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文：神戶美德、小早川優子
你是在開會還是浪費時間？
要讓會議發揮效果，就得在事前刪除無謂的消耗。例如，假設每個月舉辦四次十人參加的兩小時會議，10人×2小時×4次＝80小時，若以時薪一千圓計算，就會產生八萬圓的無端浪費，但實際人事費用一定高出一千圓，所以實際上的損失可能更大。
此外，同樣是會議，還可因不同目的，細分出腦力激盪、提案、決策、資訊交流等四種類型。關於這部分，我會在下一節會詳細介紹。首先，大家必須釐清，此次召開會議的目的究竟為何？而當你確定會議目的之後，自然就會知道什麼事該做、什麼又該刪除。
減少與會人數
釐清會議目的後，就能清楚判斷「A和這個議題無關，無須參加」，進而避免因為怕有人沒聽到，而勞師動眾地把所有人都找來開會的窘境。實際上，一味地增加人數，常會導致眾人遲遲無法做出決定；相較於此，人數少而專精的會議，則會讓與會者產生「此議題必須由我好好說明」的責任感，進而積極發言。
決定會議時間
大多數的會議都該在一小時內結束，若是目的和目標明確，甚至有可能縮短至四十五分鐘。例如，事先知會大家會議目的為何，就能讓與會者預先做好準備。若等到會議開始後你才宣布：「今天大家聚在這裡開會的目的是……」，不但浪費時間，還會害得與會者因準備不足，而只能進行粗淺的討論。
此外，事先知會眾人議題為何，大家就能在會議進行時，思考各議題的時間分配。屆時主席只要說：「我們花十分鐘左右在A議題上就好」、「關於B談到這裡就差不多了」，就能乾脆地轉換到下一個議題。此外，會議時間若能縮減至四十五分鐘，一旦遇到臨時動議，或需要更長時間討論的議題時，也能更有餘裕。
設定會議目標
會議若是開始得不明不白，整場會議的走向就會曖昧不明，最後很可能沒做出任何決定，糊裡糊塗地結束。「今天的會議是要腦力激盪，目標是請大家盡量提出意見」、「今天是資訊交流會議，所以大家互相確認工作進度後，就來決定下個月的○○企畫由誰負責」。像這樣先宣布此次會議的目標，並告知與會者後再開會，就能讓全員抱著相同的認知，朝同一個目標前進。
當全員有了相同的目標時，就能提出「大家就用電子郵件告知企畫進展」、「這部分由A、B兩人私下討論就好」等做法，進而減少無意義的「全員會議」頻率。以開頭提到的「10人×2小時×4次＝80小時」為例，人數、時間、頻率只要各減少一半，就會變成「5人×1小時×2次＝10小時」，每個月的會議成本就能大幅減低，壓縮成原本的八分之一。
開會前確實做好準備，會議就能成為一項特別的活動，而不再只是無謂的例行公事，並提高與會者的當事人意識。請各位務必重新檢視平日會議中無謂的消耗何在，並有效率地將之刪除。
這場會議是什麼種類？
正如上一節介紹的，會議可分為四種類型，各自有不同的目的與目標。若想更有效地運用時間，就得讓眾人先建立起對會議種類的共同認知。
1. 腦力激盪會議
腦力激盪的規則，就是要請與會者不分職位、年齡地儘量提出意見，且絕不否定對方的想法。只要有一個人開始打槍對方，眾人好不容易萌芽的構思，就會在瞬間被扼殺，所以在會議一開始時，就要讓全員明白這一點。
如果大家一直提不出意見的話，身為主席的你，就要負責拋出各種無聊的提案，藉此降低提出意見的難度，例如：「這次的活動，我們乾脆和手機遊戲《精靈寶可夢GO》合作吧！」像這樣和流行事物扯上關係，又有點異想天開的構思也無妨。如此一來，部屬們就會開始思考：「這樣真的可以嗎？」進而不斷提出自己的想法，說不定就會碰撞出既出色又具可行性的方案。
2. 提案會議
這是針對少數幾項提案，進行具體報告的會議。其中又可分為「在自己的公司中報告新提案」，以及「邀請外部人士到社內進行簡報」兩種。該提案的決策者（主管、董事等）不在場的話，會議就無法進行，因此行程安排也是其中一項重要的事前準備。若會使用電腦、投影機等設備，記得要在會議開始前確認是否能正常運作。
