全球無論大小公司的員工，每天都面對電子信箱中以毫微秒增加的電子郵件。電子郵件的寄送速度比郵寄快上許多，又比打電話便宜，成為現今的主流媒介。撰寫電子郵件也因此成為必備的工作技能。電子郵件的優點很多：它減少令人厭煩的通話；輕鬆跨越距離和時間；方便快速拉近人際距離；輕鬆傳遞制式行政細節；如果使用得當，它還可以增加生產力。

因此，你怎能不喜歡電子郵件？

然而，由於電子郵件的高風險與倉促作業時間，它仍讓許多員工焦慮、拖延，並且改不掉寫作的壞習慣。電子郵件的主要優點是快速傳遞的方便性，因此它更像是未經編輯的對話內容，而不是精雕細琢的寫作。人們傾向用非正式、對話般的輕鬆方式撰寫電子郵件。這在某種程度上來說是好的，但若為求回信速度，忽略正確性或適切性，電子郵件也能毀了你的職涯，讓你的生意告吹。為了避免落此下場，不論你是新手或老鳥，請看看以下關於撰寫電子郵件中的提醒事項。

1. 下一個富資訊性、連結度高的主旨

確保你的信件能被優先閱讀。以「How to Get and Keep our Edge（如何取得和維持我們的優勢）」取代「Some Thoughts（ 一些想法）」。以「Meeting Rescheduled for June 3（6 月3 日的會議改時間）」取代「Meeting Schedule（會議時程）」。能表達出內容意旨的主旨最有效果。

2. 開門見山寫重點

一開頭陳述重點，能讓訊息一目了然，並吸引讀者持續閱讀。兩則範例如下：

New Promotion: Get Out and Sell-ebrate
新促銷：戶外展售

Ready for Countdown for Widget 2100 Launch?
準備好為Widget 2100 的推出倒數計時了嗎？

3. 簡單扼要

尊重他人時間。同樣的內容，電子郵件上看起來與比紙本信件多一倍。使用簡短的單字、片語、縮寫，同時避免重點分散與過於隨便。以下縮寫用在給外部客戶的電子郵件中過於草率不正式，用在公司內部傳訊還可以接受：

Pls email yr respnse 2 me and incl amt needed.
請電郵你的回應給我，並包括需要的數量。

4. 讓讀者方便回覆

利用問句，讓讀者能針對你需要的訊息直接回答是或否，或是做出簡單回應。問「Do you agree?（ 你同意嗎？）」取代「Let me know what you think.（讓我知道你的想法。）」問「Is Monday or Wednesday at 2 pm better for you?（週一或週三下午2 點，哪個時段你比較方便？）」取代「Let’s get together to discuss.（讓我們一起討論。）」

5. 容易閱讀

適當使用大小寫、空白， 以及清晰的字體（ 例如Times New Roman、Courier、Arial、Hobo 等）。

6. 增添個人特色

巧妙使用縮寫、代名詞，或使用對話語氣撰寫郵件。

7. 使用符號

偶爾使用符號將重點強調出來：這* 是* 個好主意。或是用畫底線的方式：《商業英文寫作聖經》是我最喜歡的書。

8. 好好收尾

說明下一步，如截止期限，以及善意正面的問候（但不是陳腔濫調）。

Please respond to the attached questionnaire by Friday, May 10. We welcome your contributions.
請在5 月10 日週五以前回應附件的問卷。我們感謝你的貢獻。

9. 校對

確保正確性，避免尷尬與不專業。以下兩個錯誤不僅讓人感到尷尬，也顯出寫作者的不專業：

The candidate we are considering was indicted last evening.
我們正在考慮的候選人昨晚被起訴了。

修正：inducted 正式委任
The committee will defiantly be present.

委員會將會狡猾地出席。

修正：definitely絕對

10. 按下「寄出」前再等一下

確定你的主題、語氣、與拼字不會讓你丟臉。雖然你會原諒別人的愚蠢，但別人不見得跟你一樣好心。有些避免不了的錯誤，為了避免打字速度太快或拼字自動校正而產生的錯誤，你可以在手機簽名欄下加入下列內容：Sent from my iPhone/Android（從我的iPhone/Android 寄送），暗示讀者手機也有自己的想法。

11. 塑造自己在網路上的良好形象

記住，你的電子郵件可以被轉寄到公司（或全世界）的任何人。

12. 不要躲在螢幕後面

電子郵件和簡訊給人一種沒有根據的勇氣，如果有選擇，人們傾向透過電子郵件傳遞訊息。雖然電子郵件既快速又方便，卻不總是合宜，特別像是績效評估或紀律處分的文件檔案。如果你的訊息是以下類型，請選擇用電話或面對面會議來傳達：

—需要隱私或保密
—帶有不愉快的消息
—需要立即回應
—可能會被誤解

13. 不想讓其他人看到的內容，就不要透過電子郵件寄出

按個鍵，你的電子郵件就能傳送到全世界。

14. 主旨不留白

主旨是商業信件的黃金地段。把主旨當作新聞標題來寫，向讀者傳達訊息。舉例來說，用 「First Quarter Sales Hit All-time High（第一季銷售創新高）」或「First Quarter Sales Up 4%.（第一季銷售成長4％）」取代 「Quarterly Results（季報）」。

15. 不要點燃讀者的怒火

不要全部用大寫字。整篇都是大寫的信件除了減慢閱讀速度外，也會點燃讀者怒火，全大寫的英文字母看起來就像尖叫一樣。

16. 不要沒有加註評論就直接轉寄

將轉寄的內容在信件中簡述，並說明轉寄原因。寄送附件時也一樣，別只是寫「Please see attached.（請見附件。）」，而是具體告訴讀者附件是什麼。

The attached guidelines explain the incentive contest rules.
附件為解釋競賽獎勵規則的標準。

The attached announcement will introduce you to a welcome addition to our management team.
附件的公告為你的介紹，歡迎你加入我們的管理團隊。

17. 不要過度使用如:) 的表情符號

這些符號用在家人和朋友之間也許有趣，但用於商業使用並不吸引人。

18. 不要用情緒性、冒犯性或帶有偏見的語言

譏諷和咒罵不僅惹怒讀者，也損害自己的聲譽。電子郵件很容易被誤解，看似正面的敘述讀起來可能變成諷刺，反之亦然。重讀你的內容，確認是否有其他負面暗示。



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