼做」取代逼問「為什麼」

會議沒有效率的原因，往往是因為過程中大家都亟欲證明自己的想法，卻未仔細思考他人的發言。若每個人都只顧著闡述自己的想法，一心想著說服他人，這樣並無法發揮集思廣益的效果。因此在會議中，需要有個傾聽並引導大家思考的角色。

想要快速取得會議的共識，可以透過問問題誘使大家思考。比起詢問「為什麼」，更重要的是問大家「怎麼做」，例如「想要成功的關鍵因素是什麼？」或是詢問「這個建議與之前的方法不同之處在哪？」等執行面的問題，鼓勵大家放下心中成見，深入探討每個提案的優缺點。

4.強調會議後的工作分配，具體實踐計畫

開會之所以會被認為是浪費時間的活動，是由於會議中的提案並未被執行，最終沒有產生任何改變。想要縮小理想與現實的落差，最好的方式在會議中就訂定後續的執行計畫。對一個會議的主導者而言，指派任務是一件簡單的事，但對於下屬而言可不是這麼容易。即便如此，Kristi Hedges仍建議每位參與者，在會議的途中可以主動詢問下一步該怎麼做，甚至依過去的經驗提出相關規劃，讓提案不再無疾而終。

開會從來不是件令人開心的事，然而人們可以試著讓它變得更有用些。透過上述4個方法，讓會議多點效率與價值吧！



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