對於多數人而言,開會是一件十分痛苦的事,因為過程多半冗長而且沒有重點,令人下意識想逃避。然而隨著職位的攀升,開會的時間只會有增無減,根據統計,管理階層的工作中有35-50%的時間在開會,然而有67%的會議結果被認為是失敗的。如此看來,開會討論的效率極低。因此,領導顧問公司創辦人Kristi Hedges提出4個可以加速會議進行的方式,即便不是會議的主導者仍可讓討論更具效率。

1.事前充分準備,同時保留彈性


每個人都知道,想讓會議順利進行,事前一定要有所準備。然而所謂的準備,不光單指個人報告的部分,事實上,與會者更該了解會議議程,研究會議的主題以及可能討論到的內容,並預先準備相關的提案。透過對會議多方面的掌握,不僅可以減少個人思考時間,同時也讓論點更具說服力。

然而在準備的同時仍需保有彈性,因為會議中很可能發生突發狀況,例如器材故障,或是會議主持人遲到等,這些情況會壓縮到會議的進行。因此,最好的方式是同時準備完整版以及精簡版的報告,讓自己能根據當下情況調整,避免自亂陣腳。另一方面,若有未被討論到的重要議題,也可與主管在會後聯繫,以便進一步的討論。

2.呼應他人話題,避免討論無交集


在會議中,大家都會拋出自己的想法並討論。然而有些人希望在會議中獲得他人重視,非得等具原創性、與眾不同的想法出現後再發言,這樣的結果往往造成會議的參與感低落,在大家你一句我一句之間,會議不知不覺就結束,自己卻完全沒有提出意見。

事實上,想要發表意見,其實可以主動去呼應他人的提案,整合大家提案的共同之處,例如「我聽到有三個人提議產品需要修改,可以進一步說明嗎?」透過這樣的方式幫助眾人迅速掌握會議重點,也可以讓討論有所進展,避免無效率的對話。

3.詢問「怎麼做」取代逼問「為什麼」


會議沒有效率的原因,往往是因為過程中大家都亟欲證明自己的想法,卻未仔細思考他人的發言。若每個人都只顧著闡述自己的想法,一心想著說服他人,這樣並無法發揮集思廣益的效果。因此在會議中,需要有個傾聽並引導大家思考的角色。

想要快速取得會議的共識,可以透過問問題誘使大家思考。比起詢問「為什麼」,更重要的是問大家「怎麼做」,例如「想要成功的關鍵因素是什麼?」或是詢問「這個建議與之前的方法不同之處在哪?」等執行面的問題,鼓勵大家放下心中成見,深入探討每個提案的優缺點。

4.強調會議後的工作分配,具體實踐計畫


開會之所以會被認為是浪費時間的活動,是由於會議中的提案並未被執行,最終沒有產生任何改變。想要縮小理想與現實的落差,最好的方式在會議中就訂定後續的執行計畫。對一個會議的主導者而言,指派任務是一件簡單的事,但對於下屬而言可不是這麼容易。即便如此,Kristi Hedges仍建議每位參與者,在會議的途中可以主動詢問下一步該怎麼做,甚至依過去的經驗提出相關規劃,讓提案不再無疾而終。

開會從來不是件令人開心的事,然而人們可以試著讓它變得更有用些。透過上述4個方法,讓會議多點效率與價值吧!



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