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文：尼克．費茲賀伯特（Nick Fitzherbert）
日常交談與簡報差異
我們在第四章已經討論過，必須用淺顯易懂的文字準備簡報內容，也要避免使用聽起來很不自然的語調。如果遣詞用字太過於正式，也會妨礙你與觀眾之間的溝通。不過，日常交談與簡報兩者之間的差別儘管難以察覺，但確實存在著重大的差異。日常交談是你跟一、兩個人之間的非正式閒聊談話，而簡報則是對著人群講話，即使只是少數幾個人。
簡報與日常交談的不同之處，部分原因在於：做簡報時需要突顯你所說的內容。簡而言之，簡報是一種單向的溝通，別人幾乎沒有機會插嘴和要求澄清。這就好像你正在閱讀一本書，但是你不能再翻到前面去查看內容一樣。簡報具備了一些要素：
- 簡報的語言比日常生活的交談更直接。我們在第四章探討否定句的風險時，我曾提到英國人在日常交談時，都會保留自己的觀點。英國人內斂而不表態，聽人說話的同時也評估對方的觀點，加以詳細分析、抽絲剝繭，再藉此修正自己的觀點。但是做簡報時就無此需要也沒有機會，所以你做簡報時應該要講得更大聲、更堅定，甚至更直率的表達。
我們在第四章討論過兩項技巧，即強而有力的用字遣詞以及避免使用否定句，這兩項都可以幫助在你做簡報時顯得更直接坦率。
- 簡報的語言比日常交談更加簡單扼要。日常生活的交談有高潮也有低潮，還有一些嗯嗯哼哼的聲音和小語病，這些毛病可作為閒聊過程中的停頓點；而簡報則需要簡單扼要。你一定要知道自己要說什麼，千萬不要被那些戲劇表演的對白誤導了。戲劇中的對白大部分都不真實，而且都是從閒聊話語加以編劇而成的。
將最重要的字放在句子的最前面，並且多運用動詞，將會使得簡報的用字遣詞更加簡單扼要。
- 簡報的語言比日常交談更重視說清楚講明白。簡報時不能含有曖昧、矛盾、暗示性的詞彙，就像我曾經說過的，你根本沒有機會重說剛才已說過的話，所以說到重點時都需要加以闡述，講話時也要有停頓以方便觀眾做筆記。此外，有可能出現「說不清楚的陷阱」，這時需要大聲說清楚，有時候要逐字逐句講明白。譬如：銷售量從原來的水準「掉了15％，不是50％」需要講清楚的地方應該一再反覆的講，因為這是關鍵性重點。
可以運用「字中有畫」的原則（參閱第四章），以便講得更清楚、簡潔。
簡報者必須控制講話的風格並將每個小語病找出來，而且不要與自己的角色有所衝突。諧星迪（Jack Dee）說：「所謂舞台角色就是突顯自己，一旦發展出那個舞台角色，它本身就會表現自己。」
去蕪存菁的技巧
電影大亨高德溫（Samuel Goldwyn）曾說：「如果你不能在一張名片的背後寫出一部電影的架構，就不能搞電影。」我們在第三章討論過單一聚焦重點的重要性，以及必須決定最想讓你的觀眾記得什麼。為了取得靈感，我們曾討論賈伯斯在簡報中創造了單簡訊，並讓觀眾在腦中自動的形成記憶。
我曾經對來自歐洲公司的高層人士做簡報，其中有一位叫做瑪莉女士，她的想法很特別。她說：「為了讓訊息被人知道，務必用簡單的句子做溝通。如果辦不到，有可能是自己不懂。」當時我剛好要跟與會人士討論訊息的去蕪存菁問題，於是引述了她的話，我提出兩種方法：電梯訊息法、重要的話要先講。
電梯訊息法
電梯訊息所指的是，語詞簡單扼要、別人知道你是誰。如果你的訊息是關於產品和服務，那麼內容就變成那些東西是什麼？那些東西能為我做什麼？製作電梯訊息的過程是：
- 寫下每一個字詞和片語。理想的做法是寫在便利貼。
- 按重要性排列字詞和片語。可以分為三類：必須知道、應該知道、最好要知道。
- 去蕪存菁，留下最重要的資訊，做成可以應用的電梯訊息。
- 製作類似新聞頭條新聞方法。
- 測試電梯訊息。
我曾經多次運用這項技巧，並將這個方法運用在授課內容：
1. 寫下每一個字詞和片語：訓練、溝通諮詢、魔術圈、魔術法則、簡報技巧、創造性思考、指導、商業用途、顧客名單、魔術圈公關專員、特許公開研究、吸引力、遊說。
2. 按重要性排列字詞和片語：
4. 製作類似新聞頭條新聞方法：以魔術法則應用在商業溝通。
- 結合簡報技巧、創造性思考和魔術技巧，從事諮詢工作。
- 以魔術師吸引觀眾注意的方法，應用在商業溝通。
- 我是公關研究所會員也是魔術俱樂部成員，負擔該團體的公關事宜。
重要的話要先講
為了追求事業名聲，你應該在簡報夾內附上證明自己經歷的資料。譬如，你接受電視訪談，要如何運用簡短的十五分鐘表現自己，讓觀眾緊盯著螢幕一直看下去。首先，準備一段吸引觀眾、讓他們聽得懂的簡介。例如，你可以將五百字簡歷縮減成一百字，就是將溝通建立在觀眾已經知道的事情上。
