註冊 |
登入 
全職工作 
兼職工作 
義工頻道 
政府工頻道 
職場新聞 
文：張忘形
每次我在上課的時候，總會問大家一個問題：「你覺得簡報到底是什麼呢？」
答案非常非常多，有些人會說是PPT啊，有些人會說是一場好的演講，有些人會說是去提案。我還聽過是一個好表演，一場幽默的秀，一次美好的體驗等等。
這些答案都很好，我也希望正在看書的你可以先想一下你認為的答案，並且在閱讀這本書的時候不斷和這個答案對話。畢竟我希望這本書不是給你正確答案，而是能成為給你不同的刺激，或是陪伴你思考的過程。
我自己的答案是這樣的：「我認為簡報是一條傳輸線。」
你可能會傻眼，傳輸線是什麼意思？我覺得傳輸線很有趣，它雖然只是把手機連接到電腦或是插頭上，讓手機可以充電或傳資料，但卻是無比重要的配件。在簡報過程中，我們就像是插頭或是電腦，手機就像聽眾，當要輸出電力或資料給手機時，簡報就是這一條傳輸線。
用這個概念，就很好明白為什麼每個簡報和過程都不一樣，不能以一應百。因為當遇到的情況不一樣，我們就得略做調整。舉例來說，蘋果手機的傳輸線不但不能給安卓系統使用，甚至和蘋果舊型號的手機也不能互通，不同的情況要使用不同的規格，才能有效傳遞。
但我們到底要傳遞什麼呢？這邊以一個日常會用到簡報的小情境為例：
我晚上要參加一個好朋友的生日，席間會喝兩杯，我要怎麼跟我家女神開口呢？這件事很容易，我馬上想到三種說明的方案：
- 直接傳達法：我晚上要去喝酒，晚點回家。
- 來龍去脈法：因為晚上我的好朋友小虎老師生日，我們決定要幫他好好慶祝一番，我們約在某某酒吧，所以可能會喝點酒再回來喔！
- 輕描淡寫法：我晚上要幫小虎老師慶生，可能會晚點回來喔！
好的，那我到底要怎麼說出這件事情才好？你有沒有其他的方法呢？
其實這題根本沒有標準答案，而是依照當時要參與聚會的成員不同、地點不同，甚至女朋友的心情不同，都可能會有不同的說明方式。因為重點是要達到「我可以出門喝酒，而她能夠放心」的結果，所以要視情況採取最合適的說明。
簡單的說，簡報是因為有一件事情要做，所以我們要傳達這件事情給另一個人，最終要達到某個我們預期的目標。
我非常崇拜的簡報前輩王永福老師說，簡報的目的就是為了說服聽眾。所以我借福哥的概念延伸一下，簡報對我來說，是整個體驗的總和。而在這個體驗中必須要導向聽眾支持我們，進而被我們說服。因此我認為簡報由這幾個部件組成：
- 要達到的目標
- 要傳遞的訊息
- 傳遞者的詮釋
- 接收者的理解
- 雙方達到共識
有了以上理解後，你會發現簡報其實就是一個傳達、說服、溝通的合體。所以當很多人問「到底什麼是一場好的簡報？」從形式上來說，我沒有辦法告訴你什麼是好的簡報，因為只要能達到目標，就是好簡報。
也因此大多數人遇到的簡報難點，就在於怎麼把過程中的每一個環節都預想到。如果沒有想清楚就講，就像是傳輸線兩端輸出的那一方找不到檔案；如果傳達的方式不好，那就像是傳輸線壞了；而更糟糕的是設定錯誤聽眾取向，或是講的內容不合主題，這就像是買錯線，規格不合的傳輸線絕對無法插接上去的。
我們依照不同的對象、內容、目標，來決定簡報的走向，只要你能夠藉由傳遞的過程達到目標，就是一個好簡報。有次我參加扶輪社的一場演講，講者拿起麥克風後，開始敘述他是怎麼樣投入反毒，鉅細靡遺的講解他跟一個毒梟將軍的對話，整個場面充滿緊張和一觸即發的感覺，彷彿我們就在現場。後來提到他因為投入了太多而因此與妻子離婚，連親子關係都不睦，甚至說服媽媽拿出養老金幫助當地造橋鋪路等等。最後演講完，他帶來了當地孩子做的一些畫，一些卡片，希望大家可以幫幫忙。
很多人都覺得演講要精彩，就要有穩健的台風、具巧思的投影片編排、說話有抑揚頓挫等等。但這場演講的半小時內，他就只是把遭遇的故事講了一遍。如果我們用各種簡報標準來評分，整個過程中沒有半張投影片，沒有任何圖表照片，沒有大的肢體語言，沒有誇張起伏的聲線，就只是講話。
