我們想讓你知道的是結合現在 ChatGPT 擁有跨頻道記憶，可以記住我的個人設定與通用資料，以及每一個交談中可以同時調用文件檔案分析、試算表分析、 GPTs 、圖像分析與生成、上網搜尋等等功能。


在使用ChatGPT的過程中，由於它設計成了即時通軟體的樣子，我們也就很容易隨手開啟各種不同的聊天頻道，將問題丟進去進行討論。你會不會覺得自己的ChatGPT討論很零散，找不到內容，很多事情常常要重新討論，片段的生成也難以做深入分析，沒辦法發揮真正AI協作的威力？

如果你也遇過下面問題，那麼這篇文章或許可以幫助你解決以下問題：

  • ChatGPT討論零散、內容找不到：
    • 在使用ChatGPT時面臨討論過於零散、資料分散無法有效整理的問題，導致無法充分發揮AI的協作潛力。
  • ChatGPT難以長期積累與深入分析：
    • 發現無法在ChatGPT中進行長期、連續的專案討論，從而失去AI可以對複雜任務帶來的真正幫助。
  • ChatGPT資料處理效率低：
    • 可能在處理各種資料和日常任務時，感到效率低下，無法重複、快速處理類似資料或任務。

在過去一年多的時間裡，我自己慢慢摸索出了一套在ChatGPT上進行內容生成時的分類整理邏輯。我借用了知名的PARA分類方法（延伸閱讀：我的PARA改造：用PAA簡化筆記與知識管理系統，解放生產力），將其套用在如何有效地區隔、統整聊天室，進行分類，效果則是讓AI的討論更深入、更長期、更符合我的需要。今天這篇文章，跟大家分享我在這方面的實踐心得。

下面是我的ChatGPT PARA分類管理法的操作重點：

  • P（Project）一個專案一個聊天室集中討論
    • 在同一個交談中討論專案，有利於未來深入分析，並隨時轉換專案需要的不同形式內容。
    • 讓AI成為專案工作流程協作者。
  • A（Area）用領域聊天室聚集共同主題的零散討論
    • 當專案還不成形時，先在共同領域討論，這樣AI起碼可以明確我們的領域需求、風格。
    • 形成專案後彙整，帶入專案聊天室討論。
  • R（Resource）特殊AI工具聊天室進行單純的資料處理
    • 需要時，把資料再次帶入專案頻道討論
  • A（Archive）封存完成的專案交談頻道

我的《高效人生工作法圖解》專案對話頻道，如何成為最有效AI助手？

例如在過去一年多寫作《高效人生工作法圖解》這本書的過程中，我會在幾個角度跟ChatGPT進行協作或討論：
  • 雖然我不會讓AI幫我寫作（因為不會寫得比我自己好），但會來回討論大綱建議，刺激一些我本來沒有想到的切入角度。
  • 雖然我不會讓AI校稿（因為不夠精準），但會讓AI用嚴格角度模擬讀者來批評我的文稿，讓我想到一些改進文稿或圖解的想法。
  • 我還會把自己寫好的文稿提供給AI，請他摘要重點，為什麼要摘要我自己寫好的文章呢？這是在測試我寫的是否夠精準，讓AI也不會誤會我的意思。
  • 我也會在企劃書籍、行銷、活動方向時跟ChatGPT腦力激盪，思考規劃流程。
  • 當要撰寫書籍的延伸報告、文案時，我也會請ChatGPT修正文句或刺激想法。
  • 甚至有時候沒動力寫作，或是寫得很疲累時，還會在這個專案頻道上跟AI聊聊天（畢竟胤丞老師有時候也很忙^^），舒緩一下情緒。

上述的討論，我都在「同一個交談頻道」：《高效人生工作法圖解》專案的ChatGPT聊天室中進行討論。

結果就是，在一年多的累積下，這個《高效人生工作法圖解》的「ChatGPT聊天室」，基本上是除了另一位作者趙胤丞老師外，最了解我製作這本書的所有想法、心血、心路歷程的「夥伴（AI）」，他記得我寫過哪些內容，記得我的思考邏輯，記得我們一起討論過的各種企劃、點子，甚至過程中的一些關鍵事件。
而這時候，這個「專案型（Project）」的AI對話頻道，就可以在專案最後要製作許多延伸內容時，成為我的強大AI助手。
例如我請這個頻道的AI總結他記得的討論，撰寫一份新書寫作「心路歷程」的電子報草稿，結果他寫出下面的內容，裡面包含了許多過去一年來我跟他討論過的細節（有些我自己可能第一時間也忘記）。