從製片人獲得靈感
我從製片人獲得靈感是因為，他們將訊息去蕪存菁。在製片之前，他們必須先找上有錢人，推銷他們的點子。一旦電影製作完成，傳統的宣傳方式就是靠著電影海報和口碑行銷，也就是必須讓觀眾談論他們的電影。但除非觀眾有好口碑，否則電影很快就會下線。
所以電影製作人很有「高濃縮概念」，亦即能夠精簡用語、明確訴求，激發觀眾去看電影：
- 「一顆像德州大小的隕石正撞上地球。」（《世界末日》）
- 「 在兩大敵對家族紛爭之際，來自兩家族的男女正陷入戀愛。」（《西城故事》）
- 「大白鯊逼近避暑勝地，陷入恐慌。」（《大白鯊》）
我喜歡的「高濃縮概念」傑作是《捍衛戰警》：「炸彈在公車上，如果車速低於五十五英里炸彈將會引爆，但此時正是交通尖峰時刻……。」就「高濃縮概念」而言，這樣的字句有點冗長。也許可以更精簡：「公車上的頑固分子……。」
正如史蒂芬．史匹柏所說：「我喜歡可以握在手中的點子，如果有人以二十五個字告訴我點子，我就可以拍成一部好電影。」最極致的「高濃縮概念」電影應該是《飛機上有蛇》。男主角表示他當初接下電影演出就是因為看了電影片名。
善意的欺騙
魔術法則運用在商業的重點在於：抓住觀眾的吸引力，而不是欺騙的行為。我要說的是，有時候用一點欺騙可以增加影響力，但並不會造成傷害，我稱之為「善意的欺騙」。譬如，英國前首相的幕僚坎貝爾在跟商界朋友做演講之前，都非常公開談論他在康寧街十號的日子。有一場演講的內容是他在康寧街十號所學到的十大教訓，他相信這些教訓應用到商業社會很管用。
不管是否真如坎貝爾所言，有所謂的十大教訓，但那都無關緊要了，因為那十大教訓成為他的演講內容，也增強了演講的影響力。而且，他會在演講中不斷強調「來自權力核心」的訊息，而不只是一位當年位居要津人士的事後回想而已。他的演講就像在訴說故事，而且說得像是正在發生似的。
我也常引用故事，不管來自上課學員或六年前的故事，觀眾並不在乎。我常常會說：「我最近指導某個人，而且……。」即使這個故事是六年前發生的，但也不會違背事實，沒有人會因此而受到傷害。我記得某位諧星，經常這樣開始講故事：「今晚要來戲院的途中，我遇見一件事……。」這樣的故事很管用，因為這種說法很有現實感，而且令人覺得好像是經驗分享。
輔助工具
就像我們在第八章探討的，直接引述原始來源不只能增進簡報者的聲譽，也能讓觀眾對你所引述內容的可靠性更加信任。然而，你也許有必要虛構原始來源。我在第八章也提到，有些簡報者其實用不到筆記本，卻常常拿著筆記本翻一翻，以免觀眾認為他根本沒有事前準備。這些經驗老道的簡報者用了「欺騙」手法，但也是為了觀眾好。
講故事
在第九章我談到，必須消除可能造成觀眾分心的景物。我也提到一張美人魚的照片，造成學員分心。其實，那張照片是一位中國女性而不是美人魚，我刻意將它改為美人魚是因為，美人魚的故事不管到哪裡都是可以運用的通俗故事。根本不用害怕講這一則故事時，會有中國女性在現場而招來冒犯的質疑。所以，訴說故事時要稍微做一些調整，只要不會傷害人，反而會讓你的故事更精采。
觀眾提問
我們在第三章討論過，一開始就獲得觀眾注意的技巧。那就是拋出讓觀眾可以答得出「正確」答案的問題，這也算是一種「善意的欺騙」手法。拋出問題時，你也許會想引出想要的答案，但是這麼做也可能讓觀眾提出其他問題，而更有參與感。
即興式簡報
沒有PowerPoint的簡報也是一種優勢，因為你可以根據觀眾的情緒反應，刪減或改變簡報的內容與進度。這也表示，你有機會審慎的重整內容，作為現場的即興演說，回應觀眾提出的問題。這麼做的好處是，你的簡報就會像是量身訂做一樣，你的觀眾也會想要積極參與。回想一下，我們在第二章探討簡報架構時提到，你可以用鉛筆在簡報架的板子上做記號，這樣可以協助你呈現即興式簡報的好點子。
研究探討
魔術師在表演讀心術時，表面上是猜測觀眾的心思，其實，這些資料大部分都是從臉書和網路搜尋引擎收集來的。但你如何運用這項技巧在商業簡報呢？只靠著資料收集是不會讓你贏得掌聲。不過，巧妙運用對方的個人資料，有可能迅速獲得對方的信任。因為你知道對方不喜歡什麼，你就能避免觸及他們的禁忌，知道他們所喜歡的事物，則能讓他們對你產生興趣。你可以這麼說：「我覺得你是這種人，所以要向你推薦……。」
本文摘錄自《簡報現場力：Show Time！簡報三分鐘的20個零失敗技巧》
作者：尼克．費茲賀伯特（Nick Fitzherbert）
譯者：鄭清榮
責任編輯：潘柏翰
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