我們想讓你知道的是不少人主張「報告必須從結論說起」。事實上，對主管來說，他們想知道的並不是我們心目中的結論，而是報告的主軸。因此，呈報的資料應該以主管想知道的內容為重。


文：山本太平

一分鐘報告法，主管再忙都會說有空

我在豐田任職時，只要涉及車款設計或系統測試之類的圖樣，即使只是些微變更，也必須向上呈報。

面對變化如此快速的時代，這種做法或許過於瑣碎。但是，豐田身為汽車製造廠，每一個設計環節都關乎客戶的人身安全，因此呈報與簽核流程必須統一與嚴謹。因此，有許多日常業務需要向主管報告。

問題是，我們很忙，主管更是分身乏術，撥不出時間逐一聽我們匯報。如果每當部屬需要請示，主管便耐心花時間聽我們解釋的話，原本已經堆積如山的工作只會越積越多。

因此，遇到部屬請示時，主管總是會說：「總結成一張報告，再拿來給我看。」豐田人之所以能駕輕就熟撰寫報告，就是這樣養成的。

除此之外，所謂「一張」報告，指的是A4大小，而不是外界印象裡的A3紙。

部屬依照主管的指示（或者事先準備），將要呈報的內容，簡潔整理成一張A4大小的報告，抓住主管的空檔，上前詢問：「經理，方便借用您一分鐘嗎？」

除非特殊狀況，通常主管都不會不近人情的拒絕。順帶一提，這個「方便借用您一分鐘嗎？」的說法，可是世界通用的談話技巧，我攻讀研究所時，也常對外國教授這麼說。

主管同意後，部屬就將事先準備的資料遞上去：「關於○○專案，我打算這麼進行，您覺得如何？」接著，主管用一分鐘的時間確認報告內容，並下達指示。

只要呈報的資料能掌握住重點，基本上主管都會當場裁示，即使主管對報告內容有什麼疑慮，也只會問一、兩句，並根據部屬的回答，指示下一步該怎麼做。

主管想知道的，不只是結論

問題是，資料該怎麼彙整，才能讓主管快速簽核呢？接下來，讓我舉個例子說明。

例如，某個車型出現噪音問題，研發團隊的山本提出A、B兩個解決方案。經過各項調查、測試與相關部門討論後，山本研判方案B比較合適，於是，根據豐田的規定，遞交報告呈請主管簽核。

這個時候，該如何彙整，才能讓方案B更順利過關呢？

主管業務繁忙，當我們抓緊他的空檔，詢問：「能占用您一分鐘嗎？」時，表示遞交的資料必須輕薄精簡，能在一分鐘內閱讀。其中訣竅不外乎掌握以下重點。

①主旨

即便時間有限，任何報告都應該在一開頭先「說明原委」，而不是本末倒置的從結論說起。換句話說，就是直切主題。

不少人主張「報告必須從結論說起」。事實上，對主管來說，他們想知道的並不是我們心目中的結論，而是報告的主軸。因此，呈報的資料應該以主管想知道的內容為重。

以山本為例，報告的主旨就是「○○車型噪音解決方案」。

②請示

其次，根據①的主旨，說明「自己請示的需求或答案」。換句話說，就是請示的重點。對業務繁忙的主管來說，單刀直入的請示，反而很快就能得出結果，不浪費彼此的時間。

例如，可以寫「方案A與B之裁示」。

③結論

介紹完①與②之後，才提出所謂的「結論」。換句話說，將自己是怎麼想的，或者做了哪些努力，當成壓箱寶。

例如，以「討論結果顯示，方案B之成效更為顯著，故此呈請變更設計」作為總結。

④佐證

最後是列出佐證，說明結論③的可行性。這個環節以條列式為宜，並控制在三項以內，以便主管一目瞭然。

⑤補充事項

基本上，①到④只要抓準大方向即可。需要另行說明的話，可以在報告的最後，加上條列式的「補充事項」。

除此之外，謹守例文中的順序，並確保文字敘述簡潔明瞭，盡可能避免複雜的專業術語，也極其重要。

口頭報告，也可以這樣說
掌握報告的重點，只要簡簡單單的一張紙，就能獲得主管簽核。

事實上，我離開豐田，轉職到TBS和埃森哲之後，這個報告的彙整格式，也經常讓我獲得主管與客戶的好評。當然，我獨立門戶從事企管顧問業後，也從未忘過這項技能。

特別是我在提供諮詢服務時，深刻體會「傳達能力」幾乎是各個業界的瓶頸。我認為，只要懂得如何簡單扼要的彙整資料，就能夠解決部分問題。

此外，前文所介紹的資料彙整順序，也適用於口頭報告，希望各位舉一反三、靈活應用。

豐田の溝通
只要一張A4，一分鐘就能搞定報告。
嚴守「主旨→請示→結論→佐證→補充資料」的報告順序。
口頭報告同樣適用。

書籍介紹

本文摘錄自《豐田の溝通，比JIT更強的管理利器：不怯場一分鐘報告法，主管再忙都有空詳談，帶出敢發問、敢挑戰、敢求救的幹才》，大是文化出版

作者：山本太平
譯者：黃雅慧

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提到豐田，許多人會與即時管理系統（JIT）畫上等號。
JIT精準控管生產線，使豐田汽車從日本第一躍升世界第一，
但是，比JIT讓豐田更有競爭力的，是豐田人都在徹底執行的豐田溝通法。

本書作者山本大平，京都大學能源科學研究所畢業後進入豐田汽車，
參與新型車款研發，曾勇奪豐田集團執行董事獎、副董事獎等多項獎章。

之後轉戰娛樂界，於TBS電視臺負責《極限體能王》等節目宣傳及行銷企劃。
其後跳槽至外商埃森哲公司擔任顧問服務。
2018年自行創業，專業領域為AI科技之企管服務。

• 豐田的品質怎麼來的？工廠老師傅的「歹看面」，光看就夠、不必說話。
• 所有溝通都可在一分鐘內解決？因為豐田人有獨特口頭禪。
• 豐田公司沒有例會這回事，開會更不准筆記，會後執行率超級高，怎麼辦到？

本書是他整理多年來在豐田的學習經驗，
歸納出一套比JIT更強的「豐田溝通法則」。
主管再忙都有空詳談，帶出敢發問、敢挑戰、敢求救的幹才。


豐田人開會，只要30分鐘

不論部門大小，從不開「沒有目的、固定時間就該開會」的例會，
所有會議都要先有明確須解決的問題，並且在30分鐘內完成。
會議全程，大家不准記筆記，更不需要另外寫會議紀錄；
這樣開會的用意是？

報告的法則，口頭與書面都適用
想找主管討論工作，豐田人有固定的口頭禪，
這樣對方就算再忙，都會停下腳步說「有空」。

還有，一通電話能解決的問題，豐田人絕不寫電子郵件；
萬一你寄出去的信，遲遲得不到客戶或同事的回音，
豐田人也有必殺技，讓你的信從此不會被對方「晾著」！




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