這個作法與GTD中使用的「下一步行動」清單稍有偏離。「下一步行動」清單並沒有把你的注意力侷限在今天。正如GTD的創立者大衛．艾倫所說，它的目的是列出「下一個需要從事的具體、顯而易見的活動，以推動當下的實際狀況朝向完成邁進」。因此，「下一步行動」清單可能會長達幾頁。

這是一個關鍵的區別。你會發現，完成每天的待辦清單能夠激勵、鼓舞你。劃掉你清單上的每個事項，會讓你感到精神振奮。你會覺得這一天是很有成效的一天。

想像一下，一天又一天的體驗這種正面積極的感覺。

步驟2：根據預期成果定義任務

做某件事的唯一原因是，做了這件事是否能讓你距離實現某個特定目標越來越近。比如說，很少有人會在閒暇時間學習微積分。大多數會這麼做的人，都是為了完成課堂作業、準備考試，或者擴展他們的技能組合。

同樣的，很少有人會為了享受而去清理屋頂的雨水排水溝。他們會這麼做是為了防止屋頂排水溝因為積水而損壞。我們採取行動是為了實現具體成果。否則，我們為什麼要把時間與精力花某些事情上，妨礙我們從事會讓自己覺得更愉快的活動（像是，使用網飛看我們最喜歡的電視劇）？

想一想，你的待辦清單是為了實現具體目標這個概念。你有多少次沒有完成任務，甚至沒有開始進行這些任務，因為它們對你來說似乎沒那麼重要？很有可能是這些任務跟你想實現的具體目標沒有關聯。

完成你的每日待辦清單最簡單的方法是，為每個事項賦予一個「原因」。了解為什麼這些事項在你的清單上。確定你為什麼必須完成它。把原因寫在任務旁邊。

舉例來說，假設你的待辦清單中包含「打電話給父母」這個事項。你應該有打電話給他們的理由，或許你只是想問候他們。或者，你想邀請他們共進早餐，又或者你想向他們詢問與家庭有關的事情。

重點是，打電話給父母是為了完成一項具體目標。在任務旁邊寫下這個目標或期望的結果。如果你知道為什麼你要這麼做，你就更有可能完成這件事。

把進行任務的理由留在你的腦海裡是不夠的。你必須把理由寫下來。這樣做能把這些理由具體化。寫下來的理由會比在你腦海遊蕩的理由更真實。

你會發現當你把任務與具體成果結合時，你會更覺得有必要完成它們。當你採取行動就表示你朝著希望實現的目標邁進—這些目標對你來說很重要。

這是一個有效的待辦清單的重要特徵之一。

步驟3：把專案拆解成多項單獨的任務

你可能聽過這個玩笑話：你要怎麼吃掉一頭大象？一次一小口。

這句話是在解釋關於任務管理的一個重要概念。完成任何專案的唯一方法是，先將專案拆解成組成的幾個小部分。藉由完成必須進行的個別任務，來推進一項專案。

你可以很直觀的理解這點。但你是否有把這個原則，應用到你的每日待辦清單中呢？

當我們面對一個大型專案時，會不知道要從哪裡開始做起。因此，我們會變得更容易分心。比起其他任何的干擾，在缺乏方向與動力的情況下要努力做事其實更困難。

這就是許多待辦「事項」在一天結束時卻無法完成的原因。嚴格來說，它們是「專案」而非「事項」。它們的範圍太大了，大到讓人吃不消，因此導致我們拖延。我們最後會把這些事留到隔天，讓它們繼續困擾我們。

