我們想讓你知道的是每天早上問問自己這個問題：「我今天非做不可的三件事情是什麼？」或者，用另一個方式問：「如果想對今天的工作感到滿意的話，我需要達成的三件事情是什麼？」


文：威爾．迪克萊、鮑．汀、傑洛姆．杜蒙

在排出時間的優先順序上，你每花一分鐘都比工作十分鐘還要值得。排出工作任務的優先順序，是你一天當中最具生產力的活動之一。

放置順序的不同結果
想像一下，你面前擺了一個空的大寬口瓶。瓶子旁邊有一堆石塊、一堆小石子，還有一堆沙子。你的工作就是想辦法把這些裝進瓶子裡，愈多愈好。那麼，你會按照什麼順序裝呢？

假如你由小至大，先從一層沙子裝起，再放進小石子，剩下的空間就不夠放石塊了。然而，若是從石塊裝起，小石子就會填進縫隙中，沙子會把剩下的空間填滿。

史蒂芬．柯維（Stephen Covey）在他的暢銷書《與成功有約：高效能人士的七個習慣》（The 7 Habits of Highly Effective People）裡，就用了這個譬喻，闡述我們習慣安排工作日的方法。

這個寬口瓶，就代表你的一天，而石塊、小石子和沙子，則代表了你需要完成的工作。石塊代表了最重要的工作任務，小石子是次要的，一粒一粒的沙子則是那些微不足道、沒什麼價值的待辦事項。

柯維要說的是，我們如果一開始就專注在小事上，就沒有足夠的時間處理大的事務。因此，我們每天的第一要務，就是想清楚我們的石塊是什麼，從那些東西下手。



整體而言，這是我們從訪談過的創業家所得到、最異口同聲的竅門了，其他人稱之為「三的法則」（The Rule of 3）。這些創業家告訴我們，每天早上在他們開始工作之前，先不管什麼事情迫切或不迫切，而是專心找出當天結束前要完成的最重要三件事情。接下來，他們就安排時間做這些事。

為什麼選的是三件事呢？為什麼不選兩件事，或是四件事呢？感覺上三是一個很主觀、隨意的數字，除了說這個數字就是有效之外，也很難解釋為什麼要選三這個數字。光是計算運用這個法則的識途老馬們的人數，就足以表示，這個數額是合適的。

每天早上問問自己這個問題：「我今天非做不可的三件事情是什麼？」或者，用另一個方式問：「如果想對今天的工作感到滿意的話，我需要達成的三件事情是什麼？」

這個小訣竅，可以配合另一個建議：一定要從最難的工作下手。利用一早你往往最有活力的這項事實，先解決最困難的工作。假如你一天都從整理電子郵件和閱讀電子報開始，你就很容易拖延，當天你就會被迫彌補。如果你可以先完成重要的工作任務，那天剩下的時間就會圓滿滿落實了。

馬克．吐溫（Mark Twain）曾說：「要是你把活吞一隻青蛙當成早上第一件事的話，當天就沒有更糟糕的事情會發生在你身上了。」我們舉雙手雙腳贊成這句話。

設定時間格

找出三件重要的工作任務之後，你就需要為他們設定時間格（Timebox），基本上，就是安排完成這些事情的所需時間。你可以把這個時間格想像成安排時間跟自己開會。在你的行程表上實際排出像這樣的時間，可以幫你免受會議的干擾，給自己一個完整用來徹底完成該項工作任務的時間。

如果你遵照三的法則，你每天大概會有二或三個設定好時間格的時段，開會的時間自然就減少了。你的一天，若是只有劃分好的時間格和最值得參加的會議，你的活力指數一整天都會維持在高點。

假如你很擔心會有開不完的會議占滿了你的行程，事先建立時間格的方法值得一試，即使你並不確定到時候你要做的是什麼也沒關係。在我們訪談過的創業家當中，有些人只是把這些時間格取名為「工作時間」，或是標上「不要安排任何事情」。

即使大多數的創業家會建議安排出來的時段，大約一到兩個小時，不過，你可以自由選擇自己的時間格長短。也許你可以試試義大利研究員法蘭西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）發明的「番茄工作法」（Pomodoro method）。他發現，人類大腦保持專注的最佳時間為25分鐘。他提出的具體做法是，把行程表打散成25分鐘的工作時段和5分鐘的休息，兩兩間隔。

他用番茄造型的廚房計時器，為這個方法命名，對一個研究員來說，這位仁兄的市場行銷概念真不錯。你當然可以選擇長一點的工作時段，為了寫這本書，我們以一次工作兩小時、每次間隔10分鐘休息時間的方式完成，這個方法對我們很有效。

重要的是要記得，對於安排工作的方法而言，無論你的時間格多長，你的行程表最為關鍵。我們之中，有太多人習慣只用會議把行程表填得滿滿，不管他們是跟客戶或同事開會，這麼做真的很可惜。如果你不決定自己的行程表，別人會幫你安排時間。

用適合你的方式計畫自己的一天，更能規劃重要任務，還能避免讓同事、電子郵件以及電子報綁架了你的時間。利用日曆規劃你的行程表，把時間預留給重要的任務吧。

以下有兩種日曆。哪一種看起來比較像你會用的呢？

高效日曆：三個明確設定好時間格的工作任務、一些簡短的會議、一天下來有三個彼此分開的時間處理電子郵件，還有充裕的午餐休息時間。

忙亂日曆：沒有任何設定好時間格的工作任務、太多冗長的會議、沒必要而徒增壓力的截止期限提示（若有規劃足夠的時間格完成工作任務，並不需要寫下期限），還有只能在辦公桌前快速解決的可憐午餐。

書籍介紹

本文摘錄自《最高生產力工作法：不再窮忙！有策略的組織工作X專注優先要務的習慣，拿回人生主導權》，天下雜誌出版

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作者：威爾．迪克萊、鮑．汀、傑洛姆．杜蒙
譯者：沈聿德

為什麼花了很多時間，事情還是做不完？工作時數能不能減少，做自己想做的事情？現代上班族需要學習高效完成工作的技術，組織工作、專注優先要務、加速完成，就是最高生產力方程式。

我們被自己的工作習慣限制了，忍受每周耗時的會議，而非按照重要性排列行程；浪費時間做不重要的事，而非訓練他人接手。重新檢視自己的工作習慣，訂定明確目標，專注重要項目，善用科技縮短工作流程。少花時間在枯燥工作上，就能用更多時間做自己想做的事。




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