3. 決策會議
這是在蒐羅了各種腦力激盪的意見或提案後，決定該採用何者的會議。
將眾人提出的構想統整起來，再提出批評、進行討論，最後做出結論。統整時，建議使用白板整理各項論點，再選出和目標最接近的意見或提案。若你預料到討論可能會陷入僵局，就得事先準備問題，讓決策者能以「YES」、「NO」回答，可加速會議進行。身為主席的你，要注意的是，當有人態度強硬地大聲反對，你絕對不能立刻倒向其意見，這會造成其他與會者的不滿，最後引發雙方對立。
開會並不是為了討論「誰的意見比較厲害，非得分出勝負不可」，而是「找出對彼此都有好處的最佳方案」。換言之，就是要找出眾人能取得共識的折衷點。
4. 資訊交流會議
業務會議、小組的進度會議等，大多屬於資訊交流。這種會議只需要在公司內的社群網站上發文並要求回覆，或以電子郵件討論即可達成。
但另一方面，實際召開資訊交流會議也有好處。因為眾人是直接面對面報告，所以主管能夠更具體地了解小組成員目前的狀況。
有些不必刻意寫成報告書的小事，藉由在會議中直接向負責者問話，可能會有意外的發現。例如某位組員近日被其他部門告知，對方曾有類似的經驗等，進而找出意料之外的解決之道。
與會者若能是先搞懂會議目的為何，眾人就能更快到達目標，好處還真不少。因此，身為主席的你，請務必在會議開始時，先向大家說明會議的類型與目標，例如：「今天會議的前三十分鐘是腦力激盪，最後留十五分鐘進行決策。」
會議流程被打亂怎麼辦？
愛插嘴的大聲公
當別人在討論時，有些人總是喜歡插嘴，放大音量地高談自己的意見，或是過去的豐功偉業。更可怕的是，當這種人登高一呼，就會把全員都給拖下水，不得不跟著往錯誤的方向前進……要對付大聲公，必須做好下列三項事前準備：
先將議題用大字寫在白板上，這樣一來，大家就能一目了然地看見，討論是否偏離主題了。再者，正對面若坐著和自己意見相左的人，人就會在反對力量的注視下變得脆弱，因此坐在你對面的，必須是同一陣線的人（若是主管更好，你得到的支持會更大）。與此相反，讓敵對的一方坐在離自己半徑一．五公尺以內的座位，他們就很難面對面地提出反駁意見。
倘若對方仍持續出招，你還可以藉著地利之便，指著白板上的主題大聲說：「現在是在討論這個議題，關於你提出的問題，我們另外再找時間討論。」這時，別忘了以眼神示意一下同一陣線的主管，暗示他盡快出聲表示贊同。
散會後才意見一堆的事後諸葛
會議時從不發言，散會後才來說：「上次討論的那件事，我還是覺得應該這樣做比較好。」這種不識相的討厭鬼任何公司都有。
儘管面對這樣的意見，會讓人想在心裡大吼：「那你幹嘛不早說？」但這樣的人說穿了，也不過是害怕意見遭到駁回，而不敢在會議中提出。這種在個性上屬於明哲保身型的人，要他們馬上改變是不可能的。
你可以從下次的會議起，直接點名，要對方當場說出自己的意見。這類型的人儘管不敢自己舉手，但別人指名的話就OK。他們最常見的反應是：「既然大家都這樣推舉我了，那麼我就恭敬不如從命吧。」
話又說回來，如果你在會議上直接點名了，他們仍舊沒有發言的話，就等於是堵死了他們成為事後諸葛的可能。相信再怎麼愛在事後提出意見的人，都會因為這層緣故而閉嘴（明明給過你機會了又不講，怪誰呢？），你也就此達到目的了。
批判先生／小姐
所謂批判先生／小姐，指的是老愛挑對方毛病，以為「討論＝批判」的討厭鬼。想讓這種人閉嘴的方法只有一個，那就是問他：「那你覺得怎麼做比較好？」試著讓他也加入討論。
大家要先認清，批判先生／小姐的目的純粹是找碴，根本懶得替你想對策或解決之道。他們如果回答你：「我哪知道？這又不是我要負責的工作。」你就可以順著對方的話：「那麼，現在並非討論這個問題的最佳時機，一直在這上頭打轉也很花時間，我們還是回到正題上吧。」藉此將談話主題轉回來。
