我們想讓你知道的是每年年終的年度報告裡，總是對於回顧、目標設定、與主管訪談的規劃頭大嗎？專業的管理人士建議可以用「新聞稿」規格整理成就，並對自己問對問題，在回顧過去的同時展望未來，與主管面談時也不該急著辯駁，問對問題讓回饋更有價值。

文：陳蔚銘（創新拿鐵）

每到年底，你是否也有這樣的困擾：坐在電腦前面對一片空白的年度報告，不斷在電子信箱裡翻找過去一年來的郵件、文件，努力總結成果？

AI科技公司「LangChain」的行銷主管Brie Wolfson提供了一個好方法：他認為每一項完成的工作都值得發布一篇「新聞稿」作為總結，因此建議大家平常就可以照著以下格式，養成順手記錄工作的習慣：

• 頭條標題
• 一句話總結這項工作
• 這項工作產出的3-5件具體成果
• 主要的時間花在哪裡、從中學到的洞察和學到的經驗
• 這項工作產生的影響有哪些
• 對團隊、公司的主要貢獻
• 從團隊成員或是內部、外部使用者得到哪些正面評價
• 圖像（圖片、照片或截圖）
• 完成工作的過程中產生哪些情緒
• 在完成這項工作的過程中你最自豪的點
• 你的下一步，以及從中看見的機會、阻礙或擔憂

（具體該怎麼寫，可以參考實際範例）

長期累積下來，這些新聞稿當中的具體成果很容易就能摘要出年度報告，而當下記錄的情緒、洞見和經驗可以很快喚起回憶，也為接下來要解決的問題設定目標。

創新點：平時養成「新聞稿」整理成就的習慣，不急著為自己辯護，輕鬆總結年終報告。

不僅回顧過去，也要展望未來
年度報告裡，除了整理過去一整年的成果，設定明年的年度目標是另一個重點。

Molly Graham曾擔任Google和Facebook的公關和公司文化主管，他會在專案結束時採用「回顧與展望」的方式來為整個專案收尾、延續。Molly建議大家，不妨在每年的整理績效清單時，用以下的問題：

回顧

• 你最喜歡這個專案的哪個部分？
• 你最討厭這個專案的哪個部分？
• 你學到最重要的是什麼？
• 如果有類似的工作，你想多做些還是少做點？
• 如果再做一次，你會做什麼調整？

展望

• 下個挑戰是什麼?
• 下個職業生涯目標？
• 現有的職責、公司的經營有什麼你認為應該做卻還沒有人做的？

Molly認為，透過這些問題能讓主管對你有更加明確的定位：什麼是你擅長做的事？什麼是你喜歡做的事？管理者若能依據每個人的熱情與長處把人放在對的位置、指派適當的任務，個人的職涯成長和公司的目標就能更好地契合。

不急著辯駁，問問題讓回饋更有價值
年度報告完成後，接著會和主管進行面談，這時可能會聽到類似的回饋：「對某項延誤的專案，你應該可以多嘗試幾種方式避免」；基於本能，我們常常會下意識為自己這麼辯護：「我已經確定了所有內容，但主要是行銷團隊延遲交他們負責的部分」。

以上的例子是領導力培訓機構「Shivani Berry」創辦人Shivani Berry的親身經驗，他事後反思：「這種防禦性的解釋效果並不好，我的經理對我的領導能力產生了質疑，而且未來對於提供回饋變得更加謹慎」。

Shivani認為，要回應這類的建設性意見，我們可以透過發揮好奇心並提出問題來了解更多。除了獲得對回饋提供者的觀點的寶貴見解外，提出問題還可以幫助您澄清他們實際上在說什麼，讓你能夠以更準確、更有洞察力的方式處理資訊。
以下是Shivani的建議：

• 你看到我表現出這種行為的例子是什麼？
• 為了確認我對你的理解是正確的，你是這麼說的嗎？
• 哪個部分你覺得「很好」、哪個部分你覺得「別再做」？
• 你認為誰在這方面很厲害？
• 您期望10%的改進具體該怎麼計算？
• 這件事如何影響你對我整體表現的看法？
• 如果你是我，你會嘗試改變的第一件事是什麼？

「問這些問題讓我有時間冷靜下來，幫助我擺脫自己的想法，讓我更好地理解回饋」Shivani說。

另一方面，也要感謝給你回饋的對象並花時間反思，問自己：

• 此回饋的哪一部分是真實的？
• 我有看過其他人犯過這個錯誤嗎？
• 我到底在哪裡不同意這一點？我可以用具體的語言表達我的觀點嗎？

「回到上面的例子，我的經理告訴我應該採取更多措施來確保專案及時交付後，我花時間反思並意識到我與行銷部門的同事溝通可以更密集，以確保專案步入正軌。我的責任是確保專案順利推進並消除任何障礙。」Shivani說：「我後續和經理的一對一溝通時，和他分享了這個想法，讓他更清楚地認識到我哪些地方沒做好、哪些做得好。」
但如果經過反思後，我們仍然不同意收到的回饋，Shivani建議這麼做：「如果我不同意經理的回饋，我仍然會反思並跟進。在這種情況下，我會解釋我的觀點（最好有具體資料作為佐證）以及為什麼我認為他的觀點不完全準確。這將是改善我們兩人之間溝通的好機會」。







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