我雖然不會直接複製貼上（畢竟AI寫出來的東西就是哪裡怪怪的），但可以從這個基礎上快速修正出我真正的版本。

或者我之前有一個小講座，要快速介紹書中幾個特別公式，這時候需要一個快速簡報檔案。於是我先利用這個聊天室的ChatGPT AI根據過去一年討論過的內容，設計出幾個書中比較像是公式的部分，結果AI第一時間給我下面結果，有許多是立即可用的，也是真的出現在書中的（因為我討論過、給過資料）。

有一次我要寫這本書的新書介紹文章，雖然我沒有請AI直接寫，但我請他給我大綱建議，根據過去一年的討論，整理出適合變成介紹文章內的素材。結果他整理出下面的大綱版本，我覺得頗為可用。

為什麼上面這個ChatGPT可以這麼懂《高效人生工作法圖解》這本書與我的寫作過程呢？
就是因為在過去的一年時間裡，我用「專案式」的分類，在同樣一個ChatGPT對話頻道裡持續累積討論。
這些成為了AI的記憶，也變成後續專案要製作各種延伸報告、文案時，最好的助手。

P（Project）一個專案一個聊天室集中討論
首先，我一定不會每次要跟AI協作或生成內容，就隨手打開一個聊天室，這樣會變得很混亂，而我的分類方式第一原則，就是先問自己：「這是不是哪一個具體、長期專案的討論？」如果是，我會建立這個專案的專屬ChatGPT聊天室（或者進入已經存在的該專案交談頻道），才開始進行討論。

舉例來說，我目前擁有下面這些ChatGPT聊天室（一部分）：

  • ［專案］2024 ExcelxChatGPT新書
  • ［專案］國小的英文練習
  • ［專案］高效人生工作法圖解新書
  • ［專案］2025 XXX家族旅行規劃（隱去真實地點）
  • ［專案］購買XXX新車（隱去真實資訊）
  • 等等
有些是我工作上的明確產品專案，有些是生活中具體的學習、旅行、研究專案。

例如"［專案］國小的英文練習"，我在上面長期跟同一個聊天室中的ChatGPT討論小孩的英文練習需求，請他生成各種練習題（延伸閱讀：一般人最好上手且有效的ChatGPT提問法，以生成英文練習題為例），這個聊天室現在變成，我可以隨時在上面請他統整最近新學的單字、最近需要的新練習，快速生成新的練習資源。

像我最近請他統整聊天室中討論過的單字，設計出一個有趣的單字填寫小遊戲工具，結果真的立刻滿足我的需求。

如果我們的討論很分散，就沒辦法達成上述的「回顧統整」、「設計出延伸內容、工具」的效果。
所以第一個聊天室大原則，如果是一個「明確的專案」，那麼所有專案相關的討論，我幾乎都會進入那個ChatGPT專案聊天室中進行討論與生成。例如：

  • 這個專案有些資料需要梳理、整理、摘要。
  • 這個專案有些想法要用語音轉文字生成草稿。
  • 這個專案有些企劃、大綱要進行腦力激盪討論。
  • 這個專案有些文案、文字需要生成與修改。
  • 等等。

A（Area）用領域聊天室聚集共同主題的零散討論

一個專案一個聊天室，這個原則相對沒有疑義，但是，很多時候我們需要的討論背後沒有前述明確的專案需求時怎麼辦？

下一個層次我會想，這個討論是不是某種共通的「領域（Area）」，是不是我在工作、生活中某些共通主題的需求？例如下面是我一部份的「領域（Area）」分類聊天室：

  • ［領域］書籍出版企劃
    • 討論跟前述特定產品專案無關，新的企劃想法。
    • 等到企劃成型，再匯出到專案頻道中討論。（下方提供如何匯出的方式）
  • ［領域］親子生活
    • 討論跟前述特定學習專案、旅行專案無關的親子生活討論。
    • 但在這個頻道中，他也會理解我的基本家庭構成、通常的親子需求。
  • ［領域］部落格寫作
  • 等等

