工作會議或是提案簡報場合上,在別人說話時貿然插嘴是沒有禮貌的行為,這一點,我們可以自我提醒、避免;然而,當自己發言時一直被別人打斷該怎麼辦?一直互相搶話?或是任由對方暢所欲言?這些做法都不是好的選擇,互相搶話容易引起更大的摩擦,放縱對方會降低會議效率。
被插嘴、中斷會議節奏與進度,往往讓人困擾,必定需要一些方法,巧妙將發言主導權帶回自己身上。Inc.com提出了三個技巧,有效阻止這種情形發生。
1.禮貌地請求:「不好意思,我可以插個話嗎?」
當有人中斷自己發言,開始滔滔不絕的時候,最立即可行的方式是:明確請求對方交回發言權。
雖然同樣是打斷,但是禮貌性的請求許可會是很好的選擇。一方面能表達出自己有在聆聽,只是礙於其他因素才出手打斷;另一方面也能讓對方理解(善意的提醒),剛才還有部分被他中斷的語句或話題還沒結束。然而,無論情況如何,這樣的句子仍須尋找時機謹慎地使用,畢竟大部分的時間都很難有一個可以舉手發出請求的空檔。
適用時機:在發表意見或提出問題時被插話。
2.點出討論重點: 「我們現在的重點是⋯⋯」
有時候,被中斷也並非全然是壞事,若對方真的想針對當下言論做出最即刻的反應,雖然是不太禮貌的方式,卻對整體討論有助益。麻煩的就是插嘴的人太過於專注在自身意見,強勢中斷別人的發言後卻完全偏離重點,距離需要討論的事項越來越遠,延遲會議進度。此時,用重點提醒的方式不僅能拿回說話主導權,也能保證會議能繼續正常進行,減少彼此之間時間的消磨。
適用時機:當對方插話後將話題越帶越遠而不自覺。
3.提醒會議規則: 「不如我們等第一個項目結束後再說?」
這個做法比較需要大家在會議初期的共同決定,例如確切的討論重點、會議規則等,立下較為明確的約束,在會議中便能有一定的影響力。若這時發言被其他人中斷,提出了許多意見且短時間內不會結束時,可以用這樣的方式提醒他,不僅能時時刻刻梳理會議的脈絡,也較不會讓對方有被冒犯的感受。
有些人的確喜歡想到想法的當下就提出,但用這樣的方式也較能讓對方感受到被尊重,留待正確的時機再發言。
適用時機:當成員對議題已有初步共識,卻被中斷。
有些人發表意見時較隨性,未必會審慎判斷、選擇合適的時機,甚至已經造成多數人的困擾而完全不自知。身為會議主導者,或是主辦方,當議題偏離、場面失控,一定要想辦法拉回,否則可能會被認為不夠稱職。善用以上三個方法,讓會議更有效率。
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