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文：新井直之

為什麼把開會時間訂在「十五分」，更能有效節省時間和避免延誤？

你不覺得，人們總是預設開會需要「一個小時」嗎？

我個人稱之為「開會一小時毛病」。

這當中一定有「三十分鐘就足夠」的會議。換言之，要是總是自動假設開會需要「一個小時」，就會不自覺的失去許多時間。

所以，在決定開會日期之前，養成思考「這場會議需要多少時間？」的習慣相當重要。

當然，抓取充裕的時間來安排行程也十分要緊。但是這當中，有些人就是屬於「跟那個人開會，有九九％是廢話」的類型。所以我們可以試著果斷的縮短開會時間。

誠如前文所提，掌握「會議主導權」也是至關重要。假設「這場會議三十分鐘」就夠，那麼我們就必須掌控會場，讓會議在三十分鐘以內結束。

預計時間從十五分開始

想要擺脫「開會一小時毛病」，預計「十五分開始」的方法也很有效。

人的心態十分奇妙，不管是「整點開始」還是「十五分開始」，不知為何，總是會以「整點結束」為目標。也就是說，設定「十五分開始」，以前必須花一小時的會議，四十五分鐘即可結束。

這並不代表會議的內容變得膚淺，而是稍微閒聊、熱場以後，即刻切入主題，商談的議題順利進展，從而縮短時間。

換言之，假設能有意識的堅守「十五分」開始、「整點結束」，就能減少廢話，反而提高開會的密度。

就算只有區區的十五分鐘，累積下來也是十分可觀。累積四次，就相當於提升了一小時的效率，知道這個小技巧會有很大的助益。

另外，這個技巧還有「減少對方遲到」的附加效果。

儘管「幾點幾分」的表示十分嚴謹，人們往往卻只有概略的認知。講白了，有不少人是以「幾點左右」「幾點前後」的大致印象來記憶。

僅僅將開始時間往後遞延十五分鐘，就能顯著減少對方遲到的情形——這同時也是我自己的實際體驗。

大概「硬是要十五分開始」的設定容易讓人留下深刻印象。

而且，我想很少有人會因為會議「十五分開始」，而算好時間剛好在「十五分抵達」的時間點離開公司。通常大家會想「整點」抵達一定能趕上十五分開始的會議，這樣的心態反而能讓與會人士減少因遲到所造成的時間損失。

事先決定好「待辦事項」，就算提早抵達約定地點也不會浪費時間！

有效運用時間，對迅速且確實完成工作是必要且不可欠缺的關鍵條件。

找出並設法減少以往不自覺浪費的時間。

透過規劃行程，有意識的安排空檔，確保個人時間。

以上這些確實都很重要，但須注意一點，過度優先個人時間，反而會錯失「真正應該預留的時間」。

最佳代表範例大概就是為了準時趕上開會，多抓一點時間提早出門。

就算遇上交通紊亂、塞車等意外狀況，我們也必須準時抵達，所以我們非得抓取足夠的時間提早出門才行。

但是，假設我們從容的提早出門，且一路順利的抵達會場，時間上自然會是提早數十分鐘抵達，而且實際上發生意外的機率很低，所以一般多半會提早到。那麼，是否應該將這段提早抵達的時間視為「時間的浪費」，而改為準時抵達呢？就結論來看，不應著眼在「浪費」這一點，而是最好預備足夠的時間，提早抵達較為妥當。

因為，意外事故雖屬「萬一」，但一旦這個「萬一」發生而導致遲到所造成的損失，可是出乎意料的龐大。就算遲到是因為人身事故造成電車慢點所引起，這區區一次的遲到，就會讓我們失去對方的信用。交易金額愈是龐大，「區區一次」所造成的損失就愈大。