如果我們不願意投入時間，把專案分拆成更小、更容易管理的事項，這種毀滅動機的過程很可能會日復一日的不斷上演。

讓我們來看一個例子。

假設你的總清單上有一個事項是「打掃房子」。這是一個可能需要花費數小時才能完成的專案。把這項專案列為單一事項，會讓人覺得有壓力。你會不太知道要從何開始。

因此，讓我們將這一項專案拆解成多個較小的任務，每項任務都有它的重點，因此可以在更短的時間內完成。以下是開始進行時所使用的清單：

• 洗碗盤
• 清理廚房流理台
• 拖廚房的地板
• 清洗樓下的浴室
• 清洗樓上的浴室
• 用吸塵器打掃地板
• 除去傢俱上的灰塵

你會注意到，上述每項任務都是實際可執行的。而且重要的是，每項任務都獨立於其他任務。你不必依照一定的順序來解決它們。

你可以靈活的安排時間來完成這些任務。與其預留四個小時「打掃房子」，你不如預留十分鐘洗碗盤、十五分鐘拖廚房的地板，以及三十分鐘清洗樓下的浴室。

把專案分成較小的任務，能夠讓它們看起來更容易做到。這種作法也能讓你根據任務的優先順序與價值，分配你有限的時間與注意力。例如，洗碗盤可能是需要優先進行的事項，你就可以先關注它。相較之下，用吸塵器打掃地板是次要事項，可以延遲到明天再做。

重點是要區分專案與事項。

確保你的待辦清單僅限於可執行的任務，而不是專案。如果一個事項需要超過一個動作，那麼它就是一個可以（也應該）被拆解的專案。藉由分解它們，你能擁有更高的專注力，也能更快完成重要的工作。

步驟4：為每項任務設定截止日期

你已經知道截止日期的重要性了。它們能幫助我們把時間與注意力集中在重要的任務上。它們幫助我們安排日程表。它們鼓勵我們採取行動。有些研究也表明，它們能改善我們的表現。

最後，截止日期提高了我們的效率與生產力，激勵我們完成重要的事情。

出於這個理由，你的總待辦清單中的每個任務，都應該有相關的截止日期。日期並不是不能改變。它可以根據任務的優先順序與緊迫性的改變，而進行更改。

日期也不需一定要很精確。你的工作清單可能會包括某些時候需要解決的待辦事項，但目前可以先放在次要位置。如果任務不是在幾個月內會到期，那麼截止日期可以設定為「八月中」就夠了，不用設定為「八月十四日」。

為你的總待辦清單中的每個事項加上截止日期，可以更輕易的知道，你的每日待辦清單應該選擇哪些任務。你可以一目了然的知道，哪些事項明天需要你的關注，哪些事項可以擱置到未來再做。

話雖如此，只為每個事項設定一個截止日期是不夠的。你做這些事的方式一樣很重要。它會影響你的士氣、動力，以及專注力。你設定截止日期的策略將會決定它們是否有效。

以下是一些小技巧：

首先，確保每個截止日期都是能夠實現的。替任務設定一個不可能實現的截止日期是沒有好處的。這麼做只會引起你的壓力、挫折感，以及沮喪感。

其次，為每個截止期日提出一個理由。舉例來說，假設現在是夏天，你的孩子預計要去檢查牙齒。你也許想在八月三十一日之前安排牙醫預約，以確保你的孩子在開學之前完成這件事。你有採取行動的理由。這個理由可以讓截止日期與實際情況相符合。

當截止日期是在沒有理由的情況下所設定的—也就是日期是任意挑選出來的—那麼採取行動的動力就會更少。緊迫感是人為的。

最後，給自己更少的時間，少於你認為你需要的時間。我在「為什麼你沒有完成你的待辦清單」一章中，提到帕金森定律。這個定律指出「當你有多少時間可以完成工作，你就會延伸你的工作來填滿可用的時間。」我們傾向於讓自己擁有太多的時間去完成事情。你會發現，縮短時間可以提高你的注意力，進而提高效率與生產力。

沒有理由害怕面對截止日期。恰好相反，你應該期待把它應用於總工作清單中的每個事項。它能避免你分心，也能給你所需的動機、靈感，以及力量，讓你最重要的工作能夠進一步發展。

本文摘錄自《一流工作者都在用的待辦清單：省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式》

作者：戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）
譯者：劉奕吟

責任編輯：潘柏翰
核稿編輯：翁世航



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