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文：鈴木真理子
成為備忘錄狂人！
請試著站在客戶的立場想想看。你想把工作委託給什麼樣的人？什麼樣的人你才能安心委託工作？
如果是我的話，我會希望把工作交給會寫備忘錄的人。
舉例來說，去餐廳用餐，點了飲料與餐點時，有時候會遇到不寫點餐明細的服務生吧。或許對方對自己的記憶力有自信，但是在前往廚房途中，有其他桌客人要求「再幫我拿一瓶啤酒」、「請給我一杯水」等，結果就忘記原先客人訂的餐點。
在這種餐飲店中，經常發生點餐出錯的狀況。
寫備忘錄與不寫備忘錄的人，兩者的差異或許就在於有沒有養成這個習慣。
如果養成寫備忘錄的習慣，失誤就會大幅降低，工作的安排也會做得更好。
另一方面，沒有習慣寫備忘錄的人，就會遭到各種悲慘的下場。只是偷個懶沒寫備忘錄而已，失誤就大幅增加，工作安排也不順利。最可怕的是，一般人很難察覺自己出錯的原因是不寫備忘錄，而且身旁也沒有人提醒「寫一下比較好吧」。
到目前為止，我與好幾個「麻煩者」共事過。若要說他們帶給我什麼麻煩的話，大概就是忘記他們臨時想到而下的指示、拜託的事忘記做、同樣的事情一直重複講等等。這些人的共同點就是平常不寫備忘錄，年齡超過五十歲以上。
時間過得越久，習慣就越難改變。長年工作下來，就會受到自己的作業方式或自尊影響而不容易改變習慣。不過，改變習慣永遠不嫌遲。
無論擁有多高的職位或豐富的經歷，無論多麼能言善道，無法遵守約定或是忘記約定的人，就不會受到敬重。
信任並不是一朝一夕就可以輕易得手。不過，如果持續遵守小約定，最後終將獲得「交給這個人就安心」的信賴。
反過來說，光是養成寫備忘錄的習慣，就可以減少失誤，並且迎合對方的期待。就算是新進員工或年輕員工，也能夠很快地受託重要任務。
讓自己成為備忘錄狂人吧！
如果因為失誤多而覺得困擾的話，請把自己訓練成備忘錄狂人。
我之所以成為備忘錄狂人，是因為我對自己的記憶力沒有信心。離開辦公桌沒幾秒，我就想不出「我站起來要做什麼？」，這是常有的事。如果忽略這樣的情況，我想我一定會給客戶帶來麻煩的。
請你也跟自己約定，「就寫個備忘錄吧」。
工作能力強與否，並非天生的。只要在重複失敗的過程中，慢慢修正軌道就好了。
沒有習慣寫備忘錄的人，請從今天開始養成這個好習慣。
當我在各公司舉辦研習課程時，發現有人會雙手空空前來上課。
詢問之下，對方的理由是「課程注意事項裡面沒寫要帶什麼東西」。但是，都已經是社會人士了，文具用品等物品就算不用提醒，應該也要隨身攜帶吧。
另外，行事曆、備忘錄與筆記本分別是不同的工具。
行事曆是記錄行程用的，如果是工作上的學習或出席會議，把內容寫在筆記本上是最好的。
因為當書寫內容一多，行事曆或備忘錄的版面空間就會不夠用。
備忘錄是接受指示、臨時需要記錄時使用的。
如果是年輕員工或助理職位的人，我推薦使用小本的記事本做為備忘錄。由於接受指示的機會較多，所以可放在口袋，隨時隨地都能取出書寫的迷你尺寸是最適合的。
如果是裝訂成冊或是線圈類型的記事本，由於能夠留下前面的記錄，就不會有單張便條紙不小心弄丟，或是夾在其他檔案裡的問題了。
希望各位要注意的是，隨時、隨地、任何事情，都能夠以便利貼代替備忘錄。但是，便利貼也可能有寫不下，或是因為重複撕貼而掉落等疑慮，所以還是使用一整本的備忘錄比較安心。當然，便利貼也有非常好用的時候。因為可以貼在任何地方，所以很方便。
