文：安東尼奧・尼托－羅德里格茲（Antonio Nieto-Rodriguez）

那什麼是專案管理？

專案管理是一門藝術，也是一門科學，精髓在於成功執行專案。

現今使用的「專案管理」這個名詞出現在20世紀下半葉，主要是二次大戰之後。在此之前，專案是專門、臨時的管理，大多使用非制式的方法與工具。二戰後，重建專案的數量與規模空前，需要組織投入大量資源，才能在既定的截止期限達成目標。政府開始要求企業更精準的估計整個計畫與成本，這些巨型專案（megaproject）需要全方位的管理方法，而非只是遵循直覺的流程。

亨利・甘特（HenryGantt，1861-1919）被視為現代專案管理的開創者，他發展出「甘特圖」（GanttChart），將專案重要步驟的進度時間以視覺化圖表呈現。1930年代最著名的基礎建設專案就使用甘特圖，例如胡佛水壩工程，以及曼哈頓計畫。現在，它已經成為每一位專案經理人工具箱裡必備的工具。

現代專案管理像這樣側重投入面（規劃、估計、成本、時間、範疇、風險管理）的做法一直持續至今；至於產出面（目的、理由、價值、好處、影響、策略與客戶等）的概念，沒有被包含在專案管理最初的定義裡。這種對產出面的忽視，是導致專案管理這門學科遭到區隔與忽視的主要原因之一。過去30年間，各企業執行長工作的重心在主流的管理、領導與策略學等，專案管理根本不在他們的考量之中。

就像專案的定義一樣，專案管理的定義也相當晦澀，一般人難以理解。為求簡單易懂，我偏好這樣定義專案管理：專案管理是幫助人們定義、規劃與成功執行專案的能力、方法與工具。

不過，專案管理還有另外兩個要強調的重點。

第一，之前提過，專案管理也有成本，沒有例外。執行各種活動需要加上一層經常費用與監管成本，還需要組織的資源與時間（額外的會議），這些都是成本。根據研究，每個階段的專案管理成本通常占總成本的7-11％；如果再加上其他控管流程，例如外部稽核，專案管理的成本占專案總成本的比重將提高到9-15％。為了把成本控制到最低，小型專案的專案經理通常得兼做專案工作，很難只是擔任專案管理者。中型專案就比較能夠在專案管理上得到相對合理的投資。但是，最大量的專案管理資源應該投資在大型專案上，因為這些專案的複雜程度與風險牽涉的利害關係最大。

組織應該對專案與例行活動（我稱為「經營既有業務」）訂定明確且客觀的標準，雖然，訂定標準的方法也有各種不同的理論，不過我傾向非常務實的看待，因為往往沒有非黑即白的答案。我建議定義一套標準，例如：

  • 專案預算（例如高於50萬美元或歐元）
  • 執行期間（例如介於6∼24個月）
  • 超過五名全職員工或投入時間相等的人力資源投入專案
  • 至少有三個單位、部門與（或）地區受到影響
  • 連結到策略目標

符合前述至少三項標準的專案，應該由專業的專案經理人管理，使用專案管理的流程、工具與方法，也包括風險管理。這些專案還需要訂定正確的治理架構和監督機制，以確保專案順利執行。

前文提過的生技公司訂定一些基本的定義：專案是需要超過500個個人的工作天，以及至少40萬歐元投資的計畫，而且具有跨界的性質。有了這些基本定義，公司得以把原先重要的專案清單從400項減少到只剩25項，然後再排定這25項專案的優先順序，安排適量成員加入，最後專案的執行得到顯著改善。

檢視組織的專案清單時，你應該牢記兩點：

  • 只有符合特定標準的案件才能稱為專案。
  • 對規模與複雜程度夠高的專案進行專案管理。

第二個要強調的重點是，專案管理正朝向專案領導邁進。過去30年，組織漸漸從側重專案與專案管理的硬體技術層面（例如時程、範疇、財務、風險），轉向重視更軟體的層面（例如人員、行為、文化、溝通、變革）。我們將在後面探討執行專案所需的技巧，但是，專案的領導漸漸變得比專案的管理更重要。

專案的演進

檢視專案的演進，有助於了解專案的定義與專案管理這門藝術的演進。從專案的定義可以看出，自從有人類開始，專案就是人類天性的一部分，現今的專案管理是自然演進的結果，在整個人類史上，專案從未缺席。

獵食可被視為人類最早的專案型活動之一，外出為家庭與村莊獵食，是一種有時間和資源限制的活動，充滿風險，有利害關係人在期待成果。當獵食變得更有規律，而且技巧熟稔後，這項活動就從專案變成例行性活動。最早的村莊、城堡、灌溉系統和車輪，全都歷經時日，透過更加成熟的專案心態（projectmentality），才能讓新構想成真。而專案心態得以更趨成熟，則是透過從過去的錯誤中學習，引進新方法。

有兩項重大專案可以說是人類史上最早的大型專案代表，第一項是興建於春秋戰國時代，一直到明朝仍進行大規模修築的長城，為了抵禦外族與其他游牧民族的入侵，這座石牆綿延超過6000公里，至今仍是人類史上最長的建築物。第二項是在大約西元前2560年完工的吉薩大金字塔（the great Pyramid of Giza，又名「古夫金字塔」，是吉薩金字塔群中最大、最古老的金字塔，高度約146.59公尺），興建僅花費20年，用來作為法老王的陵墓，使用230萬塊石灰岩建造，墓室內的巨大花崗岩石塊則是以人力從800多公里遠處搬運過來。建成之後的3800年間，吉薩大金字塔一直是全世界最高的建築物，直到在大約西元1300年左右，這個記錄才被160公尺高的林肯大教堂（LincolnCathedral）超越。

下一代的專案是大型土木工程專案，例如水壩、橋樑、隧道與公路。再下一代則是大型標誌性專案，例如音樂廳（例如雪梨歌劇院）、體育館（例如2014年索契冬季奧運和2008年北京奧運）、博物館（例如古根漢美術館）與摩天大樓。從紐約帝國大廈（EmpireStateBuilding）到杜拜的哈里發塔（BurjKhalifa），我們用專案來挑戰大自然與人類成就的極限。

最傑出的政府與政治領袖幾乎都是專案的倡導人，他們當中有些人推動專案發展地區與國家勾勒並推行長期願景（例如新加坡、深圳、臺灣和杜拜），也有人使用專案帶領國家走出經濟谷底或戰爭（例如冰島、盧安達和阿富汗）。

現在，我們經常談「巨型專案」，這指的是預算超過十億美元的專案35，因為對社區、環境與預算有重大影響而吸引大眾關注。巨型專案的例子包括鐵路、機場、海港、發電廠、石油與天然氣開採、公共建築、航太專案、智慧型城市等。巨型專案的數量愈來愈多，但專案的基礎本質與最佳管理實務仍然相同。

本文摘錄自《專案管理革命》，天下文化出版

作者：安東尼奧・尼托－羅德里格茲（Antonio Nieto-Rodriguez）
譯者：李芳齡

責任編輯：潘柏翰
核稿編輯：翁世航



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