我們想讓你知道的是無論課堂報告、工作簡報、自我介紹或意見分享,為什麼儘管說得天花亂墜,也達到吸睛效果,聽者卻還是一臉茫然?原因就在於「言之無物」!其實只要掌握「一句話重點」,三步驟就能打造具說服力的內容:只說一個重點 → 找到有力支撐點 → 完美ending



文:曾培祐

輕鬆聽懂報告重點,關鍵是善用標籤詞
逛大賣場時,可以發現天花板上懸吊著各種標示牌,例如「衛浴用品」、「五金雜貨」、「泡麵罐頭」等,這就是標籤詞,消費者只要看到這些標籤詞,就知道這一區在賣什麼東西;透過標籤詞,我們的大腦知道接下來會看到什麼、聽到什麼。


上台表達也是一樣,我們要幫內容加上標籤詞,這是對聽者的一種貼心舉動,而換得的就是聽者對你的內容印象深刻。但是,標籤詞要加在哪裡呢?

第一個當然就是「一句話重點」了。

回到前面提到自我介紹的情境。如果我在老婆公司的尾牙場合對同桌的人這樣自我介紹:「大家好,我是培祐,我熱愛吃麻辣鍋,也研究麻辣鍋,各家各店的麻辣鍋幾乎都吃過,也都寫成了食記,有興趣的朋友可以多交流。」我一開場就說完了一句話重點,但大家可能聽過就算了,不會留下深刻印象。

如果我加入標籤詞:「大家好,我是培祐,我用此生最愛的興趣來和大家交個朋友(停頓一下)。我熱愛吃麻辣鍋,也研究麻辣鍋,各家各店的麻辣鍋我幾乎都吃過,也都寫成了食記,有興趣的朋友可以多交流。」

「我用此生最愛的興趣來和大家交個朋友」,這就是標籤詞,有了它,聽者心裡就知道接下來要聽到的是我的興趣,也會因為好奇而專心聽。要特別注意的是,講完標籤詞一定要停頓約○.五秒,因為要讓聽者的大腦消化一下,才能預備好要聽接下來的內容。

標籤詞並沒有固定的用字,只要能達到預告效果就是好的標籤詞,常用的一句話重點標籤詞有「我要用一句話來說明」、「關於這主題」、「如果用一句話來說就是……」、「我想說一個最重要的重點」等。

一句話重點之後就是三個支撐點,以一個每週工作彙報的案例來說明。

這是週一的早晨,業務組五名組員照例開會,簡單分享過去一週的業務狀況後,每人要用三分鐘的時間說明這一週的業務規畫,由同事A先開始:

各位早安,這一週的業務規畫,我要聚焦在一個重點(停頓一下)——全力拜訪舊客戶,了解舊客戶有無新需求,並做好建檔工作(一句話重點)。

為什麼會這樣規畫,有三個原因(停頓一下):第一,有許多舊客戶已超過半年沒聯繫;第二,舊客戶原本就有足夠的信任度,如果及時知道他們的需求,交給我來處理的機會更大;第三,我已經整理好他們的地址和聯繫方式,進行起來不會太難。

關於經營舊客戶的成效,我想分享之前聽到的前輩案例(停頓一下)。上週我和一名業務前輩吃飯,他說他整個業務生涯中把時間花在經營舊客戶關係的比重,遠比開發新客戶還多很多。但舊客戶從來不會讓他失望,因為只要服務夠好,信任感會不斷累積,而信任累積到一定程度,舊客戶就會幫忙介紹。所以努力經營舊客戶,就能透過轉介而一直有新客戶,這是一個正向循環,前輩的經驗分享給了我很大的啟發。

最後,我還發現三個驚人的數據(停頓一下):第一,比起留住舊客戶,獲取新客戶的成本要高出五倍之多;第二,既有客戶再次購買的可能性達七○%,新客戶購買的可能性低於二○%;第三,目前只有不到二○%的企業注重舊客戶的經營。

從上述同事A的報告,我們來看一下標籤詞:

  • 開場標籤詞:這一週的業務規畫,我要聚焦在一個重點。
  • 原因標籤詞:為什麼會這樣規畫,有三個原因:第一……第二……第三……。
  • 案例標籤詞:關於經營舊客戶的成效,我想分享之前聽到的前輩案例。
  • 數據標籤詞:我還發現三個驚人的數據:第一……第二……第三……。

還是那句話,標籤詞沒有固定用字,只要能達到預告效果就好。上述的標籤詞都沒有固定用字,都可以換,有了標籤詞,聽者大腦接收到的就是一句話重點、三個原因、一個案例和三個驚人數據;如果沒有標籤詞,聽者大腦接收到的則是幾百個字的內容。這兩種不同的內容格式,你覺得哪一種能讓聽者對內容印象深刻呢?

同事A的報告沒還結束,因為還有最後一段沒講,那就是結尾。他是這樣說的:

所以,我再重複一次本週的工作重點當做結尾,我會全力拜訪舊客戶,了解舊客戶有無新需求,並做好建檔工作。

聽到這句話,就知道報告到了尾聲。有些人上台表達,說完了大家都不知道你說完了,透過標籤詞,可以預告你即將報告完畢,還能化解聽者不知道你已說完的尷尬局面。

常用的結尾標籤詞有「最後,我用這段話結尾」、「最後,我想再次重複重點」、「我想以這句話作為結尾」。你發現了嗎,都有「最後」或「結尾」這樣的字眼,這就是要預告聽者,我們的表達將告一段落,或者這一段重點的表達要結束了,將開始下一個重點的闡述。

在原有的一句話重點、三個支撐點、完美結尾的內容架構下,再加入標籤詞,立刻就讓聽者輕鬆聽懂報告重點。

上台不緊張,你需要刻意練習

「老師,你上台前會緊張嗎?怎麼樣可以不要緊張呢?」

其實,就算是幾乎每天都要上台的我(可能是上課、演講或主持會議),上台前還是很緊張的。所以,問題不是如何不緊張,因為這是人之常情,而應該想:如何在緊張時依然有水準以上的表現。也就是不要只想著要消除緊張,而要想著如何和緊張共處,依然精彩地呈現報告內容。

如果從這個角度思考,那我就很有經驗了,因為我每天都在努力和緊張共處,讓我的上台表達能正常發揮。

接下來從兩個角度分享如何與緊張共處,角度一是「短時間練習和緊張相處的方法」,角度二是「長時間練習和緊張相處的方法。」

我們先從角度一開始吧。

通常上台會緊張,都是因為希望自己能有好表現,但反過來說,就是擔心上台表現不好。如果不在乎上台的表現好或壞,那就根本不會緊張了,只是隨便講兩句就下台。所以,知道了緊張的原因,那麼上台前的擬真練習就可以有所準備了。

我把這個方法稱為「掃地雷」。想想看,上台講了什麼話、做了什麼行為讓你覺得就像踩到地雷般會爆炸,而且後悔莫及?把它們記下來,然後在練習時不斷提醒自己不要踩到這些地雷,就好像先行掃除一樣。經過多次練習,當你準備上台又感到緊張時,可以告訴自己:「我已經把地雷都掃除了,上台一定沒問題。」這樣會讓心情舒緩一些。

我每次在為上台報告練習時,都會依照不同的場合列出五個一定要掃除的地雷。

以最近一次上台為例,我所列出的五個必須注意的事情如下:

  1. 要有微笑。
  2. 咬字要清晰。
  3. 眼神要看向聽者。
  4. 不要有冗詞贅字。
  5. 手不要亂揮。

列出自己上台要注意的事情有兩個好處:

一、擬真練習後,可以透過錄音或錄影觀看自己有無踩到地雷,因為除了確認內容是否講得順暢外,還可以鎖定這幾個需要特別注意的地方,進行有效率的調整。

二、擬真練習時,會不斷注意這五個你認為應該注意的行為,再加上寫成文字可以提醒自己,讓你在極度緊張的情況下,依然能靠本能避開地雷,這就是短時間內能和緊張共處的好方法。