另外，相信有人會利用文件的背面當成備忘錄吧。不過，這樣做會有洩漏文件機密的風險，所以建議還是使用市售的備忘錄。雖然降低成本的觀念很重要，不過小氣策略也可能會造成工作上的失誤，這點請務必注意。
順帶一提，我自己最愛用的備忘錄是銀座伊東屋銷售的legal pad備忘錄。
這種備忘錄的紙張非常好撕，所以使用前提是用完即丟。如果要外出，也可以撕下一張帶出門。另外，紙張的頁首部分是紅色，書寫部分是黃色，比起白色紙張更加顯眼，這樣就很容易看到，不容易遺失，這也是我愛用這款備忘錄的原因之一。尺寸大約是三十二開（約十三×十八公分）。
以前我曾經用過贈品的備忘錄，或是把沒用過的行事曆裁成備忘錄使用，不過終究還是不合用。
工作上，選擇適合的工具還是很重要的。
專業的廚師會精選菜刀，美容師會精選剪刀，也會下重本投資。
我從二十多歲就習慣找的美容師是一位堪稱元老級的大師。一問之下，這位大師使用的剪刀價格高達三十萬日幣。據說這是他花好多年才找到用得順手的剪刀，而不是因為高價才買的。也正因如此，大師非常愛惜並重視他使用的工具，令人印象深刻。
就算是坐辦公桌的人，是不是也應該開始挑選好用的工具，整理自己的工作環境呢？如果講究文具，不僅工作進行順利，也會減少失誤。如果找到中意的備忘錄，就請多買幾本，以免缺貨時買不到。
雖然說寫備忘錄很簡單，但其實備忘錄也分各種類別。若想要減少失誤，希望各位要寫兩種備忘錄，分別是「外部備忘錄」以及「內部備忘錄」。相信這是各位不曾聽過的名稱，所以由我分別說明。
首先是「外部備忘錄」。寫這種備忘錄的目的是為了避免忘記外部進來的資訊，例如下列的場合：
這些場景的共通點都是「一邊○○，一邊記錄」。由於同時進行接收資訊與記錄兩個行動，所以必須做到速記的程度。
其實工作久了，每個人都變得能夠輕鬆速記。但是新進員工就會覺得很困難。在新進員工研習課程中進行電話應對訓練時，每個人都覺得相當驚恐，因為如果專心聽對方說話，就無法同時動手記錄。
寫外部備忘錄是消除失誤的基本功。請養成聽人說話時，同時做記錄的習慣吧。
接下來是「內部備忘錄」。這也可以說是記錄自己想法或創意的備忘錄。
腦中浮現的想法如果置之不理，就糟蹋了好東西。若將想法視覺化，腦中單純的想法就會轉變成具有價值的工作。
想起以前，我是在泡沫經濟時代開始工作的。那時辦公室裡沒有電腦，也沒有手機，商業文件與郵件都是透過郵局寄送。電子郵件剛開發使用時，對我們來說就宛如魔法一般。第一次看到手機時，簡直無法置信「可以帶著走的電話，那是騙人的吧」。
「如果能夠更輕鬆工作就好囉」。我想發明者能夠實現各位的各種願望，一定也是從記錄創意的步驟開始吧。
話題扯遠了。回到主題，我希望各位每天寫的「內部備忘錄」，就是待辦事項清單。這與接電話時寫的留言訊息不同，寫不寫待辦事項清單是個人自由。其實，我在研習課程或研討會中詢問過學員，可以說有半數的人回答「沒有」寫待辦事項清單。
待辦事項清單乍看與工作失誤毫無關係。也有人覺得「就算不用特地寫也沒關係」、「太麻煩了」。不過，職場上嚴禁過度自信。為了避免疏忽或遺漏今天應做的事情，也為了安排工作進度，請瞭解待辦事項清單是工作上的必備工具。這是可幫助你順利進行工作的內部備忘錄，寫了絕對有益無害。
其他利用「內部備忘錄」解決問題或想出創意的方法，將於第六章詳細介紹。