會議是取得共識的場合，本來就該訂定目標與期限。如果因為頭痛人物找碴而延誤進度就虧大了。既然你已擔負主席重任，就得設法將眾人導向正確方向。
譯者：李璦祺
責任編輯：翁世航
核稿編輯：潘柏翰
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設定會議目標
會議若是開始得不明不白，整場會議的走向就會曖昧不明，最後很可能沒做出任何決定，糊裡糊塗地結束。「今天的會議是要腦力激盪，目標是請大家盡量提出意見」、「今天是資訊交流會議，所以大家互相確認工作進度後，就來決定下個月的○○企畫由誰負責」。像這樣先宣布此次會議的目標，並告知與會者後再開會，就能讓全員抱著相同的認知，朝同一個目標前進。
當全員有了相同的目標時，就能提出「大家就用電子郵件告知企畫進展」、「這部分由A、B兩人私下討論就好」等做法，進而減少無意義的「全員會議」頻率。以開頭提到的「10人×2小時×4次＝80小時」為例，人數、時間、頻率只要各減少一半，就會變成「5人×1小時×2次＝10小時」，每個月的會議成本就能大幅減低，壓縮成原本的八分之一。
開會前確實做好準備，會議就能成為一項特別的活動，而不再只是無謂的例行公事，並提高與會者的當事人意識。請各位務必重新檢視平日會議中無謂的消耗何在，並有效率地將之刪除。
當你擔任會議主席時……
NG「直接按照過去的方式進行就可以了吧？」
OK「我得想個法子，在事前準備階段，就刪除無謂的消耗。」
這場會議是什麼種類？
掌握會議的類型與目標
正如上一節介紹的，會議可分為四種類型，各自有不同的目的與目標。若想更有效地運用時間，就得讓眾人先建立起對會議種類的共同認知。
1. 腦力激盪會議
腦力激盪的規則，就是要請與會者不分職位、年齡地儘量提出意見，且絕不否定對方的想法。只要有一個人開始打槍對方，眾人好不容易萌芽的構思，就會在瞬間被扼殺，所以在會議一開始時，就要讓全員明白這一點。
如果大家一直提不出意見的話，身為主席的你，就要負責拋出各種無聊的提案，藉此降低提出意見的難度，例如：「這次的活動，我們乾脆和手機遊戲《精靈寶可夢GO》合作吧！」像這樣和流行事物扯上關係，又有點異想天開的構思也無妨。如此一來，部屬們就會開始思考：「這樣真的可以嗎？」進而不斷提出自己的想法，說不定就會碰撞出既出色又具可行性的方案。
2. 提案會議
這是針對少數幾項提案，進行具體報告的會議。其中又可分為「在自己的公司中報告新提案」，以及「邀請外部人士到社內進行簡報」兩種。該提案的決策者（主管、董事等）不在場的話，會議就無法進行，因此行程安排也是其中一項重要的事前準備。若會使用電腦、投影機等設備，記得要在會議開始前確認是否能正常運作。
3. 決策會議
這是在蒐羅了各種腦力激盪的意見或提案後，決定該採用何者的會議。
將眾人提出的構想統整起來，再提出批評、進行討論，最後做出結論。統整時，建議使用白板整理各項論點，再選出和目標最接近的意見或提案。若你預料到討論可能會陷入僵局，就得事先準備問題，讓決策者能以「YES」、「NO」回答，可加速會議進行。身為主席的你，要注意的是，當有人態度強硬地大聲反對，你絕對不能立刻倒向其意見，這會造成其他與會者的不滿，最後引發雙方對立。
開會並不是為了討論「誰的意見比較厲害，非得分出勝負不可」，而是「找出對彼此都有好處的最佳方案」。換言之，就是要找出眾人能取得共識的折衷點。
4. 資訊交流會議
業務會議、小組的進度會議等，大多屬於資訊交流。這種會議只需要在公司內的社群網站上發文並要求回覆，或以電子郵件討論即可達成。
但另一方面，實際召開資訊交流會議也有好處。因為眾人是直接面對面報告，所以主管能夠更具體地了解小組成員目前的狀況。