接著來看角度二的「長時間練習和緊張相處的方法」。這個方法稱做「提升自我效能」,舉個例子說明一下。

有四個大學一年級的學生,他們分別是拉丁人、猶太人、美國人和蒙古人。他們在大學畢業後都能得到一筆錢,但必須到世界各地去做生意。你覺得哪一個人三年後做生意成功的機率比較高?相信很多人的答案是「猶太人」。為什麼?這就是「自我效能感」在發揮作用。

假設猶太人名叫木德。猶太人崇尚經商,認為貿易技巧非常重要,所以木德從小跟著爸爸、叔叔四處經商,邊看邊聽邊學,慢慢地習慣了一些貿易經商技巧。因為身邊的人都在做這件事,等到木德長大、輪到他從事商業活動時,也就不會那麼緊張了,這就是自我效能感中的「替代經驗」法則,意思是透過觀察、模仿,然後開始產生熟悉感,等輪到自己去做時,也就不會那麼緊張。

接著,猶太人因為崇尚經商技巧,所以會訓練自己的小孩學習經商之道,在孩子未成年時就給他一筆錢,讓他自行批貨和銷售。其他民族的孩子可能會害怕地不敢接受任務,但猶太人的小孩從小觀摩學習,覺得是再自然不過的事,如果他批的貨又賣得很好,賺到了錢,他就更有信心進行下一次貿易,就這樣一步一步成為厲害的猶太商人。這就是自我效能感中的「成就表現」法則,即過去如果有成功經驗,就比較有信心可以完成任務。

但木德有沒有可能第一次獨自做生意就失敗了?當然有可能,但別忘了,他的家族長輩都是經商老手,重點是如何從失敗中學習經驗,提升下一次的成功機會。所以當木德的第一次經商以失敗收場時,長輩們就會給他言語和行動上的激勵,等他恢復信心,還會給他最中肯的建議,讓他有勇氣再嘗試一次。這也是自我效能感的發揮,即「言語說服」法則——透過他人的口語告知或激勵,使自己願意相信有完成某項任務的能力。

而經過這一長時間的練習,木德對於經商漸漸地已經不再那麼害怕,情緒變得穩定,想到接下來的經商之旅,期待的情緒已經超越緊張的情緒,這是自我效能感的最後一個法則——「情緒激發」法則。

從木德的例子,我們了解到自我效能感的四大法則,這一路走來,的確是一段長時間練習和緊張相處的方法。

回到上台報告如何和緊張共處的方法,長時間的訓練方式就是「提升自我效能感」,我就用四個法則來說明:

1. 替代經驗:多聽演講,多參考網路上其他人的上台表達,像是TED的演講都很經典。多看多聽、模仿學習,對增強自己的信心是很有幫助的。

2. 成就表現:不管是擬真練習,還是爭取機會上台報告,累積成功的經驗也會提升自信喔。如果你還是學生,真心建議你在學生時代努力爭取上台報告的機會,因為每一次的報告都能幫你累積成就表現,讓你之後上台更有自信。我常看到許多同學寧願幫小組其他成員搜集資料、製作簡報,以換取不用上台,這是很可惜的事,因為不管你怎麼逃避,一輩子一定有好幾次重要的上台報告機會,如果學生時代都沒有相關經驗,等到重要上台報告的場合,緊張到表現失常的比例就會大大提升,因為學生時代的每一次上台,都是一次擬真練習。

3. 言語說服:要找到願意聆聽你擬真練習、給予中肯建議,並在你表現不佳、心情沮喪時會激勵你的人。或許當你正式上台時,他無法在你身邊,但你的每一次擬真練習都應該邀請他,並請他給你最真實的建議。

4. 情緒激發:如果學生時代就不斷累積上台經驗,成功時累積自信,失敗時有人給予建議和鼓勵,長時間下來,你對上台的期待就會大過緊張,那時緊張感就很難影響你的表現了。

你上台會緊張嗎?短期和長期和緊張相處的方法,都值得你試試看喔。

書籍介紹
本文摘錄自《表達吸睛:從個人到小組,重量級講師教你的升級說話課》,遠流出版

作者:曾培祐

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此外,本書特別針對學校與職場常見的小組報告提出具體可行的技巧,只要有效應用,你也能打造最強隊友,成為全場焦點。

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