我們想讓你知道的是簡報規劃，就如同其他職場技巧一樣，不能夠墨守成規。就著文初提及的三種性格和情境，採用告示貼是好的方法，但上班族更重要的是理解簡報規劃時的誤區，採用告示貼能解決甚麼問題。


文：上班族簡報日常

近十年掀起了簡報的新浪潮中，相對於以往單純地注重設計，簡報的事前規劃終於被重視起來；而在中外各種書籍、網站當中，最經常提及的技巧，莫過於利用告示／便利貼輔助計劃簡報。

不用擔心，這不是又一篇影印「簡報要用告示貼發想」的文章，我們一起來看看「為何」、「如何」，還有更重要的，是在辦公室用不上告示貼的時候，可以有哪四種替代品，幫助上班族們做好簡報的規劃。

簡單來說，以下三種性格或情境，是最適合使用告示貼／便利貼（或其他類似模式）來做簡報的計劃：

• 急性子的人
• 對自己／簡報信心不足
• 需要團隊協作的簡報

讓我們在拿出告示貼之前，先退一步，來回想一下計劃簡報時的情境。

急性子的人：先放下設計
急性子的人，最容易出現的情況是，未完成內容的規劃，便開始了簡報的設計。我們都明白，在辦公室裡爭取表現的重要性，所以簡報設計中最搶眼球的部分，圖示、滿屏圖片、字型和配色等，都好像多汁的水果一樣在向我們招手。

急性子的人在想了幾個點子以後，多數會忍不住碰一下簡報軟體的功能，選字型、轉大小、改顏色，或是在瀏覽器利用關鍵字搜尋一下圖示和圖片等素材。

這種注意力的轉移，不單會影響了內容規劃的效能，出現了內容離題、不足或是失衡的情況，時間也很容易地浪費掉（我們都經歷過不斷用電視遙控器轉台而浪費了一個晚上吧），加上匆匆選擇的設計和素材也很容易偏重於到腦海中出現的頭幾個念頭，而並非緊貼全局。

使用告示貼，就是為了幫助急性子的人在規劃內容的時候，遠離簡報軟件和瀏覽器的誘惑，將投映片設計這一步先從思緒中剝離，讓焦點先投放在建構內容上。

而且，每張告示貼的面積也相對地小，可以寫的文子不多，急性子的上班族可以慢慢學習到只在告示貼寫上念頭或論點，而不用立刻寫下詳細解釋，這樣也可以避免太專注於某部分而令內容失去平衡。

信心不足時：先放下疑惑
對自己或是簡報信心不足的上班族，在規劃內容的時候，最常出現的情況是懷疑自己（second guessing yourself）。擔心做得不好而每每在規劃內容的時候出現以下的念頭：

• 「這個論點適合嗎？」
• 「這樣表達正確嗎？」
• 「這個部分好像不夠論點耶⋯⋯」
• 「這兩個論點是否要對調呢？」
• 「這個角度太普遍了吧？」

在缺乏信心之下，記下論點的時候，便會懷疑合適度、次序、結構，然後嘗試更改、修正、重整，問題是這樣做有機會進入了無了期的死胡同，每一個新論點也可能觸發新一輪的自我懷疑和否定，再花時間檢討已經寫下的內容，不單會影響進度和節奏，明明在腦海中的下一個念頭，有機會因爲東改西改而忘記了，損失了有用的點子，結果更埋怨自己，形成又一個惡性循環。

使用告示貼，就是要抗衡這種自我懷疑和修正的機制。想到一個念頭就寫下一個念頭，然後立刻把它貼在牆上，再繼續寫下一張；不用擔心用得多告示貼會帶來成本問題，而且在牆上快速出現大量告示貼，會對信心不足的上班族帶來很大的鼓舞。

寫一張、貼一張、下一張，這個循環的動作，是要訓練我們不要去理會已經寫下的內容，焦點集中在下一張上面，念頭不一定要連貫，在這一步數量是重於質量，想到甚麼就寫下甚麼，念頭最後不合用也沒所謂，反正都是那一句，告示貼不算昂貴嘛。

團隊的協作：先專注平衡
辦公室內各人也有著不同的性格和專業，有充滿熱血幹勁的、有擅於表達溝通的、有擅於數據分析的、有擅於邏輯結構的、也有人際關係手腕圓滑的，當然要生存的話，也少不了可以分享「公司想當年發生過甚麼事」的老臣子。遇上範圍比較寬廣，或是需要團體協作的簡報，內容和參與的平衡，都需要留意。

使用告示貼，在以量取勝的發想步驟以後，團隊便可以順著每張的內容進行分析，未必相關先放在一旁（後期討論或會修正方向而令它們變得相關），重覆的論點先行棄置。

進行了第一波的評估和清理，接著便是以內容進行分類，把相關的告示貼聚集在一起；分類過後就會是縱向橫向的結構設定，縱向是在一個分類中，各個論點形成的結構和順序，例如甚麼是論點、甚麼是論據；橫向則是各分類之間的關係和次序，例如先談市場現有產品的痛點，再談新產品如何作出改善等。