外部備忘錄與內部備忘錄，兩者搭配使用將會發揮加乘效果。也可以將外部備忘錄定位為輸入功能，內部備忘錄定位為輸出功能。
工作上，沒有輸入就無法輸出。接收上級的指示就要記錄。只是，光是記錄別人吩咐的事情，那還無法獨當一面。
在自己消化吸收並著手處理工作之前，先利用待辦事項清單擬訂計畫，並且安排工作步驟吧。
作者：鈴木真理子
譯者：陳美瑛
責任編輯：潘柏翰
核稿編輯：翁世航
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時間過得越久，習慣就越難改變。長年工作下來，就會受到自己的作業方式或自尊影響而不容易改變習慣。不過，改變習慣永遠不嫌遲。
無論擁有多高的職位或豐富的經歷，無論多麼能言善道，無法遵守約定或是忘記約定的人，就不會受到敬重。
信任並不是一朝一夕就可以輕易得手。不過，如果持續遵守小約定，最後終將獲得「交給這個人就安心」的信賴。
反過來說，光是養成寫備忘錄的習慣，就可以減少失誤，並且迎合對方的期待。就算是新進員工或年輕員工，也能夠很快地受託重要任務。
讓自己成為備忘錄狂人吧！
如果因為失誤多而覺得困擾的話，請把自己訓練成備忘錄狂人。
我之所以成為備忘錄狂人，是因為我對自己的記憶力沒有信心。離開辦公桌沒幾秒，我就想不出「我站起來要做什麼？」，這是常有的事。如果忽略這樣的情況，我想我一定會給客戶帶來麻煩的。
請你也跟自己約定，「就寫個備忘錄吧」。
工作能力強與否，並非天生的。只要在重複失敗的過程中，慢慢修正軌道就好了。
沒有習慣寫備忘錄的人，請從今天開始養成這個好習慣。
選擇備忘錄的方法
當我在各公司舉辦研習課程時，發現有人會雙手空空前來上課。
詢問之下，對方的理由是「課程注意事項裡面沒寫要帶什麼東西」。但是，都已經是社會人士了，文具用品等物品就算不用提醒，應該也要隨身攜帶吧。
另外，行事曆、備忘錄與筆記本分別是不同的工具。
行事曆是記錄行程用的，如果是工作上的學習或出席會議，把內容寫在筆記本上是最好的。
因為當書寫內容一多，行事曆或備忘錄的版面空間就會不夠用。
備忘錄是接受指示、臨時需要記錄時使用的。
如果是年輕員工或助理職位的人，我推薦使用小本的記事本做為備忘錄。由於接受指示的機會較多，所以可放在口袋，隨時隨地都能取出書寫的迷你尺寸是最適合的。
如果是裝訂成冊或是線圈類型的記事本，由於能夠留下前面的記錄，就不會有單張便條紙不小心弄丟，或是夾在其他檔案裡的問題了。
希望各位要注意的是，隨時、隨地、任何事情，都能夠以便利貼代替備忘錄。但是，便利貼也可能有寫不下，或是因為重複撕貼而掉落等疑慮，所以還是使用一整本的備忘錄比較安心。當然，便利貼也有非常好用的時候。因為可以貼在任何地方，所以很方便。
另外，相信有人會利用文件的背面當成備忘錄吧。不過，這樣做會有洩漏文件機密的風險，所以建議還是使用市售的備忘錄。雖然降低成本的觀念很重要，不過小氣策略也可能會造成工作上的失誤，這點請務必注意。
順帶一提，我自己最愛用的備忘錄是銀座伊東屋銷售的legal pad備忘錄。
這種備忘錄的紙張非常好撕，所以使用前提是用完即丟。如果要外出，也可以撕下一張帶出門。另外，紙張的頁首部分是紅色，書寫部分是黃色，比起白色紙張更加顯眼，這樣就很容易看到，不容易遺失，這也是我愛用這款備忘錄的原因之一。尺寸大約是三十二開（約十三×十八公分）。