換言之，開會前的數十分鐘並非無用的時間，而是「必要的從容」。若能如此思考，我們也還能發揮聯想去思考可以在這段「必要的從容」時間內做些什麼事。

大致上，我一定會提早三十分鐘抵達開會現場。我已經事先決定「抵達會場以後的時間」屬於「可以執行在外也能做的工作時間」，所以這三十分鐘不算浪費。

時間是看人怎麼利用。將這個「必要的從容」時間，部分拿來擬定第一章中所提及的「開會目標」「下一步」「截止日」好像也不錯。

如果累積了許多電子郵件，可以趁這段期間檢查電子信箱，做些簡單的回信，讓原本應該在公司運用的時間也得以發揮作用。此外，這段時間也可以運用在先前所介紹的記帳事宜。如此一來，事先決定「該做的事」，原本的等待時間就變得有意義了。

一流工作者寧願花錢買時間，也絕對要遵守約定時刻

因為上一個行程延遲，而趕不上原本預計搭乘的電車。若搭下一班電車，接下來的預定行程可能會遲到，但如果搭計程車就絕對來得及。

就算已經抓了相當充裕的時間來安排行程，還是可能會發生上述情境。

我個人認為，為了遵守與他人的約定時間，就算承擔少許的支出費用，也不足為惜。

我的情況大多是飯店的住宿費。

前文中曾提及，我會盡量避免在早上安排行程。儘管如此，偶爾還是會遇到早上開會的需求。我家離市中心車程要一個多小時，所以為了趕上時間，有時候我必須很早起床出門。

這時，開會前一天晚上，我會乾脆住在會場附近的飯店。如此一來，就算當天我稍微賴床，也能趕上開會時間。

住宿費用全是我自掏腰包。但是對我來說，這筆住宿支出屬於「安心保費」，所以是一筆有價值的開銷。

像這樣毅然決然的搭乘計程車、或是在前一晚入住飯店，內心會覺得比較從容。「可能會遲到」而焦慮不已時，在電車上根本無心處理其它雜務。
「明天如果睡過頭怎麼辦？」這種焦躁不安的夜晚，也無法冷靜思考。

那還不如選擇搭計程車、或在前一晚入住飯店，稍微消除自己急躁不安的情緒，反而能善用這些多出來的時間處理雜務。如此作想，計程車費或飯店的住宿費用不僅屬於安心保費，同時也算是購得工作時間的代價。

書籍介紹

本文摘錄自《富比世排名富豪認可的極簡流工作筆記術：只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》，樂金文化出版

