根據Salary.com的調查，47%的職場工作者認為他們的時間，最常浪費在於參與過多會議，然而很多會議有其重要性，不能為了增加工作時間就取消會議，這樣反而會讓整體工作效率低落。但要怎麼提升開會的效率，成為每個主管都要學習的事。
Come Recommended公司創辦人Heather R. Huhman在《Entrepreneur》雜誌網站，提出五個增加會議效率的方式，讓大家可以節省花在會議上的時間，增加可工作的時間。

一、了解與會者的時間安排

像是與會者最近工作負擔會不會很重？該時段有沒有更重要的事？在清楚與會者的狀況後，再視他們情況安排合適的開會時間，能有效提升開會效率。
之所以需要先了解與會者時間安排的原因在於，若安排會議的前後，與會者都相當忙碌，花很多時間在處理其他事情，在這種情況下安排會議，可能會讓他因為沒時間準備，加上沒有足夠的體力，而讓他在開會中表現不好，這樣反而會降低開會的效率。
不過開會的時間本來就是上班的一部份，所以做好時間管理是每個人都要注意的事，但如果在安排會議時能夠多了解與會者，不但可以提升開會效率，也能藉此關心部屬，讓部屬覺得受到重視，提升他們的向心力。

二、訂定會議大綱，並嚴格遵守

訂定會議大綱指的是要事先告訴與會者會議中需討論的事項，讓與會者能提早準備。而Huhman提到，訂定會議大綱後，就不能在會議中額外增加討論事項，這樣容易無止盡延長會議時間，也容易讓會議失焦，降低開會效率。
而訂定會議大綱，除了讓他們可以事先做準備之外，告訴他們會議開始及結束時間也是一件相當重要的事。明定開會時間，可以有效減少遲到的機率，而且若輔以一些懲罰，會讓與會者更容易準時參與會議；而訂定結束時間，除了讓大家方便安排時間之外，也能讓大家有意識這場會議什麼時候要結束，所以討論起來比較容易聚焦，不會發散。

三、每個人都要參與討論

開會很多時候是為了匯聚大家的意見，所以在開會時，必須要嚴格要求每個人都要參與，都要發表自己的意見，因為如果沒有參與討論的話，該名員工開會的效果其實不大，這樣大可以讓他把時間拿去做更有效益的事；再者，如果與會者當下有想法，卻沒有現場拿出來討論，等到做出結論才發表自己的意見，這樣大家還需要再討論一次，反而更耗費眾人的時間。
除了要求大家參與討論以外，Huhman提到Google跟Apple在開會時，每位與會者都會有其討論的事項，藉由這樣的安排，會更容易讓與會者了解自己在會議中的角色，提高他們的參與度，而這也是主管們在安排與會人員時，能夠提升開會效率的方式。

四、執行「兩個Pizza」策略

亞馬遜執行長Jeff Bezos曾提出「兩個Pizza策略」，以確保與會人數不會過多。
很多主管在開會時，會找很多不相關的人加入會議，這樣不但浪費那些人的時間，還可能降低開會的效率，因此Bezos訂定了兩個Pizza策略，指的是在決定開會人數時，必須要控制在兩個Pizza能餵飽所有與會人的情況下。
Huhman也提到，與其每個禮拜召開聚集所有人的大會議，不如按部門分成小會議，這樣可以提高與會者的參與度，也提高會議效率。

五、確認待辦事項與會議結論

最後，在會議結束前，跟每個參與的人確認待辦事項，確保大家知道這個會議的結論，以及自己接下來該做什麼，能夠讓這次會議所討論出的事項被確實執行，完全發揮這次會議的價值。


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