完成了分類，我們就來到了平衡的環節。為什麼要每張告示貼只寫一個論點，除了是預防規劃內容的時候進入了太深層的胡同、增加告示貼的數量來加強自信心、以及方便在眾論點之中進行分類以外，就是當我們往後一步再看告示貼，從視覺上可以評估出大概內容的分佈，哪一個部分的論點佔多。

我們不是要追求完美的平衡，而是在這一步了解團隊是否太專注於發想某一部分的內容，而影響了簡報整體的觀感，例如是「what-is」部分過多，「to-be」部分太少，或是提案的部分對預算的影響內容不足等。

內容的份量做好了平衡，但很多時候我們也會忘記了內容性質的平衡。上班族可以考慮利用用告示貼的顏色來區分，例如動之以情的用上粉紅色，說之以理的就上淺藍色，中立的論點就是黃色，就正如上文一樣，往後一步看，視覺上了解一下，簡報是否太側重於熱血表達，或是過多地強調客觀數據？動之以情的是否要安排一些滿屏圖片或是說故事的環節？說之以理的是否要加入數據圖表，甚至是簡報後發放講義和報告？

參與的平衡亦如是，利用告示貼的顏色（或是一些小貼紙），團隊也可以從視覺上客觀地了解到各人分工的分佈，而不是主觀地覺得誰做得多、或是自己的鎂光燈不足夠，而且你也會希望擅用各人的背景和專長分派簡報內容的準備工作。

告示貼的限制

很多人都對使用告示貼作為簡報規劃的輔助推崇備至，但要把理論帶回辦公室去應用，我們有兩點作考慮：

• 告示貼的時間性

在會議室內以告示貼來規劃，一開始了大概就要完成，要是會議室的使用時間用完了，把告示貼都撕下來明天再續，途中有機會遺下或弄丟了幾張；當然，先拍下照片存檔也是一個好辦法，但明天的續會上，萬一真的發現不見了一兩張告示貼，大家便要花時間對比照片與手頭上的告示貼差了些甚麼，也影響了會議的士氣和節奏。

有些人會選擇用一張A3紙作為畫版，要離開公司或會議室時便把紙對摺，這樣做同樣有機會弄丟了告示貼。

• 告示貼的注目性

這個才是使用告示貼的致命傷。如果你從事的是傳統產業，或是老闆對簡報設計不大重視，或是作為新入職的同事，貿貿然把辦公室或會議室的一面牆黏上告示貼，那怕目的是為了做好簡報，難免會引來注目，遇上較守舊的同事或是公司內競爭的對手，更容易被扣上「假掰」之名。

當然，如果你是在外商或是有外國同事的公司工作，或是因疫情轉為在家工作，使用告示貼大概不會讓你成為焦點，否則就可以考慮一下用以下幾種辦法作為告示貼的代替。

告示貼的代替

• 白板

要是在辦公室裡要規劃簡報，那怕是在外商工作，我多數選擇用會議室的白板，相比使用告示貼低調一點。白板的文字易修改，要自我規律不要寫太長，用上不同顏色的白板筆就可以發揮到告示貼不同顏色的用途，自己一個或是與同事一起規劃也不用擔心被當成假掰。除非公司用的是智能白板，否則傳統白板也解決不了告示貼的時間性問題，不過從整體來看，白板是告示貼很足用的代替品；

• 白紙

有一些公司在辦公室沒有白板，或是公司內的氛圍更為保守，我會選擇用上鉛筆在白紙書寫，鉛筆算是易修改，用上白紙可以在自己位置低調地做簡報規劃，相比起告示貼和白板，因為畫板的面積變細，規劃的效能難免會降低，但時間性方面總算不錯，我在辦公室規劃到一半，回家或是翌日繼續都沒有問題；

• 各種線上協作工具

在疫情下，上班族多了在家工作，很多線上會議工具也有提供電子白板、電子告示貼、同時協作等功能，需要團隊一起做簡報規劃的時候，這些工具便成為了實體告示貼的良好代替品，存檔的功能也可以針對時間性問題作出改善。然而，最後也要看你如何去說服團隊，一起用告示貼／白板的形式去規劃簡報了；

• 試算表軟體

有些公司因為資安疑慮，把很多線上工具，或是它們所屬的網站，都從內聯網中擋掉了。要是團隊能夠接受告示貼形式的簡報規劃，要做遙距規劃時，最後的選擇可以是公司內的試算表軟體。

新一代的試算表多數已經支援線上協作的功能，雖然看上去這樣的用法有點奇怪，但是試算表軟體有幾項功能其實能夠幫助到簡報的規劃：畫面的縮放、文字的搜索、欄位的排序、寬廣足用的畫板、格式化條件（conditional formatting）更可以利用人名或關鍵詞來自動更新方格的顏色，需要平衡內容或分工的時候十分方便。

結論
簡報規劃，就如同其他職場技巧一樣，不能夠墨守成規。就著文初提及的三種性格和情境，採用告示貼是好的方法，但上班族更重要的是理解簡報規劃時的誤區，採用告示貼能解決甚麼問題，到萬一出現未能應用告示貼的情況，便能夠靈活地找到代替品去應對。不要死抱著一個方法、一個方式，才是辦公室的生存之道。




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