像是「［領域］部落格寫作」，用在什麼地方呢？
如果是我有明確主題的一系列文章寫作，像是「防彈筆記法」、「AI工具」相關的，我會在「［專案］防彈筆記法」、「［專案］AI工具研究」等專案聊天室中進行討論。

但有時候，我就是要寫一篇不是系列、無關專案的新文章，那麼我就會進入「［領域］部落格寫作」這個聊天室中進行討論。

這樣一來，「［專案］AI工具研究」聊天室的ChatGPT AI會更理解我對AI工具的一系列想法、應用與相關資料。
而「［領域］部落格寫作」則處理那些不構成專案的零散部落格相關資料、獨立文章的處理。

有時候，在「［領域］部落格寫作」中持續討論某個主題，發現可以構成「專案」，例如這系列想法可以寫成書、開成課，這時候我會：

把原本在領域聊天室中討論的資料，利用AI整理與轉出，帶到專案交談頻道，開始專案式討論。

例如下圖這樣，把過去一段時間「某個相關主題」的討論，請AI進行統整，統整好，我複製到新的專案聊天室中，進續討論。
所以，有時候討論會先在具備共通性但比較發散的「領域」分類頻道中開始討論，到了形成專案時，請AI統整匯出，帶入「專案」分類頻道中討論。

R（Resource）特殊AI工具聊天室進行單純的資料處理
然而，一定有一些AI生成內容、處理資料需求，不在上述的特定「專案」、「領域」分類中。

例如：

  • ［工具］翻譯
    • 我就是隨機看到一篇新聞文章想要翻譯看看，但無關特定專案或領域，
  • ［工具］語音轉文字
    • 我就是隨手要回一封郵件，先用語音講出來，請AI潤稿，但無關上述專案或領域任務。
  • ［工具］圖片設計與繪製
    • 需要繪製AI草稿圖、簡報圖，這些內容不想跟上述專案、領域頻道的討論混雜。
  • 等等

AI很適合處理雜亂資料與瑣事，這時候如果隨機有些雜亂內容要給AI處理，但不是上述專案、領域範圍，我也不會隨意丟進專案聊天室中，因為這樣反而讓AI搞不清楚特定聊天室的討論目的。

但也不要分散，我就分類中一個［工具］類型的聊天頻道，專門處理某些特定的資料需求，例如翻譯、語音轉文字等等。（延伸閱讀：讓AI成為閱讀助手，ChatGPT摘要、翻譯與學習筆記提示語分享）（延伸閱讀：AI如何與寫筆記結合？我最常利用的6種提升筆記效率功能與案例）

這樣一來，甚至以後我直接丟資料到特定工具頻道，他就會依照我前面設定好的規則翻譯、語音轉文字。
不過相對的，如果要翻譯的資料跟某個專案、領域有關，那我會直接進入那個專案、領域聊天室中處理翻譯！

A（Archive）封存完成的專案交談頻道
透過這樣的方式，為我帶來幾個明顯的好處：

ChatGPT的聊天室交談頻道不會雜亂，隨時找回之前的討論。
可以進行「長期持續」、「深入分析」的腦力激盪，會記得我在特定專案中的需求與設定。
可以進行「延伸任務」的資料處理，隨時讓AI統整過去長時間專案的討論，進行新內容生成。
這樣我們可以更深刻感受到AI協作帶來的優勢與效率。

而如果某一個「專案」完成了，也可以利用封存ChatGPT交談的功能，把這個專案聊天室封存即可。

結合現在ChatGPT擁有跨頻道記憶，可以記住我的個人設定與通用資料（延伸閱讀：ChatGPT跨對話記憶、無痕模式教學，訓練AI記住特殊要求實測），以及每一個交談中可以同時調用文件檔案分析、試算表分析、GPTs、圖像分析與生成、上網搜尋等等功能。









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