文：SmartM／賴聖美

代辦事項中的項目總是滿滿滿、做不完嗎？記事本中的To-Do List，做不完卻帶給自己更大的壓力？以下為5個改善To-Do List的秘訣，讓寫在行事曆的每一項工作都可以確實地完成，提高成就感，也減少壓力。

1、要寫上去嗎？問自己這件事情是否真的是你的任務

把項目加到行事曆之前，記得先問問自己是最適合完成這項任務的人嗎？還是其實這本來是別人的任務，只是你是第一個知道這項工作的人。這時，你可以先想想看團隊中有沒有其他更適合負責這項工作的人，試著將事情給最適合的人完成。

2、記錄的工具適合嗎？選擇適合自己的工具

記錄行事曆的工具有很多種，製作行事曆時的第一步是選擇適合自己的方式。別人習慣的方式不一定適合自己，當別人認為很有效率的記事方法，若並非自己原本習慣的記事方式，套用在自己身上後也不見得會和對方一樣有效率。例如，許多人會使用Outlook、evernote來組織會議歷程、行事曆，但若你不習慣這些介面，或是習慣使用紙本安排行事曆，那麼選擇使用紙筆把一件一件事情記錄下來會更適合你。

3、看到卻沒著手的動力？使用動詞「To Do」 List

一個不小心看著滿滿的行事曆，卻怎麼也提不起勁完成嗎？這個時候或許是該大改造行事曆中記錄事件的方式了，行事曆上的文字太「安靜」可能會讓人感到沒動力完成，這個時候，可以試著讓自己的簡報動起來。加入動作、聲音或這是形容詞，讓整件代辦事項像是有人在旁叮嚀般。

舉例而言：

靜：星期二、10:00、簡報
動：星期二、10:00、快把會議用的簡報做完！
4、目標需要長時間才能完成？「大事化小」把事情分割成小部分一步步完成

在每天行事曆上的代辦事項應該是可以立刻達成、完成後可以被劃掉的項目，應避免把長遠的目標放在行事曆中，這樣不僅沒辦法讓掌控進度，也會帶來更大的壓力。例如，「重新劃規所有的銷售流程」這種就不是立刻可以完成的，完成的步驟可能是需要從檢討舊流程、擬定草案、討論......一步一步達成。

5、適當的壓力：「刪三」法則

Arkadium的CEO和合夥創辦人Jessica Rovello提供了一個她管理To-Do List的方法，就是設定一個每日可達成的目標，督促自己每天的目標是在工作清單中刪掉３個項目。這樣的目標是可以達成的，會為自己帶來成就感，也可以離終極目標越來越近。

遵循以上5個法則，確認任務適當性、將大事分割成小步驟、讓事情被描述得更生動。讓行事曆上的代辦事項不再是遙不可及的事情，使每件事都能確實地完成。

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本文經SmartM人才培訓網授權刊登，原文刊載於此

責任編輯：朱家儀
核稿編輯：翁世航



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