萬無一失的準備仰賴著裡應外合，即使自己做足充分準備，有時突如其來的外在變化瞬間打得你暈頭轉向。面對突發事件，許多人難以臨場應變，往往手足無措後讓過去的準備功虧一簣。有鑑於此，Executive Speaking Inc的執行長 Anett Grant提出３招組織高彈性報告的方法，讓讀者往後面對突發狀況都能迎刃而解。

1.破題：直接說出報告結論

如果今天你只能選擇讓聽眾記住一個精華內容，你會希望是哪一個呢？根據研究，聽眾會在報告與演講前的一分鐘內決定是不是應該要繼續專注聆聽這份報告，因此「破題」的功力便非常重要。

在聽眾最聚精會神的前一分鐘內，務必確保整份報告的「關鍵結論」出現在其中。你可能會擔憂想表達的核心理念太過錯綜複雜，或是需要很多背景知識去支撐，但破題最主要的目的是避免核心觀念來不及完整陳述，更能夠在報告之初便吸引聽眾的注意力。

2.組織：練習洋蔥式架構法

每個人習慣的報告邏輯與節奏都不盡相同，但存在著兩種普遍大眾認為比較有組織，也更容易依據當下狀況彈性調整的架構，稱為階層式（Layers）與模組式（Modules）架構。

在階層式架構中，由裡到外（Inside-out）是其核心理念。最內層的階層是你想要表達的核心理念，也是你最希望聽眾能帶走的訊息；第二層則是由支撐核心理念的論點所建構而成，而每一個論點的詳細邏輯敘述建構成了第三個階層。

階層式的概念其實就像生活中「洋蔥式」穿衣法一樣。當天氣太熱，我們就會脫掉一件衣服；同理當突發狀況發生報告時間大幅減少時，從最外層 ─ 也是最不重要的階層 ─ 開始去除，避免因架構混亂而無法清楚呈現出最重要的核心理念。

相較之下，模組式架構指的是將報告的內容建構成一個一個彼此獨立的「模組」，而在突發狀況發生時快速決定要捨棄哪一些次等重要的模組。舉例來說，當你想表達的核心論點是「廣告對公司產品銷售效益不大」，你可能有成本考量、消費者觀點、電視影音產業、替代品等各種面向可以起手說明，上述四點就是一個「模組」。

透過模組化的方式，你可以避免把每一個面向打散後，因為各種突發狀況導致各個面向都有無法明確解釋的問題發生。在突發狀況發生當下，你可以迅速捨棄掉相較起來不重要的那一個模組，雖然整體架構跟支持的數據可能會顯得比較薄弱，但較不容易產生解釋不清所產生的前後矛盾或各式疑惑，讓報告更容易說服聽眾。

3.事先準備兩種版本的報告

未雨綢繆是每位報告者都必須事前做好的功課，每一個Plan B都可能是臨時狀況時的救命藥。如果經驗告訴你這次的報告有可能會有突發事件，導致規劃好的報告可能會被壓縮，你甚至可以事先準備好兩種版本的報告，一種是完整呈現的版本，一種是事前縮減的重點精要版本，在當下的情境選擇最適當的版本。

邏輯凌亂不知所云的報告不僅會讓自己的專業度大幅下降，更會讓台下的聽眾不知所措，若是上司則會大幅降低對你的信任度。試著利用以上三種方式，為自己做好適當的應變措施，讓突發事件不再是影響你努力的因素！



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