以前我曾經用過贈品的備忘錄，或是把沒用過的行事曆裁成備忘錄使用，不過終究還是不合用。
工作上，選擇適合的工具還是很重要的。
專業的廚師會精選菜刀，美容師會精選剪刀，也會下重本投資。
我從二十多歲就習慣找的美容師是一位堪稱元老級的大師。一問之下，這位大師使用的剪刀價格高達三十萬日幣。據說這是他花好多年才找到用得順手的剪刀，而不是因為高價才買的。也正因如此，大師非常愛惜並重視他使用的工具，令人印象深刻。
就算是坐辦公桌的人，是不是也應該開始挑選好用的工具，整理自己的工作環境呢？如果講究文具，不僅工作進行順利，也會減少失誤。如果找到中意的備忘錄，就請多買幾本，以免缺貨時買不到。
「外部備忘錄」與「內部備忘錄」
雖然說寫備忘錄很簡單，但其實備忘錄也分各種類別。若想要減少失誤，希望各位要寫兩種備忘錄，分別是「外部備忘錄」以及「內部備忘錄」。相信這是各位不曾聽過的名稱，所以由我分別說明。
首先是「外部備忘錄」。寫這種備忘錄的目的是為了避免忘記外部進來的資訊，例如下列的場合：
- 一邊聽主管的指示，一邊記錄
- 一邊講電話，一邊記錄
這些場景的共通點都是「一邊○○，一邊記錄」。由於同時進行接收資訊與記錄兩個行動，所以必須做到速記的程度。
其實工作久了，每個人都變得能夠輕鬆速記。但是新進員工就會覺得很困難。在新進員工研習課程中進行電話應對訓練時，每個人都覺得相當驚恐，因為如果專心聽對方說話，就無法同時動手記錄。
寫外部備忘錄是消除失誤的基本功。請養成聽人說話時，同時做記錄的習慣吧。
接下來是「內部備忘錄」。這也可以說是記錄自己想法或創意的備忘錄。
腦中浮現的想法如果置之不理，就糟蹋了好東西。若將想法視覺化，腦中單純的想法就會轉變成具有價值的工作。
想起以前，我是在泡沫經濟時代開始工作的。那時辦公室裡沒有電腦，也沒有手機，商業文件與郵件都是透過郵局寄送。電子郵件剛開發使用時，對我們來說就宛如魔法一般。第一次看到手機時，簡直無法置信「可以帶著走的電話，那是騙人的吧」。
「如果能夠更輕鬆工作就好囉」。我想發明者能夠實現各位的各種願望，一定也是從記錄創意的步驟開始吧。
話題扯遠了。回到主題，我希望各位每天寫的「內部備忘錄」，就是待辦事項清單。這與接電話時寫的留言訊息不同，寫不寫待辦事項清單是個人自由。其實，我在研習課程或研討會中詢問過學員，可以說有半數的人回答「沒有」寫待辦事項清單。
待辦事項清單乍看與工作失誤毫無關係。也有人覺得「就算不用特地寫也沒關係」、「太麻煩了」。不過，職場上嚴禁過度自信。為了避免疏忽或遺漏今天應做的事情，也為了安排工作進度，請瞭解待辦事項清單是工作上的必備工具。這是可幫助你順利進行工作的內部備忘錄，寫了絕對有益無害。
其他利用「內部備忘錄」解決問題或想出創意的方法，將於第六章詳細介紹。
外部備忘錄與內部備忘錄，兩者搭配使用將會發揮加乘效果。也可以將外部備忘錄定位為輸入功能，內部備忘錄定位為輸出功能。
工作上，沒有輸入就無法輸出。接收上級的指示就要記錄。只是，光是記錄別人吩咐的事情，那還無法獨當一面。
在自己消化吸收並著手處理工作之前，先利用待辦事項清單擬訂計畫，並且安排工作步驟吧。
作者：鈴木真理子
譯者：陳美瑛
責任編輯：潘柏翰
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