作者：新井直之

譯者：金桃


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  • 第一本筆記：開會筆記——打造超完美工作成果

用有效率的方式書寫開會筆記，便能同時提升作效率和品質，積極促成與客戶之間的信賴關係！

【好處1 容易解讀資訊】

書寫空間有限，所以會自動取捨資訊重點。用「線」將片段性出現的發言等「點」資訊相互連結，或藉由圖表將討論的概念具象化，更有助於理解狀況。

【好處2 讓對方留下良好印象】

手寫筆記不僅能傳達書寫者認真的態度，也能讓講者感覺備受重視，進而引導出更多談話內容。

【好處3 重溫開會時的記憶】

從字體的大小、濃淡、筆勁等可以回想起當時的情緒，藉以警惕自己，成為下次會面時的參考資料。

開會前，筆記本上必寫的「三行字」是什麼？

開會前先在筆記上記錄這三行字，就能有效釐清並引導開會內容，避免漫無目的的討論！

第一行是「目標」。訂立自己在開會時的目標，例如：說哪些話、做哪些決定等。知道目標是什麼以後，在做筆記時也能針對目標來記錄重點資訊，有助於找出會議討論的重點。

第二行是「下一步」。事先預測在這場會議上可能遇到的課題。

第三行要寫的是「截止日」。這是承接第二行的「下一步」，事先訂立一個時間的基準點，決定何時完成任務。

快速釐清會議上重要決策的秘訣，只靠一支紅筆！

紅色代表「正確」的印象，有加深記憶的效果。開會時先寫完與目標相關的關鍵字後，再用紅筆挑出重點畫圈標記，就能看出下一步應該採取的行動。

會後參照自己所寫的筆記，條列出開會重點並分享給與會人士，也是建立良好信賴關係的訣竅！

  • 第二本筆記：目標手帳——為自己打造美好未來

作者說：手帳的功能是創造美好未來，而他目前遇過的每個富豪，他們的手帳也都是用來改善「未來」，而不是管理「現在」。

因此，作者建議把待辦事項用手機App來記錄，而手帳則是記錄「未來目標」的重要工具，讓我們在翻開手帳時，能夠將眼光放得更長遠，確實踏出改善未來的每一步。

【在行事曆欄位該做的事】

用畫圈叉的方式檢查自己在這一天是否曾為未來付諸具體行動。

為了建立更美好的未來，於每月月初明確標示目標。

【在筆記欄位該做的事】

寫下想要讓未來自我擁有的知識，或是可以促進自己成長的思維見解。

寫下打動自己內心深處產生共鳴的名人語錄，或是某篇文章段落。

  • 第三本筆記：手機App——超效率行程管理法

善用手機行事曆App的提醒功能，就能幫助自己Catch所有瑣碎小事不遺漏！

【好處1 隨時綜觀即日起未來一年以內的所有行程計畫】

綜合觀察整體，可以一眼看出工作排程的偏差，幫助自己調整狀態，例如：下個月工作排太滿，可以安排個休假來放鬆自己。

【好處2 可以立即找出過往的行程】

和過去聯絡過的對象會面時，可以立即查出以前會面的時間、地點等資訊，幫助擬定對話時的策略或談資。

【好處3 附有通知功能】

巧妙運用「預告行程即將開始」的功能，讓智慧型手機成為自己專屬的「優秀祕書」。

將開會決定的待辦事項輸入手機中，幫你做出超水準工作表現！

大部分的工作都需要事前準備。開會後，要列舉出「下一步重要工作」的事前準備事項，安排恰當的時程表並輸入行事曆APP中，提醒自己做好每一項事前準備，再也不怕東缺西漏！

行事曆上必須同時紀錄工作與私人行程！

作者主張，行事曆上不應區分「公私」，而要依據「緊急性與重要性」來做出不同標示，例如：

粉紅色——緊急且重要的預定行程（現在工作的會議等）

紅色——不緊急但重要的預定行程（和感覺與未來工作有關的人會面等）

黃色——緊急但不重要的預定行程（可以請他人代勞的作業等）

藍色——既不緊急也不重要的預定行程（同事間的聚餐等）

以顏色為區分，預定行程的優先順序就一目瞭然。所以例如在決定重要會議（粉紅色）時，不僅可以考慮空檔的日期時間，標示藍色或黃色的日期時段也可以納入考量。

一流管家獨門分享，這些有錢人都如何用筆記管理時間和工作！

身為服務過眾多一流富豪的管家，作者提供最獨門的第一手資料，

告訴大家：其實有錢人都用筆記，這樣規劃自己的人生！

愈頂級的富豪VIP，愈喜歡行事曆上的「空白」

別以為有地位的人會把行程都交給祕書打理，其實祕書頂多只會協助安排預約等瑣事，有錢人都會親自規劃行程！而且，愈有錢、地位愈高的人，行程上的空白就愈多。他們喜歡盡量預留空檔，給自己時間來思考邁向未來的行動。

為何有錢人會在筆記上刻意使用菲律賓他加祿語？

愈是高級VIP，對個人資料就愈敏感。尤其是筆記，大多包含不想外洩的內容。這位富翁可能是考慮到萬一不小心遺失的情況，所以特地選用較罕見的語言來書寫。

除此之外，我們也可以運用「簡寫」的技巧，用一些特定符號（如英文縮寫）來代表常用用語，不僅可增加寫筆記的速度，同樣能避免對外洩漏重要資訊！

本書特色

  • 系統歸納出高效能的手帳筆記運用技巧，讀者可依據自己需求來加以模仿學習。
  • 內容簡單易懂，並附有圖解，便於讀者理解。


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