然而，這場各種「沒有」的演講結束後，現場大家鼓掌叫好，很多社友不但願意資助他，還留下深刻的印象，這難道不是一場好的募資簡報嗎？所以簡報就像一條傳輸線，不一定是又貴又華麗，重要的是如何把自己和聽眾連結起來。
簡報三個說服環節：你是誰、情感、資訊
看到這裡，很多人可能會說，喔∼我懂了，簡報就是要說故事，訴求情感。於是，大家做的簡報就是字不如表，表不如圖，圖不如影片。我本來也一直這樣認為，直到我看了郭台銘郭董某次的臨時股東會簡報，才發現我想錯了。
他跟股東們報告他的戰略和走向，不但投影片上密密麻麻都是字，而且幾乎沒有換頁，一頁到底。而他說這份簡報講了五年，目標也從來沒有變過。你可能覺得這不是一場好的簡報，但現場沒有人睡覺，都拿起手機，相機拍照，甚至猛寫筆記。
你可能會說，因為他是郭董啊，所以當然他說什麼事情都會有人聽。像我們就人微言輕，只好用更多方法吸引聽眾啊。
沒錯，正是因為他是郭董，所以他講的話很多人聽，那麼我們就可以歸納出簡報的三件事情：你是誰、情感、資訊。
我每次看到這種的簡報者，都會心生厭惡。因為他們常常沒搞懂賈伯斯為什麼要停下來，於是他們也學習了賈伯斯常常有的停頓。但賈伯斯的停頓是為了鋪陳一次又一次的驚喜，以及讓聽眾專注接下來的重頭戲。更重要的是，聽眾可以趁這時候用力鼓掌。但如果你跟忘形一樣沒有名氣，聽眾也不認識你，不要說拍手了，連讓他們想專注聽都很難。
所以「你是誰」這件事情被我放在簡報的最頂端，也是最難達到的事情。當你不是那個誰的時候，不要想用大師的方法說話，大師一個微笑，一個眨眼都可以讓現場沸騰，但我們微笑眨眼只會換來尷尬。因為他們能創造信念，但我們不行。不過，總不能因為這樣就放棄治療，我們還是可以好好的處理好下面的兩個說服傳遞，一個是情感，一個是資訊。
還記得剛剛說到的反毒講者嗎，那位講者就傳遞了情感。對我們來說，他只是說了他的生命故事，並不是什麼有用的資訊，但他卻透過了情感，讓我們願意資助他。所以能夠創造情感，就有機會創造行動，如何勾起聽眾的情感，是這個金字塔的第二層。
最後講的是資訊，簡單來說就是你有沒有消化過這些東西。即便沒有情感，能夠一講完就讓你明白的，也依然是好講者。好講者會讓你想拍下每一張投影片，而且專注聽他的內容。不過，我們常見的傳遞資訊情形是，有許多講者會將所有他要說的資訊放在投影片上，接著開始慢慢念。我這時都好希望他直接把資料讓我帶回家，或事前發給我，我當場來互動問問題就好。（我甚至想，說不定講者放錄音帶對嘴還比較自在，至少他還能夠把眼睛投向觀眾，而不是只看著投影片念稿。）
資訊構成了簡報的最底層，也是傳遞中最基礎的事物，讓聽眾藉由我們對資訊的詮釋來更了解一件事情，但如果複製貼上，照著稿念，對於資訊的傳遞不但沒有幫助，還會讓聽眾產生煩躁感。
所以，我認為對聽眾來說，簡報的成功與否應來自三件事：你是誰、你的情感能不能感動到我、你的資訊有沒有用。這本書沒辦法馬上幫你達成你是誰，我只能和你一起梳理和整理資訊的邏輯，以及分享故事中能帶來情感的環節。
而我相信，經過不斷的練習後，我們都可以從平凡成為非凡。只是成為非凡也是件不容易的事，例如我常常自我感覺良好，覺得大家應該知道忘形是誰。但其實每一次自我介紹，大家都沒什麼反應。直到我打開簡報的那一刻，大家會忽然說「你就是做這個簡報的本人喔」，總讓我覺得又好笑又難過。
大概就像我家女神常跟我說的，我就是個歌紅人不紅的歌手吧。所以要成為那個誰，真的不容易，但我們可以專注在自己的傳達，讓自己越來越好。
本文摘錄自《忘形流簡報思考術：找到說服邏輯，讓你的價值被看見！》
作者：張忘形
責任編輯：丁肇九
Source