有些不必刻意寫成報告書的小事，藉由在會議中直接向負責者問話，可能會有意外的發現。例如某位組員近日被其他部門告知，對方曾有類似的經驗等，進而找出意料之外的解決之道。
與會者若能是先搞懂會議目的為何，眾人就能更快到達目標，好處還真不少。因此，身為主席的你，請務必在會議開始時，先向大家說明會議的類型與目標，例如：「今天會議的前三十分鐘是腦力激盪，最後留十五分鐘進行決策。」
會議開始後，身為主席的你要說什麼？
NG 「對於這個議題，有沒有人要提出意見？」
OK 「這次會議前三十分鐘腦力激盪，留十五分鐘決策。請把握時間。」
會議流程被打亂怎麼辦？
擺平那些找碴的討厭鬼
愛插嘴的大聲公
當別人在討論時，有些人總是喜歡插嘴，放大音量地高談自己的意見，或是過去的豐功偉業。更可怕的是，當這種人登高一呼，就會把全員都給拖下水，不得不跟著往錯誤的方向前進……要對付大聲公，必須做好下列三項事前準備：
- 死守住白板附近的位置。
- 讓站在同一陣線的主管，坐在正對自己的座位上。
- 讓大聲公坐在自己的隔壁。（刻意引導對方坐你旁邊，或乾脆在桌上準備名牌；你也可以在事先分發的資料上寫上名字，這些都是誘導方式。）
先將議題用大字寫在白板上，這樣一來，大家就能一目了然地看見，討論是否偏離主題了。再者，正對面若坐著和自己意見相左的人，人就會在反對力量的注視下變得脆弱，因此坐在你對面的，必須是同一陣線的人（若是主管更好，你得到的支持會更大）。與此相反，讓敵對的一方坐在離自己半徑一．五公尺以內的座位，他們就很難面對面地提出反駁意見。
倘若對方仍持續出招，你還可以藉著地利之便，指著白板上的主題大聲說：「現在是在討論這個議題，關於你提出的問題，我們另外再找時間討論。」這時，別忘了以眼神示意一下同一陣線的主管，暗示他盡快出聲表示贊同。
散會後才意見一堆的事後諸葛
會議時從不發言，散會後才來說：「上次討論的那件事，我還是覺得應該這樣做比較好。」這種不識相的討厭鬼任何公司都有。
儘管面對這樣的意見，會讓人想在心裡大吼：「那你幹嘛不早說？」但這樣的人說穿了，也不過是害怕意見遭到駁回，而不敢在會議中提出。這種在個性上屬於明哲保身型的人，要他們馬上改變是不可能的。
你可以從下次的會議起，直接點名，要對方當場說出自己的意見。這類型的人儘管不敢自己舉手，但別人指名的話就OK。他們最常見的反應是：「既然大家都這樣推舉我了，那麼我就恭敬不如從命吧。」
話又說回來，如果你在會議上直接點名了，他們仍舊沒有發言的話，就等於是堵死了他們成為事後諸葛的可能。相信再怎麼愛在事後提出意見的人，都會因為這層緣故而閉嘴（明明給過你機會了又不講，怪誰呢？），你也就此達到目的了。
批判先生／小姐
所謂批判先生／小姐，指的是老愛挑對方毛病，以為「討論＝批判」的討厭鬼。想讓這種人閉嘴的方法只有一個，那就是問他：「那你覺得怎麼做比較好？」試著讓他也加入討論。
大家要先認清，批判先生／小姐的目的純粹是找碴，根本懶得替你想對策或解決之道。他們如果回答你：「我哪知道？這又不是我要負責的工作。」你就可以順著對方的話：「那麼，現在並非討論這個問題的最佳時機，一直在這上頭打轉也很花時間，我們還是回到正題上吧。」藉此將談話主題轉回來。
會議是取得共識的場合，本來就該訂定目標與期限。如果因為頭痛人物找碴而延誤進度就虧大了。既然你已擔負主席重任，就得設法將眾人導向正確方向。
會議上出現打亂流程的頭痛人物時……本文摘錄自《這樣下指令，工作急．展．開！》
NG「這件事不是○○說的那樣，我的看法是……。」
OK「目前討論的是這個主題，那件事晚點再說！」
譯者：李璦祺
責任編輯：翁世航
核稿編輯：潘柏翰
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