我們想讓你知道的是用數字說明，就能毫不費力地在最短的時間內用最快的速度讓對方知道。這是因為數字能先告知對方想知道的部分，簡單地表達對方需要知道的事。

文：定居美德

只表達對方真正想知道的事、必須知道的事

泰國工廠的生產比計畫慢了許多。
而且距離期末只剩下兩週了。

部長問你：「現在是什麼情況？」你該怎麼回答比較好？

• A：「雖然晚了點，還是能照原定計畫生產。負責人說沒問題，所以請不用擔心。」
• B：「產量會比當初的計畫少一百公斤，這段期間預估能生產四百公斤。再兩個月就能追上原定計畫的產量。」

用數字說明，就能毫不費力地在最短的時間內用最快的速度讓對方知道。

這是因為數字能先告知對方想知道的部分，簡單地表達對方需要知道的事。

說到這裡，各位可能會覺得這不是廢話嗎？

可是有很多人連這種「廢話」都做不到。

「何時」、「多少」、「幾％」能解決九成的疑問

以這種情況來說，部長到底想知道什麼呢？

首先是「現在的產量」。截至目前實際生產了多少？

其次是「未來的產量」。也就是只剩兩週的時間能生產多少？以及，要花多長的時間才能追上原定計畫的產量？

再來就是「可能性」。目前的預估有多少實現的可能性？

除此之外，大概也想知道為什麼會延遲及該怎麼因應吧，但部長最想知道的還是「何時」、「多少」、「幾％」。

當部長將「現在是什麼情況？」的疑問具體化之後，就會提出以下幾個問題：

• 現在的產量有多少？
• 還剩兩週，能生產多少？
• 什麼時候才能追上計畫的產量？
• 目前的預估有多少（幾％）實現的可能性呢？

也就是說，只要像B那樣用數字說明「何時」、「多少」、「幾％」，就能回答部長九成的疑問。

這種方式不只是對工廠，在辦公室向主管報告時也一樣。

「現在的營業收入是兩千萬圓，預估未來三週能完成剩下的一千萬圓營業額，達成三千萬圓的計畫，而完成剩下一千萬圓的營業額的機率預估有75％。」

「目前的客戶人數為三百人，只要目前的申購速度能持續下去，大概再過三天就能補足剩下的一百人，達成四百人的目標，達成95％應該沒問題。」

「沒問題」招致的慘劇

實不相瞞，我曾經說出A這種話，導致多花了將近七千倍的時間。

雖然主管詢問多次，但泰國的同事都說「沒問題」。

吃完午餐，在東京總公司上班的主管對同在辦公室裡的我說：「這不可能沒問題，再這樣下去可能會出大亂子。」

「你回家拿護照，我陪你一起去泰國。」

接下來的兩週，我們都在泰國的工廠裡為了調查情況與解決問題疲於奔命。

因為沒有用數字說明，結果多花了不只十倍的時間。

三分鐘就能搞定的說明，結果卻花了兩週，也就是多達七千倍的時間。

由此可知，只要以「何時」、「多少」、「幾％」掐頭去尾地說明對方想知道的事，說明時間就能縮短到十分之一以下。

這不只能節省你的時間，也能避免浪費主管或周圍的人的時間，還能增加大家對你的信賴。

問題是，泰國的同事真的像他說的A那樣，堅信沒問題嗎？

現在回想起來，我猜他其實知道有問題。

但知道歸知道，卻又提不起勇氣向主管報告壞消息。

然而愈是壞的消息愈要趁早報告，這點非常重要。

因此接下來要介紹的是，藉由「用數字說話」將壞消息化為轉機的方法。

用數字說話的技巧

只表達對方想知道的情報就能減少說明時間，還能讓對方更信賴自己。

書籍介紹
本文摘錄自《話數：3秒打動人心！財務長的高效數字溝通力！》，平安文化出版

作者：定居美德
譯者：賴惠鈴

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